סדנאות לארגונים

עובדים לא מצליחים להעביר מסרים חיוביים בהודעות ללקוחות? חוקרים לא יודעים איך לשקף תוצאות בדוח? מטה החברה לא יודע להוציא סיכומי פגישות כמו שצריך?

בשיטת צורי, ההדרכה בכתיבה היא מדויקת. כל יחידה בארגון מקבלת את ההדרכה שהיא צריכה: בכתיבה, ביצירת תבניות, בשינוי הרגלי כתיבה ובשחרור חסמים מכתיבה.

נושאי ההדרכה

איך זה עובד?

בשיחה מקדימה נעמוד על צרכי הארגון. אז אשלח לכם הצעה וסילבוס. לאחר קבלת אישור לסדנה, נערוך ביחד תחקיר ובירור צרכים לסדנה כדי שתתאים לצרכי הארגון ככפפה ליד. ההדרכה היא לפי סוג מסמך, פרונטלית או בזום.

לתיאום הדרכה, מלאו את הטופס ממש כאן:

מתלבטים?

הסדנאות בכתיבה לארגונים מתאימות לכל סוגי הארגונים: לעסק קטן, לחברה בינונית, למשרד ממשלתי או לעמותה. בקיצור, לכל קבוצה של אנשים שכותבת מסמכים מטעם הארגון.

חשוב לזכור: הדרכה קבוצתית בכתיבה היא לא תרופת קסם לכולם. אבל, היא הכרחית ורצויה לקבוצה או ליחידה בארגון, כשמרגישים ש"הגיעו מים עד נפש" ביחידה או בארגון כולו. אופן הכתיבה משפיע לרעה על הארגון: בבזבוז זמן וכסף, בפגיעה ביחסים ובמוניטין.

המקרים הבאים ממחישים את הצורך בהדרכה קבוצתית בכתיבה:

  • אנשים בחברה פשוט לא כותבים סיכומי פגישות. לא מתעדים כלום.
  • לקוחות של העסק התלוננו על אופן הפנייה אליהם.
  • אולי אפילו קרה משבר חריף במשרד בגלל מייל בוטה.
  • יש קושי בכתיבה דווקא ביחידה מסוימת: לדוגמה: חוקרים חדשים ביחידה לא יודעים לכתוב דוח.
  • עושים רענון בארגון: הנהלה חדשה, נהלים חדשים או הטמעת מערכת חדשה.
  • חל שינוי בארגון או במדיניות שלו. לדוגמה: החלטנו לצמצם את כמות המיילים בארגון ולעבור לתוכנות מסרים מיידים.

מנהלים

  • הבעת עמדה במייל, במסמך ובמצגת
  • כתיבת תקציר מנהלים

אנשי מטה

  • תקשורת פנים ארגונית במיילים, בהודעות ובתוכנות מסרים
  • כתיבת מיילים רשמיים

חוקרים ומומחים מקצועיים

  • כתיבת דוח מקצועי
  • כתיבת תקציר לדוח
  • כתיבת נהלים
  • כתיבת מפרטים טכניים
  • כתיבת מסמך אפיון

מנהלי שיווק

  • כתיבת מענה למכרז
  • כתיבת הצעת מחיר
  • הכנת ניוזלטר ללקוחות
  • כתיבת בלוג ארגוני

נציגי שירות

  • כתיבת מענה לתלונת לקוח
  • כתיבת מכתבים שירותיים
  • שירות בדיגיטל

בעלי עסקים

  • תכתובת שוטפת עם לקוחות
  • הכנת תבניות מסמכים
  • הטמעת הרגלי כתיבה לכל עובדי המשרד
  • כתיבת נהלי עבודה

מנהלי ההדרכה מגדירים את צורכי הארגון ופונה לאילת לקבלת הצעת מחיר. לאחר אישור הצעת המחיר, מתחילים ביחד בהכנת הסדנה, קובעים תאריך, אוספים מסמכים ומדברים עם משתתפים.

הסדנה היא פרונטלית במשרדי העסק או הארגון. לארגון מבוזר או היברידי, ההדרכה נערכת בזום. (עובד מצוין).

כדאי לחלק את ההדרכה לפי סוג מסמך. לדוגמה: כתיבת מייל, כתיבת סיכום פגישה או כתיבה שירותית. יש לכך כמה סיבות:

  • ההדרכה לפי סוג מסמך היא ממוקדת ומביאה לתוצאות מיידיות.
  • היא משותפת לקבוצת אנשים ביחידה אחת. לדוגמה: מטה הארגון.
  • אנחנו חיים בתרבות ה'אינסטנט'. קשה מאוד לאסוף אנשים במקום העבודה ולקבל את הקשב שלהם לסדנה ארוכה. לכן, כדאי למקד את ההדרכה במה שהכי חשוב ולפעמים גם הכי כואב…

עם זאת, צריך לזכור, שבכל הדרכה, אנחנו לומדים שיטה אחת כוללת לכתיבה של כל המסמכים באשר הם. ככה שהשעה הראשונה כבר ממילא "מיישרת לנו את הקו" עם תכנון מסמכים אחרים שכותבים בארגון.

להדרכה הקבוצתית בשיטת צורי יש יתרון מובהק אחד: היא מותאמת כמו כפפה ליד לא רק לארגון אלא גם ליחידה בו. (אם מדובר בהדרכה של מחלקה אחת, למשל). קודם לה תהליך של תחקיר ולימוד צרכים לפני ההדרכה.

עלינו לזכור, שבכל הדרכה שהיא, אנחנו רוכשים את שיטת צורי – שהיא שיטה אחת לכתיבת כל המסמכים. כך שגם אם אנחנו מתמקדים בסוג מסמך אחד, עדיין אנשים יודעים איך לגשת למסמך אחר. חוץ מזה, תמיד אפשר להוסיף עוד מפגש אחד או שניים ללימוד המסמך

בדרך כלל, הדרכה קבוצתית למסמך אחד אורכת כ-8 שעות אקדמיות המחולקות ל-2 מפגשים.

רואים תוצאות כבר אחרי המפגש הראשון, ולא רק במסמך שלמדנו בו.

עלות סדנה קבוצתית נקבעת לפי מחיר המפגש. מחיר מפגש אחד נע בין 3500 ₪ ל-3850  ₪ למפגש אחד של 4 שעות אקדמיות. המחירים אינם כוללים מע"מ.

תנאי התשלום לסדנה הם שוטף בלבד.

מחליטים ומודרכים

הכנת הסדנה מתבצעת כ-21 יום לפני ההדרכה. זהו תהליך תחקיר ולימוד הצרכים של האוכלוסייה, והיא כוללת את הרכיבים הבאים:

  • בירור צרכים עם כמה משתתפים (פרונטלי או בעזרת שאלון).
  • לימוד דוגמאות למסמכים ותבניות המקובלות בארגון.
  • הגדרה מסודרת של מנהלי ההדרכה מהן מטרות ההדרכה ותוצאותיה.

בשעה הראשונה, אנחנו לומדים איך לגשת למסמך בשיטת צורי, להיפטר מתסמונת הנייר הריק. מדגימים על מסמך או מייל שלכם ששלחתם. בשעות ה- 2-4  אנחנו מממשיכים לתרגל את הכתיבה רק במסמכים שלכם.

במפגש הראשון אנחנו לומדים לגשת למסמך, לתכנן אותו ולהתאים את התבנית אליו. במפגש השני, בדרך כלל אחרי שבוע, כבר תרגלנו 'על רטוב' את ההכנה במסמכים במשרד, ואנחנו ממשיכים ללמוד טכניקות בכתיבה ובשפה של המסמך.

במפגשים אנחנו נותנים פתרונות לקשיים האישיים שלכם בכתיבה.  יוצרים לפחות תבנית אחת או שתיים לכל סוג מסמך ומקבלים המון כלים בכתיבה לפי אופי הכותב, תרבות הארגון וסוג המסמך. בסוף כל מפגש, מקבלים מסמך, הקלטה ומצגת. בסך הכול, בשני מפגשים מקבלים בין 15-20 כלים בשיטת צורי ו2- תבניות לפחות לכל סוג מסמך.

יודעים שהארגון או העסק הפיק תועלת מההדרכה כי לאחריה, בעת הכתיבה, אנחנו:

  • נינוחים יותר ומסוגלים לחשוב כשניגשים לכתיבה. יש לנו ביטחון עצמי ביכולות הכתיבה שלנו.
  • מסוגלים לתכנן מיילים ומסמכים ב"זמן המת" שלנו.
  • כותבים מסמכים ברורים יותר ומניעים לפעולה.
  • מקבלים משוב טוב יותר מהקוראים שלנו בארגון.
  • חוסכים זמן כתיבה יקר (לפחות 20%).

תבניות מסמכים הן חשובות אבל גם הן לא פתרון קסם לכתיבה. כמו בחיים, גם אם יש לי תבנית אפייה  חדשה, זה לא אומר שאני יודעת לאפות עוגות…

בכל מקרה, בהדרכה הקבוצתית, אנחנו מייצרים תבניות מסמכים שמותאמות לנו קבוצתית ולתפקיד שלנו. אנחנו גם סוקרים את התבניות הקיימות בארגון, מציעים שינויים, שיפורים והתאמות. תבניות המסמכים הן חלק מההכנה של הסדנה וההטמעה של ההרגלים החדשים.

בהחלט. אפשר לשפר את השפה בסדנה בכתיבה נכונה וגם בהדרכה קבוצתית ממוקדת-שפה. אבל חשוב לזכור ששיפור השפה הוא רחב היקף. במהלך ההדרכה בכתיבה נכונה מקבלים 4 ערכות לשון שחיברה אילת, שאיתן משתמשים בשימוש השוטף. בעזרת ערכות הלשון של אילת אפשר לשפר את הכתיבה היומיומית, אבל צריך לגבות אותה בקריאה ובהעשרת השפה.

ההדרכה הקבוצתית נוגעת בשגיאות כתיב, לתת טיפים להתגבר עליהן, אבל לא יכולה לפתור אותן לגמרי. פעמים רבות, שגיאות כתיב הן עמוקות ומושרשות בכותב.

כן בהחלט. לאחר סיום ההדרכה הקבוצתית, אפשר לרכוש חבילת ליווי לכמה מסמכים חשובים. מה שאומר, שאילת עוברת על המסמך או המייל ונותנת הערות ושיפורים לפני שמוציאים אותם.

יש כמה סימנים ברורים לדעת שההדרכה עוזרת לנו בכתיבה:

  • קודם כול, אנחנו נינוחים יותר ומסוגלים לחשוב כשאנחנו ניגשים לכתיבה. אנחנו פחות לחוצים.
  • אנחנו מסוגלים לתכנן מיילים ומסמכים ב"זמן המת" שלנו.
  • מקבלים משוב טוב מהקוראים שלנו בארגון.
  • חוסכים זמן כתיבה יקר (לפחות 20%).
דילוג לתוכן