מה למדתי מרופא השיניים שלי על כתיבת עמדה

הדמיון בין ניתוח שיניים לבין כתיבת עמדה

בתחילת השבוע שעבר עברתי ניתוח שיניים כואב ופולשני, שעד היום, כשבוע לאחר מכן, אני מתאוששת ממנו. כשפי פעור, קשה לומר שיכולתי להציג עמדה כלשהי בפני מישהו, בטח לא בפני הרופא שלי, אבל יכולתי לצפות בפעולותיו וללמוד מהן כיצד להכין במהירות ובאפקטיביות פעולה אחרת – במקרה שלי, כתיבת עמדה. במאמר זה אני הולכת להציג את הדמיון בין ניתוח השיניים לבין כתיבת עמדה.

ניתוח שיניים וכתיבת עמדה – שתיהן פעולות

המשותף לניתוח ולכתיבה הוא ששתיהן פעולות, ליתר דיוק פעולות החלפה. הפעולה הכירורגית שנערכה בפה היא החלפה של דבר מה באחר. הפעולה התפיסתית שנעשית עם קריאת נייר העמדה היא החלפת התפיסה בתפיסה אחרת, כמובן, אם הצלחתי לשכנע. מסמכי העמדה הוא גם החלפת דעה של הקורא באחרת. גם כאן מה לימד אותי תהליך הניתוח על תכנון מסמך עמדה?

בשתי הפעולות – כדי להצליח צריך לתכנן

תכנון – לב העניין

עצמתי את עיניי ברגעים הקריטיים, לא יכולה לומר שעקבתי אחר כל פעולה ופעולה של הרופא, אבל התוצאה היא מרשימה: עקירת שיניים, השתלה של כמה, השתלת  עצם ושיקום – כל אלה ב-35 דקות. כשהחמאתי לרופא על יעילותו אמר לי: "אני לא זריז, אני יעיל. אני מתכנן כל פעולה וגם מכין לי תרחיש במקרה שבו אצטרך לשנות את התכנון". 
חשבתי על זה בהקשר שלי: עד כמה אני מלמדת קהלים שונים ומגוונים: סטודנטים, מנהלי שיווק, מבקרים פנימיים או עורכי תוכן כדי להעביר את התפיסה של חשיבות התכנון של מסמך העמדה. עד כמה התכנון חוסך לי זמן, כי חשבתי עליו  כבר קודם ? במסמך עמדה, אם אני מתכננת את העמדהה שאני רוצה לשכנע בה, מנתחת את הנגזרות שלה ואת ההשפעה שליה על הקורא, יש לי את התרחיש מראש. זה מה שעושים שחקני שחמט: מתכננים בראש כל מהלך ואפילו אוגרים להם תרחישים זוהי חשיבה אסטרטגית שבאה לידי ביטוי במסמך: אם אשכנע אותו בא', יהיה לי יותר קל לשכנע אותו בב'. אם לא אצליח, בכל מקרה אם אשכנע אותו בג' ממילא ישתכנע ב-ד'.

בזמן התכנון – צריך לשנות תפיסה ואפילו להחליף אותה

כשאנחנו מקובעים בעמדתנו, קשה לנו להציג אותה, בטח בכתב, כשאנחנו לא רואים את הקהל שלנו וגם לא יכולים לחוש אותו. כמו שרופא השיניים שלי החליף את השן החולה בשן אחרת, כך אני צריכה בזמן התכנון, לנסות להחליף את העמדה שלי בזו של הקורא. לפחות לנסות. כל זאת למה ? משום שכך יהיה לי יותר קל להבין אותו ואת הצרכים שלו כדי לגרום לו להחליף אותה באמת.

אפשר לשנות עמדה

מניסיוני למדתי, כי לפעמים אנשים נאחזים בעמדה לא משום שהם עקשניים אלא משום שיש להם סיבות להיאחז בה שנסתרות מעיננו. כל החלפה באשר היא, כרוכה בהיפטרות מדבר מה אחר. שהרי ההגדרה המילונית של המילה "החלפה" היא "נתינה של דבר מה וקבלת דבר אחר תמורתו (בדרך כלל מאותו הסוג)"; אפשר להסתייג מההקבלה שמצאתי בין ניתוח שיניים לכתיבת עמדה: ברור שבהחלפה של אובייקט פיסי כמו שן, הדברים יותר ברורים לעין מאשר בהחלפה של רעיונות או דעות. עוד תובנה שלמדתי במהלך השנים היא כי גם אם אדם לא משנה את דעתו, אלא פותח את עצמו לחשוב על הדעה האחרת, יש כאן התקדמות גדולה מבחינת אימוץ העמדה. 

החלפת דעה – ריבוי גוונים בכתיבה העסקית

באימוץ עמדות, לא תמיד מדובר בדיכוטומיה של שחור מול לבן כמו בהחלפת שן. בניגוד להחלפת דעות במישור הפוליטי, שהיא כמעט בלתי אפשרית לחלוטין, הרי שהחלפת עמדה בעולם העסקי והציבורי כרוכה ביכולת שלנו ככותבים להציג לפני הקורא את העמדה שלנו בצורה מנומקת ושקולה  ולמצוא איזון בין הרגשות של הקורא לבין ההיגיון שבעובדות שאנחנו מציגים ככותבים. החלפת עמדה או דעה היא גם הרבה יותר "נזילה" מהחלפת שן. היא תמיד יכולה לבוא כתוספת לפיתרון קיים. במציאות העסקית, אפילו החלפה של פתרון פיסי כמו תוכנה, אינה כרוכה איפוא בביטול מוחלט של תוכנה אחרת.

החלפת עמדה גמישה יותר מהחלפת שן

הגמישות בעולם העסקי, מאפשרת לנו, הכותבים, להפגין את היכולות הרטוריות שלנו ואת יכולת ההבנייה של הטיעון שלנו.  אם מציג את העמדה שלנו בצורה ברורה, הגיונית שמתאימה לתפיסת העולם של הקורא, נוכל אם לא לשכנע אותו בה, לפחות לגרום לו לחשוב עליה. זה הרבה מאוד. הריחוק הרגשי מהקורא שיוצר המסמך והעדר הנוכחות של הכותב מקלים על הקורא להיפתח לעמדות חשובות. מנהלים, לפחות, מודעים לעובדה כי פתרונות "מופשטים" מתחומים מסוימים, כמו ניהול או שירות כרוכים הרבה פעמים, באומץ, בהכרה ש"טעיתי" וצריך ללכת לכיוון שונה לגמרי.

ההבדל בין שפה כתובה לבין שפה דבורה בהחלפת דעה

מצד אחד, השפה הכתובה  מאפשרת לשנות קיבעון תפיסתי גדולה יותר מהיכולת שלי לעשות את זה בעל פה. בעל פה, הקהל לעתים קרובות מרגיש מאוים אישית בשינוי העמדה שלו. מצד שני, ישנם דברים שלא ניתן להביע בכתב מטעמים פוליטיים, מהיסוס או פשוט מקיבעון. דוגמאות לקיבעון כזה: בניהול- מנהל מוצלח הוא זה שמביא תוצאות עסקיות רווחיות. אם אנחנו רוצים להכניס היבטים רכים יותר להערכת המנהל, כמו תקשורת בין-אישית, אנחנו צריכים להציג בצורה ברורה את ההבדל ביניהם, לפעמים בצורה דרמטית.

צריך להציג את הפתרונות זה מול זה: שחור מול לבן

כדי לעשות זאת, עלינו להתריס ולחדד את השוני בעמדה החדשה מזו הישנה. בדרך כלל, השוני בתפיסה מצריך גם יצירתיות, שאם לא כן, היו הקודמים מצדדים בו. אם נחזור לרופא השיניים שלי, הפתרון הכירורגי של רופא השיניים הנוכחי שלי הפוך מהפתרון של הקודמים לו. אלה התקבעו בתפיסה אחת, שלא הניבה תוצאות טובות. כדי לתת פתרון אחר, שונה, נועז היה עליו לעקור מן השורש, תרתי משמע, את הפתרון הקודם.

צריך גם להיות אמיץ כדי לשנות עמדה

החלפת העמדה קודמת לפתרון. ועבורה נדרש אומץ. כאן דרושה הצהרה תקשורתית, דרמטית, המציגה את העמדה הקודמת באור שלילי: מבטלת אותה, פוסלת את קיומה, מנמקת ומבארת. כל מסמך עמדה המביא עמדה אחת במקום הקודמת, המחליף דעה אחת באחרת, חייב להנגיד את שתי התפיסות. לעקור את מן השורש, תרתי משמע. בדיוק כפי שרופא השיניים שלי עקר את השן החולה.

השתלת שן דומה לאימוץ עמדה חדשה ולהצגה שלה בכתב

הרבה פעמים אנחנו נמנעים מפתרון, כי כביכול אי אפשר לקבל את ההחלטה או לא ניתן ליישם אותה. גם רופא השיניים מנסה להציל את השן ומשתיל אותה רק כשאבדו כל הקיצין. לא תמיד הפרמטרים הקיימים מביאים למנהל את התוצאות הרצויות לו. לכן, עליו להציג פרמטרים חדשים בפני ההנהלה, בפני אם מנהל מוצלח הוא זה שמביא רווחיות לארגון, איך נשנה את תהליך הערכת המנהל ונתחשב פרמטרים אחרים, התנהגותיים? כלומר, החלפת הדעה כרוכה ביצירתיות מחשבה. אחרת, מישהו כבר היה חושב על זה קודם, לא? יצירתיות בפתרון היא יציאה מהקופסה, למשל, להשתיל שיניים באלכסון ולא אופקית. להכניס פרמטרים חדשים לתפקוד המנהל.

חיסכון בזמן

הזמן הוא משאב יקר של כולנו. חשוב להתייחס גם למדד היעילות ולא רק לאפקטיביות: כלומר, לא רק מהי התוצאה של הפעולה – בין אם היא ניתוח שיניים או החלפת דעה, אלא הזמן שהיא אורכת. מהתהליך של ניתוח השיניים שלי למדתי יעילות מהי, ואני שמחה לשתף אתכם.

דווקא בתכנון של הצגת עמדה, שהיא כה מורכבת לפעמים, עלינו לעבוד לפי תרחיש מתוכנן שהוכן מבעוד מועד ולא בצורה אינטואיטיבית. בפרט למי שצריך להביע עמדה חדשות לבקרים: בישיבה חשובה, באימייל עמדה, בהצגת פרויקט או סתם בפני הנהלת החברה. אני חוזרת על המתכון של רופא השיניים שלי:

• תכנון

• החלפה אמיצה של תפיסה (כמו השתלה)

• מהירות פעולה

• יצירתיות מחשבה

מאמרים נוספים על כתיבה בתקשורת ניהולית:

• עובד עצלן או כשל בתקשורת הניהולית?
• לכתוב אימייל בשש שורות
• על אנשים ורגשות בשפה העסקית
• שלושה טיפים בתקשורת פנים ארגונית לחברי הכנסת החדשים