תקציר מנהלים הוא פנינה עסקית, המנקזת את עיקרי התוכנית העסקית או השיווקית ומביאה אותם לקורא בצורה מעניינת, עניינית וברורה. תקציר מנהלים או בשמו הלועזי (Executive Summary) פונה למקבלי ההחלטות ומדבר בשפתם: האם המיזם כדאי או לא; אם כן, באילו תנאים; מהן התובנות העיקריות של התוכנית העסקית או הדוח וכיצד ניתן להפיק מהן רווחים עסקיים. למעשה, תקציר מנהלים אפקטיבי קופץ מעל המדרגה המקצועית או הטכנית של המסמך ומביא את עיקריה לקהל לא מבין, לא מהשטח ובעיקר לא משוכנע. תקציר מנהלים הוא מסמך שיווקי לכל דבר, ולעתים קרובות ולמרבה הצער, הוא המסמך היחידי שקוראים מקבלי החלטות, גם אם הם רמים ומכובדים. לכן, כל מילה הכתובה בו היא בסלע, וארגון התכנים ואופן ההצגה שלהם הוא מהותי מבחינת אפקטיביות השכנוע.
איך כותבים תקציר מנהלים
תקציר מנהלים כותבים לאחר הבנה עמוקה של המסמך, שליטה ברזי הנושא והפנמה עמוקה של עיקריו העסקיים, לאו דווקא הטכניים או המקצועיים. בדרך כלל, רצוי לכתוב את תקציר המנהלים מספר ימים לאחר סיום הכתיבה. לא מומלץ לכתוב אותו בתחילת הכתיבה, מאחר שכתיבת דוח או תוכנית היא תהליך מאחר שהוא מסמך שיווקי ועליו לשכנע את קוראיו, הוא כרוך גם בהבנה רגשית של קהל היעד, המנהלים, שליטה בידע המוקדם שלהם ושל ציפיותיהם מהמיזם או מהתוכנית.
טיפים לכתיבת תקציר
טיפ מס' 1 – מועד כתיבת התקציר
יש לכתוב את תקציר המנהלים לאחר סיום הכתיבה של המסמך ולא במהלכו.
טיפ מס' 2 – מיקוד בקהל היעד
יש לשאול ולברר מיהם המנהלים שיקראו את התקציר. לדוגמה בהגשת מכרז: מהו הרכב ההנהלה שתקרא את התקציר; מהי ההשכלה שלהם, הידע שלהם בתחום, הניסיון המקצועי שלהם. מיהו מקבל ההחלטות האמיתי , ומהם הדגשים שמדברים אליו.
טיפ מס' 3 – שימוש בתבנית
השתמש בתבנית לתקציר (כמו זו המצורפת לעיל) אבל בניגוד למסמכים אחרים, אל תדבק בה. הרבה יותר חשוב לכתוב תקציר מהנה ומעניין מאשר תקציר שעונה על כל ראשי הפרקים. ראשי הפרקים או התבנית חשובים יותר במסמך הגנרי עצמו, הפונה לקהל יעד מקצועי יותר.
טיפ מס' 4 – הגהה ועריכה של התקציר
כדאי לתת את ההגהה ואת העריכה לאדם אחר שלא כתב את המסמך המלא וגם לא כתב את התקציר. רצוי שאדם זה יהיה מנהל, אבל לא מהתחום. אדם ללא כל ידע בתחום, הדיוט בשפה הלועזית (Layman).
טיפ מס' 5 – בדיקת האפקטיבית של תקציר המנהלים
לאחר שסיים את הקריאה, עליכם לשאול את קורא הבוחן שלכם, ה- Layman, את השאלות הבאות:
- האם תוכל לסכם במשפט אחד את התקציר ? או מהו המסר בשיטת צורי ?
- מה לדעתך, מטרת המיזם ?
- האם שכנעתי אותך בנחיצותו ?
- האם לדעתך התקציר מניע את הקורא לפעולה ? אם כן, איך ?
תבנית לתקציר מנהלים
- מבוא – הצגת הבעיה, הדילמה או ההחלטה.
- מטרת המיזם או הפרויקט.
- רקע על היחידה ועל פעילותה; המצב הקיים.
- תוצאות עיקריות של המסמך; חלוקה נושאית.
- השלכות התוצאות על קבלת ההחלטה; סדר העובדות לפי הדרוש לקבלת החלטות, לא לפי המסמך.
- מסקנות המסמך.
- המלצות המסמך.
דגשים לכתיבת תקציר מנהלים
- מבטא את הייחודיות של המסמך.
- מביא את העיקר מכל נושא שיש לו חשיבות עסקית:
- הזדמנויות.
- סיכונים.
- מציג את ההמלצות וההנעה לפעולה באופן ברור וחד-משמעי.
- כתוב ללא ז'רגון מקצועי.
- המסר הכללי של המסמך נשמר.
- מבנה התמצית הוא פשוט ומזמין, ברור ועולה בקנה אחד עם המסמך כולו.
חשיבות מיומנות התקציר
- חיסכון בזמן.
- הקצאת משאבים יקרים וקשב.
- נגישות הפנייה לקהל לא מקצועי.
מה ההבדל בין תקציר מנהלים לבין סיכום המסמך
- סיכום – הרחבה של החלק האחרון של התמצית, זה העוסק בתוצאות ובמסקנות.
- תמצית – תמצית של חלקי המסמך, העוסקים באופן העבודה, בתוצאות, במסקנות ובהמלצות. חלקים אלה לא קיימים במבוא.
- תמצית – קיום עצמאי, מסמך בזעיר אנפין.
- סיכום – חלק סיום, בלתי נפרד מהמסמך.
קהל היעד של התקציר
-
- גורמים בכירים בהנהלת הארגון או גורמים חיצוניים.
מטרות התמצית:
- עדכון הקורא.
-
- הבהרת מסקנותיו והחלטותיו של הכותב.
- הבאת מידע ומסקנות, שלא היה קורא במקרה אחר.
- הבאת נושאים להחלטת הקורא.
דוגמה לסגנון לתקציר מנהלים:
תקציר מנהלים TRUST ME
דוגמה להתחלה של תקציר מנהלים:
TRUST ME הוא מיזם שנשען על כוח ההמונים ועל ההשתייכות לקהילה. המיזם נותן פיתרון שכמעט ולא קיים כיום למציאת. TRUST ME נותן לכך פיתרון באמצעות אפליקציה ייעודית. כמו אפליקציות אחרות, נותן TRUST ME פיתרון לסוגיה אישית מצד אחד ומצד שני – ניתנת לפתרון פשוט באמצעות סמארטפון. גם המודל העסקי של המיזם הוא פשוט: המשתמשים נרשמים בחינם לאפליקציה ושולחים הודעות בחינם. קהל היעד של TRUST ME הוא מגוון: אנשים שמגלים אכפתיות חברתית; צעירים שאורח חייהם דינמיְ אנשי שטח שפועלים בשטח גיאוגרפי נרחב; תושבי פריפריה, יישובים כפריים בצפון ובדרום, מועצות מקומיות באזורי ספר, קיבוצים מושבים ויישובים כפריים קהילתיים; הורים לילדים; רכזים, אחראים, מדריכים; אנשים בעלי מוגבלויות; בעלי חיות מחמד. כוחו של המיזם TRUST ME נעוץ בכוח ההמונים, והצלחתו נשענת על שיווק אגרסיבי בחציון השני של השנה הראשונה לקיומו. בדומה לאפליקציות חברתיות אחרות, יכולת הקיום של המיזם ובשפה כלכלית (Break even) טמונה בגודלו של בסיס המשתמשים הפעילים של כ-45,000 איש בתום השנה הראשונה. מאחר שהתקבולים עבור השירות עצמו צנועים, שלא לומר זניחים ביחס להשקעה הכלכלית בו, ה- GO NOT GO של המיזם תלוי לא רק בגודל בסיס המשתמשים אלא גם ביצירת שיתוף פעולה עם יצרן מוצרים נלווים או בפרסום מקוון כדי שיוכל להמשיך להתקיים עד השנה השלישית. מטעמי זהירות פיננסית בחרנו, צוות המיזם, בפתרון מימון שמרני יחסית: צמצום בהוצאות ככל האפשר, שימוש בכוח העבודה של הצוות לשיווק ולקידום, השקעה כספית של 2 מליון ש"ח, שמתחלקת בין הלוואה אישית של כל אחד מחברי המיזם והלוואה מגורם פיננסי בסך 1,000,000 ₪. השנה הראשונה היא קריטית למיזם לא רק מבחינת הרווחיות שלו אלא גם מבחינת הערכת השוק ופתיחותו לתחום. בשל כך, על חברי הצוות לשווק את המיזם שיווק ויראלי ואגרסיבי לקהלי היעד השונים כדי להגיע למידת חשיפה מקסימאלית של האפליקציה לקהל הרחב ולהגדיל את כמות המשתמשים הפעילים.
