לא כדאי, שלא לומר, לא מוסרי להעליב קורא.
השפה הכתובה, בניגוד לשפה הדבורה, אינה אפקטיבית בהעברת רגשות שליליים. בניגוד לשפה הדבורה, שבה הטון, שפת הגוף והיכולת האינטראקטיבית מאפשרים גמישות והעברת מסר תקיפה ואסרטיבית אך לא פוגעת רגשית, אין הדבר כך בשפה הכתובה. ברגע שהדברים נכתבים, הם מהווים אותיות של קידוש לבנה, הם מתפרשים בצורה מועצמת , לעתים קרובות בצורה קשה שפוגעת ברגשות הקורא, נוגעת בפצעים או באזורים רגישים ומעוררת אצלו שדים רדומים.
עיקרו של דבר, בשפה הכתובה, בניגוד לשפה הדבורה, אין לדובר שליטה על הפרשנות הרגשית של הקורא. היא יכולה להוליך אותו למחוזות שלא פילל. וכידוע לכולנו, הבנייה היא לא פשוטה, וההרס – קל להפליא.
אז איך כועסים בשפה הכתובה ?
איך בכל פעם שאני מציינת הנחת יסוד זו בפורום הדרכה כלשהו, עולות שאלות ותהיות מצד המשתתפים. שהרי בכל זאת, בעולם העסקי, שבו השימוש בשפה הכתובה הולך וגובר, בעיקר בעקבות האינטרנט והאימייל, יש צורך להביע כעס ותרעומת.
גם השבוע, בסדנה לכתיבה עסקית, נשאלתי אותה שאלה מפי מנהלי פרויקטים: איך בכל זאת מביעים כעס או תרעומת כלפי לקוח או ספק, בשפה הכתובה מבלי לעלוב בו ? ובכן, כמה טיפים מה לעשות ומה לא לעשות בהבעת כעס או רגשות. איך להביע כעס ולא טינה – המעבר מהאישי לעובדתי
טיפ מס' 1 – הימנעו משימוש בשמות תואר
ראשית, אין להשתמש בשמות תואר, גם כאלה שאינם דרוגטיביים, או מציינים תכונות אישיות של הקורא: לדוגמה: טענות שונות ומשונות, הצעה תמוהה. ביטויים אלה, שכוחם יפה בשפת הדיבור, אינם מתקבלים בברכה אצל הקורא. הם יכולים לעורר אצלו אנטגוניזם מיידי שיגרמו לו לקרוא ברפרוף ובחוסר עניין את הכתוב, או אפילו להפסיק לקרוא אותו לגמרי. לדוגמה: התנהגת בחוצפה, דרישתך היא מוגזמת.
טיפ מס' 2 – התמקדו בעובדות
שנית, יש להתמקד בעובדות. לא רק להתמקד בעובדות, אלא גם בתוצאות ובהשלכותיהן. ההתמקדות בעובדות מרחיקה את הכעס מהאדם או מעושה הפעולה אל התוצאה, המצב או הארגון. היא יוצרת את הריחוק הרגשי הנכון והמתאים לשפה הכתובה. לא רק זאת – המיקוד בעובדות ולא ברגשות מסיט את תשומת הלב מהפרסונות המעורבות ונותן קונוטציה של מקצוענות, התייחסות עניינית ועובדתית, הנדרשת, לפחות למראית עין, בעולם העסקי. לדוגמה: האיחור בסלילת הכביש גרם לעיכוב כולל בהגשת הפרויקט.
טיפ מס' 3- הציגו את העובדות ללא חשש ובדיוק
שלישית, יש להציג את התוצאות במדויק מבלי מורא להפחיד את הקורא, כמובן, כשאנו יכולים לעמוד מאחוריהן בביטחון מלא. לדוגמה: האיחור בסלילת הכביש גרם להפסד של 2 מליון שקל לרשות המקומית. אם העובדות נכונות ומוצגות כהלכה, אין בהם איום. ככל שאנו מתמקדים בעובדות ובהשלכותיהן, ומתרחקים מההתייחסות האישית, אין ההצגה נתפסת כאיום, אלא כשרטוט מלא של תמונת המצב.
טיפ מס' 4 – הימנעו מתיאור "הוא אמר לי, ואני אמרתי לו"
רביעית, יש להימנע מתיאור השתלשלות שיח או התרחשות, בין שני הצדדים הנצים ולהתחיל לפרט את השיח בסגנון "ברוגז" ילדותי, בבחינת "אני אמרתי לך ואתה אמרת לי". אפשר לסכם את השיח במשפט אחד כמו "בשיחה על לוח הזמנים, לא הייתה בינינו כל הסכמה על יישום לוח הזמנים". כלומר, יש להרחיק את הסיטואציה מן המשתתפים לכיוון התוצאה. פירוט מעין זה יאה לשפת הדיבור ולא לשפה הכתובה.
עוד מאמרים על כתיבה עסקית וכתיבה פנים ארגונית
