מבחינתנו, כל מי שחי ועובד, כמעט אמרתי מי שנושם, רודף אחר פתיחת מיילים. המרדף אחר המיילים הוא מרדף אין-סופי ומייגע לכולנו, לא חשוב אם אני עובדת, מנהלת, שכירה או עצמאית, כמות המיילים מכריעה את כולנו. אנחנו לעולם לא מספיקים לענות על כל המיילים שקיבלנו, ליזום את המיילים שתכננו ולרוקן את תיבת ההודעות פעם אחת, אפילו פעם אחת, מהודעות שלא נקראו. זוהי עבודה סיזיפית שמאלצת אותנו, ואני מדברת בשם עצמי גם לחרוג מנורמות ההתנהגות האהובות עלינו. כתוצאה מכך, כולנו, פשוט כולנו, מגיעים למצב שבו אנחנו לא עונים לאי-מיילים. הסיבות לכך משתנות וגם הקריטריונים להעדר המענה, אבל זו עובדה קיימת.
למה בעצם אנחנו לא עונים למיילים?
גם אם אנחנו יוצאים מעורנו ומקדישים זמן פנאי, סופשבוע או חופשה לטיפול במיילים, תמיד נותרים מספר מיילים ללא מענה. אבל, רבים מאיתנו לא מקדישים מחשבה לשאלה מה קורה לשולח כשאנחנו לא עונים למייל ששלח לנו. במלים אחרות, מה עושה חוסר המענה לתקשורת שלנו עם הנמען. זהו הנושא שבו עוסק מאמר זה. זה הנושא שלי הפעם: מה קורה כשאנחנו לא עונים למישהו במייל, מהן הסכנות של זה עבורנו, וכהרגלי, אני מנסה לחשוב על כמה פתרונות פשוטים לפתרון ולאו דווקא על פתרון אחד.
מה קורה לתקשורת שלנו כשאנחנו לא עונים למייל
כשאנחנו נמנעים מתשובה למייל, אנחנו פוגעים בתקשורת שלנו עם הנמען. השאלה היא לא האם אנחנו פוגעים, אלא באיזו מידה אנחנו פוגעים והאם זה הפיך. לפעמים, יש אנשים שאנחנו במכוון לא עונים למיילים שלהם, וזה בסדר, כל עוד אנחנו לוקחים אחריות על התוצאות של כך.
אם אני לא עונה למיילים של עמיתים לעבודה או של חברים, כדאי לתקשר את זה איתם או לכתוב להם מייל ביניים, משהו בסגנון: "קיבלתי את המייל ממך. תודה. עוד לא הספקתי לעבור עליו. אתן לך תשובה עד… " בכך אני יוצרת ודאות אצל הנמען, שוללת לחלוטין את העובדה כי אפגע בו חלילה ומה שבטוח – שומרת על היחסים ולא פוגעת בתקשורת הבין-אישית ביננו.
לפעמים יש לנו תקופות לחוצות ביותר, שבהן אנו מאבדים כל פרופורציה ושוקעים לתוך נבכי הפרויקט או העבודה. אלה הן התקופות המסוכנות לנו ביותר מבחינה תקשורתית: תקופות שהן כביכול פוריות אך מועדות לפורענות בנוגע ליחסים העתידיים שלנו. אנחנו חיים בעולם דיגיטלי מטורף, וקשה לנו לזכור כי מערכות יחסים נבנות במשך שנים, גם בתוך הארגון וגם מחוצה לו. אותן תקופות לחץ עלולות להיות הרסניות עבורנו, אם נגלה שאלה שהתחננו ושלחו לנו מיילים שדחופים להם מאוד ולא זכו לכל תגובה מאיתנו ממאנים להשיב לנו ולא משתפים איתנו פעולה בצורה זו או אחרת.
הסכנות לתקשורת הפנים ארגונית כשלא עונים למייל ופתרונות אפשריים להן:
- כל כך הרבה פעמים אנחנו לא עונים לאי-מייל שאנחנו מקבלים, שזה נראה לנו הכי טבעי בעולם לא לענות למייל.
- האם פעם חשבנו עד כמה העדר התשובה משפיע על היחסים שלנו עם השולח ? על הסטאטוס שלנו בארגון או בקרב קהילה מסוימת ? והעיקר – איך זה משפיע על השולח ? בעיקר – איך זה משפיע על התקשורת ביננו ?
יש המון סיבות שבגללן אנחנו לא עונים למייל:
- העדר זמן.העדר זמן היא הסיבה הנפוצה ביותר להעדר מענה במיילים. לרובנו, יש יותר אי-מיילים ממה שאנחנו יכולים להכיל. כדי לפתור את בעיית המיילים המיותרים אפשר לנקוט בכמה דרכים:
- פתרון מובנה – להסדיר מחדש את רשימות היידוע בארגון; אם אני מנהל אני אומר לעובדים שלי ומתי אני רוצה שיידעו אותי ועם מי; כנ"ל גם עם עמיתים בתוך הארגון או שותפים עסקיים – כאלה שאני עובדת איתם מחוץ לארגון. כל אלה שיש לי איתם תכתובת שוטפת.
- פתרון אד- הוק – לשלוח מייל ביניים כפי שציינתי למעלה לנמענים חשובים בתקופות לחוצות.
- ניהול זמן – לקבוע לעצמי תעדוף פנימי של חשוב, דחוף ובהול ולנהוג לפי בהתאם.
- שכחה.הודעת מייל שהגדרנו אותה כחשובה פחות פשוט נשכחת מזיכרוננו. אם אני שוכחת לענות במייל למישהו באמת חשוב, אני צריכה לבדוק את עצמי. מה שבטוח הוא שאני יכולה לשתף את הנמען בעובדה ששכחתי רק אם הוא באמת קרוב אליי, ואני בטוחה שהתקשורת ביננו גלויה ואותנטית.
- העדר עניין בנושא או בפיתרון.בתוך הארגון, אנשים רבים משתמשים במייל למטרות פוליטיות ומעדכנים אותנו אודות פעולות שלהם או מיידעים אותנו בהתפתחות שלהם, למרות שלמעשה אין בכך כל צורך. אחרים מנסים לשווק לנו רעיון או פיתרון שאין לנו כל עניין בהם, וכך נוקטים גם לקוחות ושותפים פוטנציאליים או מהעבר. כתוצאה מכך, יש מיילים שאנחנו ביודעין מתעלמים מהם לטובת ניהול הזמן שלנו.
- העדר עניין בשולח.אנחנו חשופים לדואר ספאם ולפרסומות, כך שאנחנו מקבלים הרבה מאוד הודעות מייל מאנשים ומארגונים שאיננו מכירים ושאין לנו עניין בהם. עלינו לעשות סדר ברשימות ולנפות שולחים לא רצויים. לפעמים הסרה מרשימת תפוצה לא מספיקה. הבוקר קיבלתי מייל מרשימת תפוצה שהסרתי את עצמי ממנה; אני זוכרת זאת בוודאות, ועדיין קיבלתי הודעת מייל שיווקי מהם.
- היסוס או חוסר החלטה בנוגע לתשובה.באופן פרדוקסלי, דווקא בעניינים חשובים שהם לפעמים גם קריטיים עבורנו, אנחנו נוטים לכלכל את צעדינו ולא לענות מייד. כתיבה היא לא רק הפעולה עצמה, אלא גם פתרון הבעיה הכרוכה בה, לרבות החשיבה הכרוכה במתן הפיתרון, ההצגה הדיפלומטית של הדברים ולבסוף בחירת המלים ומבנה המייל. כל אלה אורכים זמן, ובנושאים חשובים או בדילמות שאנו מתחבטים בהם הם אורכים זמן רב עוד יותר. לכן, אם לא נשלח מייל ביניים, אנחנו עלולים בהשתהות שלנו במענה לקלקל את היחסים עם השולח.
- מאמץ שהתשובה מצריכה מאיתנו, שכעת אנו לא יכולים לו.בני אדם הם לא רובוטים, וישנן תשובות שצורכות מאיתנו אנרגיה נפשית שאנחנו חסרים אותה בזמן קבלת המייל. כמו למשל התגברות על עלבון, על כעס או אפילו על ייאוש פנימי שלנו. לדוגמה: המייל מצריך מאיתנו לנסות לשכנע בפעם האלף את המנהל שלי, שיפסיק ליידע אותי על תכתובת לא רצויה.
- חוסר רצון לסייע לשולח.לפעמים אני באמת לא מעוניינת לסייע לשולח; יש לי רגשות עכורים כלפיו, וכל פנייה שלו אליי היא מיותרת. לפעמים, הסיוע לו יכול לסכן את מעמדי בארגון. ייתכן שאעזור לא באופן אחר, ולא בפומביות של המייל.
-
יחסים לא טובים עם השולח.
למעשה, אפשר לחלק את כל הסיבות ל-2 סוגים עיקריים:
- סיבות הקשורות לנושא או לפיתרון – ששייכות לקוטב ההגיוני של התקשורת.
- סיבות הקשורות לשולח או לאנשים שקשורים אליו – ששייכות לקוטב הרגשי של התקשורת.
הסכנה לתקשורת כשלא עונים למישהו
המוקש הגדול בהעדר מענה למייילים הוא שכאנחנו לא עונים למישוה בשל סיבות הגיוניות כמו העדר זמן, העדר ידע בנושא, העדר יכולת וכיוצא באלה הוא או היא עלולים לפרש את זה בפגיעה בכבודם. הרבה מאוד קצרים בתקשורת, במייל יש הרבה מאוד קצרים בתקשורת, נולדים מפער בין ציפיה, רגש או פרשנות לבין הכוונה בפועל. רגשות הם דבר נזיל ולא תמיד גלוי בסביבת העבודה. לכן, ייתכן שלא עניתי למייל של מישהו מסיבות ענייניות, (הגיוניות), אבל פגעתי בו אישית, כי כל מה שקשור באנשים קשור ברגשות. Everything is personal.
כלומר, מבלי משים, הסיבה ההגיונית שלנו הופכת לפגיעה רגשית מיותרת בנמען שלנו.
כך מבלי שנשים לב לכך, אנחנו יכולים לפגוע בשולח ולחבל ביחסים שלנו עימו, לפעמים גם ביחסים כאלה שצלחו מהמורות רבות. חבל. בהתחשב בעובדה שרובנו משקיעים כל כך הרבה אנרגיה בשימור יחסים ובטיפוחם, לפעמים חוסר המענה הזה לאי-מייל אחד, שיכול לבוא גם מבלבול אישי שלי, או מהיסוס בנוגע לתשובה הנכונה, יכול להרוס יחסים של שנים. התוצאה של חוסר מענה למייל היא איבוד אמון. יש משהו בעובדה שאני לא עונה למישהו שאני פוגע בכבודו, שאני נותן לו הרגשה שאני מתחמק ממנו, כל מיני רגשות שפוגעים מאוד בקשרים העסקיים שלנו וביכולות שלנו להשפיע בעולם העסקי והציבורי.
לכן, לפעמים כדאי פשוט להשהות את התשובה, ולשלוח אותה בזמן מוצלח יותר מבחינתי, שבו אהיה פנוי רגשית או הגיונית, אבל חשוב ליידע את השולח על כך. אני ממליצה לשלוח לשולח מייל בנוסח כזה:
"קיבלתי את המייל שלך בנושא x. עליי להתעמק בו כדי שאוכל לתת לך תשובה עליו. אענה לך בתאריך יום ואפילו שעה". התקשורת הפנים-ארגונית שלנו מושתת על מיילים, וגם התקשורת שלנו עם לקוחות מתבססת עליה. קצרים בתקשורת תמיד נוצרים בגלל פער בין הכוונות שלנו לבין הפרשנות של הנמען לגביה. יש משהו במייל, כנראה בגלל שהוא נמצא בין תקשורת כתובה לבין תקשורת מדוברת, שהוא מצליח גם לגעת לנו ברגשות וגם לשמש אותנו שימוש מעשי והגיוני בחיי היום יום.
מאמרים נוספים על כתיבת אימיילים:
