הבעת עמדה במייל – למה הכוונה ?
בעבר, כשנהגתי להציג ללקוחות את השאלה: "האם יש לכם צורך בהדרכה בהבעת עמדה", הם נהגו להרים גבה: מה זו בכלל הבעת עמדה ? למה צריך לקבל הדרכה בנוגע אליה בכתב ? מה זו הבעת עמדה במייל ? כשנתתי להם את התשובה הראשונה – שמדובר בהבעת עמדה בכתב, כלומר, לכתיבת נייר עמדה, אבל במקום במסמך באופן דיגיטלי, במייל, הגדילו הפונים לעשות ונתנו תשובות משתנות, כמו:
- מה זה הבעת עמדה בכתב ?
- מה זה נייר נייר עמדה ?
- זה נשמע לי צבאי מדיי..
- לא נראה לי שצריך את זה בכלל.
בינתיים, בחודשים האחרונים פונים אליי לקוחות רבים בנושא של הבעת עמדה בכתב, ואף פיתחתי והנחיתי כמה סדנאות בכתיבת נייר עמדה לבנק גדול ולכמה ארגונים ציבוריים.אז מסתבר שיש צורך בהדרכה לכתיבת עמדה בכלל ובהדרכה בהדרכת אמייל עמדה בפרט.
להשמיע קול בתוך הקקפוניה הדיגיטלית
לדעתי, דווקא בעידן הדיגיטלי ובעומס המידע, כשאנחנו מוצפים במידע כל כך רב, שהוא לעתים קרובות כל כך לא רלוונטי עבורנו, הקול שלנו עלול להיבלע בתוך ההמון. עולה בנו הצורך לדעת להביע את עמדתנו בנושא או בדילמה או בסוגיה במהירות, בדייקנות ובאיזון הנכון כדי להשמיע את קולנו למה הדבר דומה ? לקול ברור, צלול וזך שעולה מתוך מקהלה רעשנית עם קולות צורמניים של טלפון, צווחות, צעקות וקרקושים שונים שנשמעים לנו כקקפוניה מוחלטת. לכן, על רקע הצורך הגובר והולך לדעת להביע את עצמך בכתב במדיה מודפסת או דיגיטלית, צריך לדעת להביע עמדה גם באימייל.
בפוסט זה אני רוצה לשתף אתכם בכמה תובנות מעניינות שעלו בסדנאות האחרונות בכתיבת נייר עמדה באימייל:
קודם כול, למה צריך לדעת להביע עמדה במייל ?
- עמדה ממצבת אותי בארגון כמנהל וכמומחה מקצועי.
- המייל הוא כלי התקשורת הפנים-ארגונית העיקרי שלנו.
- בעידן המייל, אנו מביעים המון פעמים את עמדתנו באמצעות מייל, אך בשל עודף המידע, העמדה שלנו נבלעת ומתמסמסת בין ריבוי המיילים של כל אחד מאיתנו.
- בשל האופי האינטראקטיבי של המייל, העמדה הספציפית שלנו נבלעת בקרב עמדתם של האחרים.
- הרבה פעמים העמדה שלנו היא חלק משיח של כמה דוברים שנערך במייל, וקשה להבחין בה בין עמדותיהם, בפרט אם הם מתלהמים במייל.
כמה טיפים לכתיבה אפקטיבית של עמדה במייל
קודם כול, לפני כתיבת מייל עמדה, עלינו להיות מודעים לעובדה שאנו עומדים להביע עמדה במייל. מבלי להיכנס לכל סוגי המייל בארגון, אפשר לזהות מייל עמדה לפי התכונות הבאות:
תכונות מייל העמדה
נקודת המוצא של הדובר או מציג העמדה היא של מקור סמכות – אני מביעה את עמדתי כמנהלת, כמומחית מקצועית, או כמי שהתנסתה בתחום מסוים וגיבשה עמדה לגביו.
- העמדה שלי היא יזומה, ואני מציגה בו את עמדתי לפני קהל שבחרתי.
- העמדה שלי נובעת מהתרחשות מסוימת בארגון.
- העמדה שלי היא מגובשת, גם אם היא תחומה וספציפית מאוד.
- לעמדה שלי יש מטרה: להשפיע בארגון: למנוע פעילות מסוימת או לחילופין לחזק אותה.
- העמדה שלי מיועדת להדגיש לקורא המייל את דעתי או את דעת האגף שלי ולא רק למסור הוראות או הנחיות תפעוליות.
האתגר בהבעת העמדה במייל
כיצד להדגיש את העמדה במייל ?
שורת הנושא
- להשתמש בה במילים הבאות: עמדה, דעה, תפיסה ולהוסיף את המלים הבאות בנוגע ל-,בעניין.
- פעולה זו תסיט את תשומת ליבו של הקורא (המועטת בלאו הכי) להיבט העמדה ולא רק להיבט התפעולי של המייל.
גוף ההודעה
- להתחיל בדעה שלי או של היחידה שלי ורק אחר כך לתת את ההנחיות התפעול.
- לדוגמה: אני סבורה שכדאי לברר עם אגף המכירות את האפשרות להציע ללקוחות עסקיים את מוצר x.
- או: מעבודתנו עם קבלן y במשך 3 שנים, אנו מסיקים כי הוא אמין מספיק, והוא יכול להציע את מועמדותו למאגר הספקים שלנו.
ממה כדאי להימנע בהבעת עמדה בכתב
אחד הדברים החשובים שיש להימנע ממהם בהבעת עמדה בכתב היא ממתן הסברים מורכבים לעמדה. כדאי לפשט אותו כמה שיותר ובמסמך אחד למקד אותו ביחס לוגי אחד, למשל, ביחס של השוואה. את ההסבר העמוק לעמדה נשמור לתקשורת פנים אל פנים בישיבות,בפגישות או במסמכי עמדה מנומקים. כדאי לכתוב במייל הסבר אחד מרכזי.אנחנו רוצים למקד את הקורא ביחס לוגי של השוואה בין הדעה לבין הפעולה הנדרשת ממנה. אם יהיה על הקורא להפעיל את התאים האפורים שלו לשם הבנת ההסבר לעמדה, נאבד אותו.
עוד מאמרים בנושא כתיבת מיילים:
