איך לנהל את המיילים שלנו

הפתרונות הבאים מהווים ניקוי אורוות של תיבת המייל שלי. אני יכולה להעיד מעצמי שניקוי האורוות של תיבת המייל אף פעם לא נגמר, ותמיד יש אנשים חדשים, שרובם לא רצויים, שמשתרבבים לרשימה שלי. לכן, ניקוי הארוות הזה יכול להיעשות אחת לתקופה. אני, למשל, עושה את זה, כל יום 10 דקות, כדי שלא ליצור לעצמי לחץ. יש כאלה שאוהבים פרוייקטים גדולים, אז עושים את זה אחת לחודש או לכמה חודשים. כשתיבת המייל שלי ריקה או מכילה ברובה את האנשים ואת הפריטים הרצויים, קל לי יותר לענות למייל, גם אם אין לי זמן לכך. יש לכך אפקט פסיכולוגי.

להיפטר מרשימות תפוצה מיותרות

אולי זו תכונה של עצמאיים, אבל כיוון שלכולנו יש מיילים בתיבות כמו ג'ימייל, תמיד יש רשימות תפוצה מיותרות שכדאי להיפטר מהן. כלל האצבע הוא פשוט: אם לא אשתמש במייל הזה ב-3 החודשים הקרובים, כדאי למחוק את רשימת התפוצה.

לטפל ב"מכסתחים" ברמת הארגון: להחליט מי מיידע את מי ומתי

הטיפול ב"מכסתחים" בתוך הארגון הוא לגמרי לא פשוט. הוא נתון למניעים פוליטיים, שלא תמיד אפשר לשלוט בהם. אם אני מנהל, המצב קצת אחר. מניסיוני, בסדנאות בתוך ארגונים לתקשורת פנים-ארגונית אנחנו קובעים כללי אצבע את מי יש ליידע ומתי.

להציף למעלה את היידוע המיותר

לא לפחד מקלקול יחסים אם אני לא נותנת מייד תשובה מלאה ושלמה. חוסר המענה מקלקל יותר את היחסים מאשר מענה מהיר ושטחי או מענה מהיר מוטעה.

ניהול זמן: דחוף, חשוב ובהול

בקטגוריה של ניהול זמן יש "דחוף", "חשוב" ובהול". אחת הבעיות שיוצרת התקשורת באימייל היא שהיא יוצרת לי סדר יום חדש, ניהול זמן שסותר את ניהול הזמן האישי והיחידתי שלי.

לקבוע לעצמי מועד למענה

  • לרשום לעצמי מתי אני עונה למייל, גם אם הוא לא דחוף.

יצירת נורמות התנהגות קבועות

בתוך הארגון: עם הנהלה ועובדים

  • אני עונה למנהל שלי על כל שאלה תוך x שעות.
  • אני עונה לעובדים שלי תוך y שעות או דקות.

כדאי לשתף את הנמען בהחלטה זו. נורמת ההתנהגות עוזרת ליציבות ביחסים ויוצרת ביטחון וכבוד בין שני הצדדים.

מחוץ לארגון: עם שותפים עסקיים וחברי צוות

  • כדאי ליצור הרגלי תקשורת במייל שמוסכמים על שני הצדדים: כל אדם חדש אני מכירה, אני שואלת אותו דבר ראשון: מהו אמצעי התקשורת המועדף עליך ?
  • באופן זה, אני מראש מתאימה את עצמי לצרכים שלו ולא כופה עליו את ההרגלים שלי. יש משהו בהבנייה של אופן התקשורת, כמו שיש משהו בהבנייה של יחסים מכל סוג שהוא, שנותן ביטחון לצד השני.

ביטחון יוצר אמון

  • ביטחון יוצר אמון, ואמון הוא דבר ראשון ביחסים, בוודאי במקום העבודה.  אם אין אמון, לא ניתן לשקם את היחסים. לעומת זאת, אם יש אמון אבל אין דברים אחרים, תמיד אפשר לתקן.
  • לכן, כשיש לנו לקוח חדש, חבר חדש בצוות, אם אנחנו שואלים אותו איך הוא היה רוצה לתקשר איתי – זה יוצר אמון, ביטחון ומהווה התחלה מצוינת ליחסים. אני מדברת, כמובן, מניסיון שלי ושל הרבה אחרים. יש כמה פתרונות כדי להתגבר על תחושת חוסר הזמן ולענות למייל:

פתרונות אישיים למענה במייל

לרכז את כל המיילים והשאלות במייל אחד

  • אני יכולה לענות לשולח בשאלה ואז לא לתת לו תשובה סופית, אבל להראות לו שאני מתייחסת לעניין שהעלה. לאנשים מעשיים, כמוני, לפעמים, קשה לענות כשאין לנו תשובה ברורה ופונקציונלית.
  • אבל אם ניקח אחריות על ההשפעה הרגשית של העדר המענה נבין שלפעמים מה שחשוב לפונה הוא תשומת הלב, התחושה שהוא לא לבד או חבר בצוות, או שהוא יכול להתייעץ איתך או לקבל תשובה במועד מאוחר יותר.

אלה הם פרמטרים חשובים מאוד ביחסים, גם אם לא נותנים מענה הגיוני סדור ומובנה.

לקבוע הרגלי כתיבה: כמות הנמענים ותדירות התקשורת

  • כשקובעים בצוות את הרגלי הכתיבה מחליטים מראש מי באמת צריך להיות חלק מהרשימה ומי לא. מוותרים על חברים עודפים, שגם הם שמחים מאוד לקבל פחות מיילים. גם קובעים את תדירות התקשורת הנחוצה כדי
  • לקדם את העניינים באמת. קביעת מסגרות לתקשורת הפנים ארגונית היא לא "מרובעת", כמו שיכול להיות נדמה לפעמים. היא קובעת גבולות שטובים מאוד לכל הצדדים ומפנה אנרגיה לדברים החשובים.

לקבוע יום מרוכז לתשובות – בדרך כלל לפני פגישה פרונטאלית או ישיבה משותפת

  • ריכוז התשובות למועד אחד – שוב, זה מתאים למקרה שהעדר התשובה נובע מעומס שלי – מבנה את היחסים וגורם לתוצאות משופרות בתקשורת.
  • השילוב של מתן התשובות עם המגע הפרונטאלי, שהוא תמיד עוזר ליחסים ומרכך פינות קשות, שומר על ערוצי התקשורת במצב טוב.

סיכום פתרונות אישיים למענה במייל

  • מייל הוא קודם כול מערכת יחסים. אם נתייחס אליו ככזה, נוכל לנהל אותו כהלכה.
  • ניהול המייל הוא זולל זמן מטבעו. כדי שנוכל לענות במהירות לאנשים החשובים לנו, עלינו לתעדף את המענה שלנו, ליצור נורמות תקשורת מקובלות ולשמור על תיבת המייל שלנו.
  • ככל שהתקשורת במייל, שהוא כלי התקשורת העיקרי שלנו, תהיה מבונית יותר ומוסכמת על הצדדים מראש, כך תימענה פגיעות רגישות מיותרות, שאפילו לא העלינו אותן בדעתנו.

עוד מאמרים בנושא כתיבת מיילים:

דילוג לתוכן