הכנת תבניות מסמכים חשובה לכל עסק, ארגון או חברה. כולנו עובדים לפי תבניות מסמכים; הן מקלות עלינו את העבודה חוסכות זמן עבודה יקר ומעלות את המקצועיות של הכתיבה בארגון. כשאנו עובדים לפי תבניות מסמכים, לא רק המראה של המסמכים בכל המחלקות זהה; גם האפקטיביות של העברת המסרים מתחדדת; הכותבים חוסכים זמן עבודה יקר בהתמהמהות ובחשיבה על ארגון התכנים ומתרכזים בתכנים החדשים כל פעם בעת הכתיבה.
הצורך
- תבניות מסמכים מקלות על הכתיבה השוטפת של העובדים.
- הן חוסכות זמן עבודה יקר.
- מאחדות את הנסחים בארגון.
- משפרות את התדמית שלנו בתוך הארגון, בקרב לקוחות בארץ ובחו"ל.
הקושי
בכל זאת, למרות יעילותן, תבניות מסמכים:
- מתיישנות במהירות
- נהפכות ללא רלוונטיות כשחלים שינויים בארגון או במוצר
- ידועות רק למעטים ולא לכולם
- מצריכות הטמעה מעמיקה בתוך הארגון
- בהרבה מקרים, לא קיימות כלל
הפתרון – הכנת תבניות מסמכים באופן מקצועי
ההכנה של תבניות מסמכים היא תהליך שאורך זמן גם למי שמומחה ובקי בתכנים. בהתחשב בלוח הזמנים הצפוף בכל ארגון, העובדים והמנהלים נוטים לדחות אותה שוב ושוב. לעתים, אדם מקצועי שהכתיבה היא אמנותו, יוכל לעשות אותה לאחר תחקיר קצר בקלות רבה יותר ובמניעת משקעים בארגון.
למה צריך לרכוש שירותי כתיבה לתבנית מסמכים ?
- כדי לשדרג את רמת המסמכים של הארגון
- כדי לכתוב בצורה הברורה והתקינה ביותר
- כדי שהמשתמש יוכל להתאים את התבנית ללקוח ולא את הלקוח לתבנית
- כשהרבה אנשים בארגון כותבים מסמכים דומים מאוד
- כשהתבניות הקיימות לא נכונות או לא רלוונטיות
- כשמקימים מחלקה או שירות חדש בארגון
- ותתפלאו – כשמרחיבים את אמצעי התקשורת בארגון….
איך מתבצעת הכנת תבניות המסמכים ?
- לפי מחלקות:
לדוגמה: לשירות לקוחות, לשיווק, למכירות, לתפעול ולמשאבי אנוש.
- לפי פעולות
לדוגמה: הנפקת תעודת משלוח בעסק.
- לפי סוגי מסמכים:
מודפסים:
- מכתב
- הצעת מחיר
דיגיטליים:
- אימיילים
- צ'אטים ארגוניים
- מסרונים ארגוניים
- מסרים פנים-ארגוניים בפורטל, CRM או מערכת לניהול תוכן
