אם יש רגע שמנהל מכיר היטב, זה הרגע שבו הוא לוחץ על “שלח” (Send) רגע אחד לפני שמייל יוצא לעשרות עובדים; רגע אחד לפני שסיכום פגישה עובר הלאה; רגע אחד לפני שעמדה מקצועית מנוסחת בפסקה. פסקה אחת יכולה לשאת על גבה משקל רב של אחריות, השפעה ולעיתים גם שינוי ארגוני של ממש. הרגע הזה, שמצד אחד נראה כמו עוד פעולה שגרתית של כתיבת מייל, אחד מיני רבים, הוא בפועל אחד הרגעים הקריטיים ביותר בכל שרשרת הניהול, ואולי גם אחד הרגעים השקטים ביותר שלא מקבלים את החשיבות שמגיעה להם.
במילים אחרות, אנחנו נוטים לחשוב על ניהול כעל נוכחות, סמכות, קבלת החלטות או השגת מטרות, אבל, בפועל, ברוב ימות השנה, ובוודאי בעידן של תקשורת דיגיטלית, מתרחש הניהול בעיקר באמצעות הכתיבה. לא כתיבה ספרותית, לא כתיבה אקדמית, אלא כתיבה ניהולית, פרקטית, כזו שמובילה אנשים, קובעת גבולות, מסבירה, מגייסת, מרגיעה או מחדדת כיוון. כאשר הכתיבה הזו ברורה, החלטית ומדויקת, גם הניהול נעשה מדויק יותר. וכאשר הכתיבה מעורפלת, מפוצצת בפרטים לא רלוונטיים או לא מאוזנת רגשית, הניהול כולו נעשה סבוך, איטי ולעיתים גם יקר מאוד.
זו בדיוק הנקודה שבה סדנאות מנהלים מבית שיטת צורי עושות את ההבדל. לא מדובר בעוד סדנה שמעבירה “תכנים חשובים”, ולא ביום הדרכה שכולל כמה עקרונות על כתיבה נכונה. מדובר בתהליך שמחזיר למנהלים ולצוותים את היכולת להשתמש בכתיבה ככלי ניהולי ממדרגה ראשונה, כזה שעוזר להם להוביל, להשפיע, לייצר פעולה, והכול מתוך המילים שהם כותבים ביומיום, ולא בתיאוריה. תהליך שנוצר מניסיון עשיר בניהול ומעבודה של עשרות שנים עם מנהלים בכל הסקטורים במשרדי ממשלה, בחברות ובעסקים קטנים.
הבעיה אף פעם לא רק בכתיבה. היא כמעט תמיד במסר.
מנהלים רבים יודעים היטב מה הם רוצים לומר. לפעמים אפילו ברור להם מה הם מבקשים להשיג. הבעיה היא שבין הידיעה הפנימית לבין המסר שנכתב יש לעיתים פער. ואז, המסר קצר מדי או ארוך מדי, חד מדי או מעורפל מדיי, רשמי מדי או אישי מדי, והתגובה בשטח מלמדת שמשהו לא עבר כמו שצריך. כי המסר לא ברור.
באותו רגע מתחיל מחול חוזר של הבהרות, הבנות חלקיות, פרשנויות שגויות, לעיתים גם תסכול שמצטבר ולמרבה הצער, גם מקלקלים את היחסים. ולא כי הכותב לא מוכשר, ולא כי הקורא לא מבין. אלא כי לא ניתנו למנהל הכלים לתרגם את המחשבה הניהולית שלו למבנה טקסט שמבין את הדרך שבה אנשים קוראים, קולטים ומגיבים למילים, במיוחד כשמדובר במילים שמגיעות ממנהל.
סדנאות פיתוח מנהלים על פי שיטת צורי ניגשות בדיוק למקום הזה. לא מנקודת מבט של מורה ללשון, ולא בעיניים של עורך לשוני, אלא מהכיוון שבו כתיבה היא פעולה ניהולית לכל דבר, ממש כמו ניהול תקציב או ניהול צוות. מתוך ההבנה הזו נבנים תרגילים, ניתוחים, ניסוחים מחדש והכוונה שמבוססת על חומרי גלם אמיתיים מתוך הארגון ולא על דוגמאות מופשטות שלא קשורות למציאות.
מה חשוב למנהלים שהסדנה פותרת
מניסיון של עבודה רבת-שנים עם מנהלים, בתקשורת בכתב, חשובים להם בעיקר שני ערוצים:
ערוץ אחד, 'תקשורת שקולעת למטרה'. מנהלים אוהבים יעילות בעבודה. לא רק בגלל שהיא חוסכת כסף לארגון או לעסק, אלא בגלל שהיא משפרת את תהליכי העבודה ומייצרת להם 'שקט תעשייתי'. כדי לקלוע למטרה בכתב, הם לומדים בסדנה למנהלים מודל תכנון פשוט, בן 5-10 שלבים, שבעזרתם אפשר לזהות במדויק את המסר, את התכנים, את קהל היעד האמיתי (לאו דווקא הנמען של המייל), את ההקשר ואת ההנעה לפעולה. בקיצור, איך לדייק וליצור תקשורת עם תוצאות (תקשורת אפקטיבית). את השלבים האלה, מעין חשיבה מוקדמת לפני הכתיבה, אפשר לעשות בפינת הקפה או ביציאה מהחניון כדי להבהיר לעצמנו מה בדיוק, אבל בדיוק, אנחנו רוצים לכתוב. בהתחלה לוקח לנו כמה דקות ליישם אותם, אחר כך הם נכנסים מייד לסיסטם שלנו, בפרט כשרואים עד כמה הם משפרים תוצאות. שלבי החשיבה האלה גם עוזרים למנהלים שסובלים מ'תסמונת המסך הריק': התחושה שיש לנו הרבה מה להגיד אבל לא יודעים איך להתחיל. ישנם מנהלים טובים עם אינטואיציות חדות שמתקשים ליישם אותן בכתב. בעזרת מודל התכנון בשיטת צורי הם מחדדים את החשיבה טרם הכתיבה וחוסכים הרבה מאוד כאב ראש וקצרים בתקשורת.
הערוץ השני שחשוב למנהלים הוא 'ניהול הרגשות בכתב'. האדם הוא יצור רגשי. ולא רק בגלל שלמעלה מ-63% מהגוף שלנו מכיל מים. מנהלים טובים, ויש הרבה כאלה, הם בעלי אינטליגנציה רגשית מפותחת. אלא מה, הם יודעים להשתמש בה יותר בעל פה ופחות בכתב. בעזרת הכלים לאיזון הרגשי לומדים בסדנה לזהות רגשות נסתרים או גלויים ולנהל אותם: את חלקם להביע בכתב, את חלקם להביע בעל פה ואת השאר לשמור להזדמנות מתאימה. פתאים, לאחר ששנים הרגישו שהם נמצאים בסד רגשי בתקשורת הכתובה שלהם, חשים מנהלים שפתאום יש להם חופש עצום: הם יכולים לבחור את הרגשות ולא להיות באוטומט. עכשיו הם גם יודעים לזהות את הרגשות שלהם, והם עורכים בירור פנימי עם עצמם לגביהם. בנוסף, הם מקבלים כלים איך להביע את הרגשות בצורה הולמת לסיטואציות וממה להימנע. חוץ מזה, את הכלים שלמדו בניהול הרגשות בסדנה יכולים המנהלים גם להנחיל למטה ולצדדים: לעובדים, לספקים וללקוחות ואפילו לדירקטוריון.
לא כל סדנת מנהלים נראית אותו דבר. היא גם לא צריכה להיראות אותו דבר.
בארגון אחד, הכאב המרכזי הוא שההודעות שכותבים לממשקים פנימיים מתקבלות לעיתים ככפייה או כהתנשאות. בארגון אחר, הסיכומים טובעים בפרטים ונעדרים מסר אחד ברור. בארגון שלישי, המסמכים שמיועדים להנהלה הבכירה לא מצליחים לשקף את העומק המקצועי של השטח ויוצרים תחושת ניתוק וחוסר הקשבה.
בדיוק מהסיבה הזו, כל סדנת מנהלים שנבנית לפי שיטת צורי, היא סדנה מותאמת. לא לפי פורמט מוכן מראש, אלא מתוך שיחה, הקשבה ותחקיר. לא מתוך רצון “להעביר תכנים”, אלא מתוך מטרה אמיתית לייצר שינוי. שינוי שיחזיק גם שבוע אחרי הסדנה, וגם שנים אחרי שהיא הסתיימה, כי הכלים שהועברו בה הם כלים שהארגון חוזר אליהם שוב ושוב מבלי להרגיש שמדובר במשהו חיצוני או מלאכותי.
סדנאות למנהלים בכירים נוגעות בדיוק במקום שבו נדרשת הנהגה שקטה
בכירים בארגון לא נמדדים רק לפי כמות הישיבות או כמות המצגות שהם מעבירים. הם נמדדים גם ואולי בעיקר, לפי היכולת שלהם לייצר מסר אחיד, להניע לפעולה ולהרגיע סביבה מלאה ברעש, בחוסר ודאות ובשיח מתלהם. המסר הזה, כמעט תמיד, עובר בכתב.
לכן, אחת המתנות הגדולות שיכול ארגון לתת למנהלים הבכירים שבו, היא היכולת לנסח את עצמם באופן שמביע ביטחון, אבל לא דורס; סמכות, אבל לא ניכור; בהירות, אבל לא פשטנות. זו הכתיבה שמחזיקה הנהגה אמיתית. והיא נרכשת בדיוק כפי שנרכשות מיומנויות ניהוליות אחרות. לא ביום אחד, אבל גם לא דרך מאות עמודי תאוריה. אלא דרך תרגול, משוב, התבוננות מחודשת על טקסטים קיימים, ובעיקר דרך חיבור מחדש למקום שממנו יוצא המסר.
בסופו של דבר, סדנת מנהלים לא מדברת על כתיבה. היא מדברת על תנועה.
על מייל שלא הלך לאיבוד.
על מסמך שעבר בקלות.
על עמדה שפורסמה, והובילה למהלך.
על שיחה שנחסכה, כי המסר היה כל כך מדויק.
ועל שינוי בשפה שמתחיל במנהל, ומתפשט לארגון כולו.
כאשר סדנת המנהלים נבנית נכון, היא לא רק משפרת את הכתיבה. היא מחזירה למנהל את האפשרות להשמיע קול ברור, לפעול ממקום מגובש ולדבר בשפה שמובילה ולא רק מתארת.
כאשר זה קורה, משהו בארגון כולו משתחרר.
כשמילים נכתבות נכון, דברים מתחילים לזוז
העבודה הופכת ברורה יותר. הקשרים בין אנשים משתפרים. המסרים מתבהרים. הניהול נעשה מדויק, חד, עם פחות מאמץ ויותר תוצאות. זו הסיבה שסדנת מנהלים אינה רק כלי לפיתוח אישי, אלא מנוע אמיתי לצמיחה ארגונית. ארגון שיודע לכתוב את עצמו טוב יותר, יודע גם להתקדם טוב יותר.
ומי שמוביל את זה ביד רגישה ועם שיטה שמוכיחה את עצמה כבר 36 שנה, היא איילת צורי.
אפשר להתחיל בצעד פשוט. להשאיר פרטים בטופס כאן באתר, או פשוט להתקשר לאיילת ולדבר. לפעמים שיחה אחת משנה את הדרך שבה כותבים. ולפעמים, זו בדיוק הדרך שבה ארגון שלם מתחיל להתנהל אחרת.
