כתיבה דיגיטלית או תקשורת דיגיטלית היא תקשורת המתבצעת בעזרת מדיה דיגיטלית. למעשה, זהו מונח טכני, שיש לו השלכות תרבותיות ותקשורתיות רבות, כפי שנראה בהמשך. בהגדרתה הפשוטה פירוש המילה דיגיטלי הוא ספרתי. מונח זה הוא טכני, והוא מתאר את אופן שמירת המידע: בעזרת קידוד ספרתי. הקידוד הספרתי של המידע שומר את המידע באופן קומפקטי ומאפשר לקבצים "כבדים" יחסית כמו קבצי וידאו, גרפיקה או שמע לעלות בקלות בעזרת מייל. למעשה, הקידוד הדיגיטלי יצר מהפכה עצומה באופן שבו אנחנו יכולים ליצור תכנים ולהפיץ אותם. קשה לחשוב על הרשתות החברתיות, למשל, ללא הקידוד הדיגיטלי, החל באביב הערבי וכלה במחאות חברתיות ברחבי העולם. היכולת לצלם אירוע ולהעלות אותו במהירות הבזק לרשת החברתית ולהפיץ אותו לאלפים הוא מהפכני. קשה לנו לזכור, אבל עד לעידן הדיגיטלי, היה השימוש בקבצי גראפיקה או שמע נתון לאנשי מקצוע בלבד, שידעו לטפל בהם באמצעות תוכנות מחשב מיוחדות.
גם הכתיבה, הגם שהיא החוליה ה"קלה" ביותר מבחינת העידן הדיגיטלי, השתנתה לבלי היכר. ראשית, בגלל האפקטיביות של הקבצים הגראפיים – תמונה אחת שווה אלף מלים – הכתיבה השתנתה והתקצרה: נוצר הצורך בכותרות, במשפטים קצרים שמפנים אל התמונה. שנית, ריבוי המדיה יצר סוגות חדשות: כתיבה למדיה החברתית, כתיבה למיילים, כתיבת צ'אטים. שלישית, העידן הדיגיטלי יצר עודף מידע מאין כמותו, שהקטין את יכולת הכלת הטקסט, שהיא נמוכה ממילא. השפעה זו עצומה על ארגונים ועל המיגזר הציבורי, שבו מרבית המידע הוא טקסטואלי. חוסר הפניות של הקורא הוא מכשלה רצינית בדרכו של המנהל, העובד או החוקר לעבד מידע, להפיץ מידע ולקבל החלטות.
טיפים בכתיבה דיגיטלית
הטיפ הראשון והחשוב ביותר בכתיבה דיגיטלית הוא בחירת המדיה. לא כל מדיה מתאימה לכל טקסט. פעמים רבות, הכותבים אינם מודעים לחשיבות המדיה בבחירתה. הם שולחים הודעת וואטס-אפ ללקוח, ומעבירים בה מידע פנים ארגוני; לכן, הדבר הראשון שכל כותב צריך לעשות הוא לחשוב: איזה מדיה הכי מתאימה לקורא עבור המסר שאני מתכנן ? במענה יש להתמקד בקורא או בקהל היעד ולא במדיה שנוחה לי, שולח המסר.
הטיפ השני בכתיבה דיגיטלית הוא להגדיר לעצמי אם הכתיבה נולדת מרצון להגיע למטרה, להשיג משהו ,– מה שנקרא פונקציונאליות – או ליצור אווירה ולהזכיר לנוכחים על קיומי – מה שנקרא פאטיות – מה שקורה ברשת החברתית. לא תמיד אני מביע עמדה מגובשת, בצורה עצמאית או נחרצת אלא מזכיר לאחרים על קיומי, מגיב לדברים.
מה שמוביל אותי לטיפ השלישי בכתיבה דיגיטלית – רמת האינטראקטיביות שאני מעוניינת בה. אחד היתרונות של הכתיבה הדיגיטלית היא יכולת התגובה בכל מדיה: אני יכולה לשלוח הודעת תגובה על פוסט, על מייל ועל קובץ. האינטראקטיביות מביאה למהירות תגובה, לשירות טוב יותר אבל היא גם עלולה להיות מסוכנת. כך למשל, המקש "ענה לכולם" RTA)), שהשימוש בו עלול לקלקל מערכות יחסים או להסגיר מידע סודי. לכן, ישנם ארגונים שביטלו את המקש כדי למנוע את האפשרות הזו מן המשתמשים.
עליי להגדיר את מידת האינטראקטיביות שאני רוצה ואת תפוצת הקוראים. בכתיבה דיגיטלית לא פחות חשוב מהתוכן גם התפוצה שלו. מתי אני מגיבה לפוסט? מהו המסר שאני בוחרת לפוסט? למי אני שולחת את המייל או הפוסט ומיהם קבוצת ההתייחסות שלו ? מתוך התחשבות בקהל היעד המיידי ובקהל היעד המשני. כתיבה דיגיטלית היא כמו גל, שמתפשט לכיוונים שונים, ועלי ככותב התגובה ובעל המסר, לקחת אחריות מלאה עליו.
הטיפ הרביעי בכתיבה דיגיטלית, שהוא טיפ מרכזי בשיטת צורי, הוא להגדיר את מטרת המסר. כלומר: מה הייתי רוצה שיקרה בתום משלוח המייל, ההודעה או הסיכום ? עליי להגדיר לעצמי בצורה מפורשת: מה צריך המקבל לעשות בעקבות ההודעה ? או לחילופין, מה הוא צריך לדעת ? ככל שההגדרה מדויקת יותר, כך אני מזקקת את המטרה, ולפיה קובעת את המסר.
הטיפ החמישי בכתיבה דיגיטלית הוא להגדיר את המסר. מסר בשיטת צורי הוא משפט שנחקק בתודעתו של מקבל ההודעה או פריט המידע. המסר הוא משפט שעונה על הצרכים הרציונאליים והרגשיים של מקבל ההודעה, מתאים לתפיסת העולם שלו ואף לערכים שלו. דווקא בכתיבה דיגיטלית חשוב מאוד שהמסר יהיה ברור וחד-משמעי בשל תשומת הלב המוגבלת של הקורא או שמא הגולש. מסר אינו הניסוח אלא ההתרשמות של הדובר. לדוגמה: "אנחנו מאמינים לך". "החברה רוצה שתישאר הלקוח שלה".
כתיבה דיגיטלית בהשוואה לכתיבה מסורתית
ישנם כמה הבדלים ברורים בין כתיבה דיגיטלית לבין כתיבה מסורתית. הראשון שבהם הוא ההסתכלות הכוללת על תוכן ולא רק על כתיבה. כתיבה דיגיטלית היא לא אוטונומית, עליה להתחשב במרחב. כתיבה דיגיטלית פועלת במרחב: המרשתת, הרשת הפנים-ארגונית, הרשת החברתית. כתיבה מסורתית פועלת בקו ליניארי.
בכתיבה דיגיטלית, בדומה לכתיבה מסורתית, יש קשר הדוק בין הכותרת לבין הטקסט; בשתיהן על הכותרת לגרות את הקורא, לעניין אותו ולפתח עבורו ציפיות כלפי הנאמר. אלא מה, בכתיבה דיגיטלית איכות הכותרת יכולה לקבוע לא רק את העניין שיגלה הקורא בטקסט ואת המעורבות שלו, אלא גם את האפשרות האם יקרא את הטקסט או לא. כלומר, על הכותב ישנה אחריות עצומה לבחור כותרת ולנסח אותה כך שהיא תניע את הקורא לקריאה. שכן, באופן בולט, בעידן הדיגיטלי אנחנו ממעטים לקרוא ובוחרים בקפידה את המידע שאנחנו מקדישים לו תשומת לב.
כתיבת צ'אט בארגון
כתיבת צ'אט בארגון שונה בתכלית השינוי מכתיבת צ'אט בחיים הפרטיים. בכתיבת כתיבת צ'אט בארגון יש להביא בחשבון את הרכיבים הבאים.
- ניהול הזמן ופרק הזמן שמקדישים לכל צ'אט
- התמודדות עם הטרדות או פניות לא הולמות את המעמד
- זיהוי צורכי הפונה
- השילוב בין נסחים אוטומטיים (תבניות מסמכים) לבין התנסחות חופשית
- מיקוד בטיפול בנושאים מסוימים ולא התפרסות על כל הנושאים. כך למשל, צ'אט בעולם המכירות.
- התאמת המסרים למדיה. בשום אופן אסור כי הצ'אט, בין אם הוא משמש לשירות בארגון או אם הוא משרת את המכירות בארגון, יהיה דומה להם. עליו להיות ממוקד וקצר יותר.
איך כותבים בלוג בארגון
כתיבת בלוג בארגון היא לכאורה כתיבה בתוך הארגון, אך יש לה גם קוראים מחוצה לו. לדוגמה, בלוג של מנהל במיקרוסופט או של מנהל תחום, הוא בלוג שיכול ליצור תהודה ולעורר עניין בקרב אנשים רבים. בלוג ארגוני צריך לאזן בין הפרטי לציבורי, לשמור על שפה תקינה, ולהעביר מסרים חשובים בארגון מתוך ראייה אסטרטגית. אני ממליצה לתכנן את הבלוג הארגוני וליצור רשימה מוקדמת של 10 נושאים
דוגמאות לכתיבה דיגיטלית
דוגמה לפוסט:
בבלוג שלה, כותבת לין גרטנר-ג'ונסטו כיצד לכתוב תוכן של ניוזלטר שהקוראים לא יעמדו בפניו; בקיצור – לין פורסת בפנינו טיפים מנצחים לכתיבת ניוזלטר.
אין ספק, כי ניוזלטר הוא אמצעי שיווקי חשוב; כמובן – אם משתמשים בו באופן קולע ונכון.
ג'ונסטון מונה 13 סוגי תוכן שהקוראים יקראו ויעריכו:
- חדשות שבהן יוכלו להשתמש
- טיפים וטכניקות מעשיים
- רשימות בדיקה
- תשובות לשאלות נפוצות FAQ
- טור של "הכה את המומחה"
- ריאיונות עם אנשים חשובים
- מבחנים וחידונים
- הפרקטיקות הטובות ביותר; "עשה ואל תעשה".
- סקירות על המוצר
- דיווחים על אנשים שמעניינים אותם
- רשימה של אירועים קרבים ובאים
- הזדמנויות לפעולה
- רשימות אנשי קשר – כדי להגיע אליך
כפי שכתב אחד המגיבים לפוסט של לין, כשכותבים לעובדים, מתנדבים או שותפים (ולפעמים ללקוחות), סיפורים על אנשים בארגון שלך מחזקים את הקשר שלהם עם הארגון שלך. הקוראים רוצים לדעת על מנהלים חדשים, חברי צוות חדשים, אנשים עם משרות ייחודיות, כמו מנהל מדיה דיגיטלית, עובדים, מנהלי תוכניות יועצים מלגות, לקוחות וכיוצא באלה. אבל, כשחברה בינונית או קטנה, משתפת אותנו על האישה, חיית המחמד או בת הזוג זה ממש לא מעניין.
דוגמה למייל בנושא הדרכה
היי שלומית,
- אני רוצה ליידע אותך שהיום הוחלט שהדרכת הבכירים בביטוח פנסיוני תועבר לחדר "אשדות", והיא תועבר בין השעות 9-11 בבוקר.
- מאחר שמספר המשתתפים המשוער הוא 12 לכל היותר, אין לנו צורך בכיתות שהזמנו בבניין "ביג", ולכן עליך לבטל את הזמנתם.
- עם זאת, עם תום ההדרכה, בשעה 11.10 לערך, נערוך שיחת סיכום לקורס שתארך כ-20 דקות עד 11.30. אנא הודיעי על כך למשתתפים,
תודה
רותי שדה
מנהלת הדרכה ארצית
ליווי למנהלים בתקשורת דיגיטלית
ליווי למנהלים בתקשורת דיגיטלית עוסק בנושאים הבאים:
- תחום התקשורת המועדף על המנהל תוך התחשבות בסוג הארגון, במסרים שעליו להעביר ובמגבלות התפקיד שלו.
- טיפים וטכניקות בכתיבה בעידן הדיגיטלי
- "עשה ואל תעשה" בכתיבה דיגיטלית
- טיפים בקיצור מסרים
- סיוע בכתיבת מיילים, בלוגים ופוסטים אד-הוק.
לתובנות נוספות על כתיבה דיגיטלית ותקשורת דיגיטלית במרשתת וברשתות החברתיות:
