בדרך כלל, כשאנחנו כותבים, אנחנו לא מודעים לשימוש בזמנים: עבר, הווה עתיד בכתיבה שלנו. אנחנו משתמשים בהם באופן אינטואיטיבי מבלי להקדיש להם מחשבה נוספת. אבל, מבחינת הקורא, יש משמעות האם אנחנו משתמשים בזמן מסוים, האם אנחנו משנים את הזמן מהווה לעתיד, למשל, או מהווה לעבר. במאמר זה ארחיב על הטכניקות שאומרות לנו איך משתמשים בזמן באופן אפקטיבי בכתיבה עסקית וגם אדבר מעט על הרקע: למה בעצם זמן כל כך חשוב לנו, אנשי המערב.
הזמן במיתולוגיה היוונית
לכרונוס, אל הזמן במיתולוגיה היוונית, היה הרגל נוראי: הוא נהג לבלוע את ילדיו מייד כשנולדו, כדי למנוע את התגשמות קללת הוריו, שאחד מילדיו ידיח אותו מכיסאו. כתוצאה מכך, כבר אז, לפני אלפי שנים, נתפס הזמן, כמשהו שאוזל, דבר שאינו בנמצא, והוא תמיד במחסור.
הזמן שלנו תמיד אוזל
תודה לאל, איש מאיתנו לא נדבק בהרגל הנוראי של כרונוס לאכול את ילדיו, אך אלפי שנה מאז, כולנו עדיין חווים את הזמן כדבר שאוזל, כמשהו שנמצא תמיד בחסר. מבחינה זו, החיים המודרניים והעידן הדיגיטלי לא מיטיבים עימנו:
- הזמן נעשה אפילו עוד יותר מוגבל,
- אנחנו מרגישים שהוא אוזל במהירות,
- ושאנחנו צריכים לנצל אותו בתבונה.
- התחושה התמידית היא שאין לנו מספיק זמן לעשות את מה שאנחנו רוצים.
ערש השנה האזרחית – זמן מצוין לדבר על זמן
תחילת השנה האזרחית החדשה היא יום שמציינים אותו בעולם העסקי. גם מי שאינו חוגג אותה מבחינה אישית, כמוני, מציין אותה מבחינה עסקית:
- סוקר את הישגיו המקצועיים והניהוליים בשנה החולפת.
- מתכנן את פעולותיו לשנה האזרחית הקרובה.
לכן, זוהי הזדמנות מצוינת לבשר לכם, כי למרות הסיפור הנוראי שסיפרתי לכם על כרונוס, אל הזמן, דווקא בכתיבה עסקית, השימוש בזמן אפקטיבי מאוד.
טיפים לשימוש בזמן בכתיבה עסקית
א. להציג נושא
כשאנחנו רוצים להציג נושא חדש, לא משנה באיזה סוג של מסמך, ההצגה לפי זמן עוזרת מאוד לפשט אותו לקורא מהסיבות הבאות:
- היא קלה לתפיסה: יש לה התחלה, אמצע וסוף; קל לעקוב אחריה.
- היא מבליעה בתוכה הסבר: לדוגמה: "הפגישה עם הלקוח ארכה שעתיים. הגענו למשרד רק בסוף היום".
- נותנת תחושה של סיפור.
ב. לספר סיפור
אם לא היינו מתים על סיפורים, אולי היינו, בני האדם, ממשיכים ללקט חיטה וזרעים ולא הופכים ליושבי קבע, מפתחים קהילות, תרבויות ומסורות דתיות. איך בכל זאת, משתמשים בסיפור ובאלמנט הזמן במסמך עסקי, שהוא בדרך כלל רשמי וענייני ולגמרי לא סיפורי ? פשוט מאוד:
- נותנים דוגמה, המחשה או תיאור של CASE STUDY לדעה מסוימת, ותוך כדי כך מספרים אותה.
- נותנים רקע לנושא הנדון במסמך בצורה סיפורית.
- מתארים השתלשלות של בעיה, אפילו קשה, בצורה סיפורית, לפי ציר הזמן.
ג. להיות עקבי בשימוש בזמן (עבר-הווה-עתיד)
חשוב מאוד להיות עקביים בשימוש בזמן שבחרנו למסמך אחד. אם אנחנו מדברים בזמן הווה, כדאי להישאר בזמן הווה או לדבר על העתיד. אסור לזגזג בין הזמנים במסמך אחד. זה מבלבל מאוד את הקורא ופוגם באפקטיביות של המסמך.
אסיים בציטטה של הזמן מגאון יהודי מהמאה ה-12, הרמב"ם, שהרלוונטיות שלו נשמרת במהלך הזמן, במשך מאות שנים:
"צריך שישתדל האדם בזה הזמן הקצר, ולא יאבד זמנו אלא בקניית המעלות לבד". (הרמב"ם).
עוד מאמרים על כתיבה עסקית וכתיבה פנים ארגונית
