התקשורת הפנים-ארגונית מתבצעת ברובה באמצעות מערכת המייל הארגוני. אבל, חשוב לזכור כי העברת מסרים במייל היא רק דרך אחת לתקשורת הפנים-ארגונית.
הדילמה: איך להעביר מסרים אפקטיביים בתקשורת הפנים-ארגונית
אם הוחלט להשתמש בה, קיימת בפני האחראים הנהלת החברה או האחראי לתקשורת הדילמה הבאה: איך להעביר מסרים כלל ארגוניים במערכת המייל הארגונית, שהיא עמוסה בלאו הכי ? איך לגרום לעובדים לפתוח אותם, לקרוא אותם ואפילו – להטמיע אותם וליישמם ? איך לגרום לעובדים להרגיש שחשוב להם לפתוח את המייל הזה ? מאמר זה מיועד לעושים במלאכת התקשורת הפנים-ארגונית: ההנהלה או הממונה על התקשורת הפנים-ארגונית, ובו אעלה תובנות כיצד לגרום למסר המועבר במייל, שאינו שגרתי בעליל להיות אפקטיבי? כלומר, למלא את מטרתו.
הגדרת "תקשורת פנים-ארגונית"
תקשורת פנים-ארגונית היא שם כללי למסרים שמעבירה הנהלת הארגון לעובדים ולמנהלים בכל הרמות, כדי להדק את הקשר בינה לבין העובדים, לשפר את יעילות הארגון מבחינתה ואת תחושת השייכות שלהם לארגון מבחינתם.
טיפים בהעברת מסרים בתקשורת פנים-ארגונית אפקטיבית במייל
הדילמה המרכזית היא איך כדאי לנסח אותו ולהפיץ את המסר המועבר במייל פנים-ארגוני. הבה ונראה מהם ההיבטים שעומדים בין ההנהלה לבין העובדים ומנהלי הביניים ובהתאם להם אתן מספר טיפים כיצד להתגבר עליהם.
1. המרחק הבלתי נמנע בין ההנהלה לבין העובדים
קיים מרחק בין הדובר לבין קהל היעד. מבחינת קהל היעד, לא חשוב עד כמה משקיע הארגון משאבים בניהול התקשורת הפנים-ארגונית עדיין ההיררכיה של ההנהלה ביחס לעובדים ומנהלים מתחתיה נשמרת: הרי מי שמוציא את מסרי המיילים היא ההנהלה ולא העובד על פי רצונו. מרחק זה מתקיים גם בארגונים בעלי ניהול מטריציוני, אם כי במידה שהיא פחות נראית לעין. אותו ריחוק מייצר חוסר אמפתיה ולעתים אדישות. העובד מרגיש בתוך תוכן כי ההנהלה או מי מטעמה נמצאים רחוק ממנו, לעתים במגדלי שן, לעתים פחות, אך עדיין יש מרחק. ניתן לנסות לגשר על הריחוק הזה בכמה אמצעים:
לשוני – כדאי להשתמש בשפה שפונה לכל נפש, להשתמש בז'רגון מקצועי של הסקטור אליו משתייכת החברה ובמידת הצורך גם בז'רגון פנים-ארגוני (מלים השגורות רק באותו ארגון בלבד, ושאיש בביתי, גם לא בן הזוג שלי לא יידע את משמעותן). בכל מקרה, במסרים שמועברים בתקשורת הפנים ארגונית אין להשתמש בשפה רשמית מדיי, בטח לא מליצית,
מבני – כדאי לגוון במוען של מסרים האי-מייל למסרים בתקשורת פנים-ארגונית. למה הכוונה ? כדאי שהמוען יהיה מנהל בכיר אך לא בכיר מאוד, או מנהל מקצועי האמון על התחום שבעטיו פונים. לא כדאי להשתמש במנהל משאבי האנוש לנושאים ארגוניים, אלא רק לתחומי הליבה שלו. כלומר, על מי שאמון על מלאכת העברת המסרים להבין כי אני הקורא, העובד או המנהל, לא רוצה להרגיש ש"האח הגדול" מתבונן בי ומעביר לי תובנות , ולכן אני רוצה לקבל מסרים מההנהלה כל פעם ממישהו אחר, שהוא רלוונטי לנושא. אם אשלח מסרים רבים מטעם ההנהלה, אאבד את שימת הלב של הקוראים בארגון.
2. סוגי המסרים בתקשורת פנים-ארגונית במייל
ניתן לחלק את המסרים הפנים ארגוניים ל-3 סוגים. בהתאם לסוג המסר, נוכל להתאים לו את התוכן, את אופן ההגשה ואת העיצוב של המסר, מה שנקרא Look & Feel.
3 סוגי המסרים הפנים-ארגוניים שנוהגת ההנהלה להעביר באי-מיילים הם:
- הטבות ; 2. FUN שמעוניינים להעניק לעובדים; 3. עבודה.
א. מסרים על הטבות
מסרים קצרים, משמחים, שהעובד שמח לקרוא. ניתן להוסיף להם תמונה או איור קליל הממחישות את ההטבה. אין ספק, כי קהל היעד יפתח את המסרים וגם יקרא אותם, אפילו בעיון.
אורך האי-מייל על הטבה הוא קצר מאוד של 2-3 משפטים. במשפטים אלה יש לדבר על התועלת בלבד ולעשות קישור לפורטל הפנים-ארגוני או לאתר החברה שמספקת את ההטבה.
ב. מסרי FUN
את המסרים של ה-FUN יש למתג באופן נפרד גם ויזואלית: לשוות להן נופך קליל, להשתמש בתמונות או בצילומים, ובקיצור: ליצור הבחנה ויזואלית בין מסרים "כייפיות" למסרים "רציניות".
במסרים ה-FUN אפשר להשתמש בסלנג, אם כי במידה. גם הן צריכות להיות קצרות ביותר, וההיבט הוויזואלי הוא השולט בהן. סרטון וידאו עושה את העבודה כאן טוב מאוד. מסרים אלה מתאימות לימי כיף, לנופשונים או לאירועים מאורגנים מטעם החברה.
ג. מסרים בנושאי עבודה
המסרים בנושאי העבודה הם מסרים, שבהן, אנו, האחראים לתקשורת הפנים-ארגונית צריכים להתאמץ כדי שייקראו, יופנמו ובעיקר – ייהפכו לפעולה בארגון. אלו הן מסרים מחייבות, המתחלקות גם הן לכמה סוגים: מסרים למנהלים – מסרים הקוראות לאחריות ניהולית ; מסרים לעובדים – מסרים הקוראות לאחריות אישית ומסרים הקוראות במפורש לשינוי הרגלי עבודה. במבנה העומק שלהן, כול המסרים קוראות לשינוי בהרגלי העבודה, אולם המסרים מהסוג האחרון, המדברות במפורש על שינוי הרגלי עבודה, קוראות לשינוי עמוק, משמעותי או כואב יותר.
הרבה פעמים יש לקשר את המסרים בענייני עבודה לקבצים, לשיחות ביחידה הארגונית (מחלקה או האגף) או לפורטל הארגוני. טעות לחשוב כי מסר אחד במייל יכול להביא לשינוי. השינוי הוא שינוי אסטרטגי שצריך לבוא לידי ביטוי במספר ערוצים, כשהמייל הוא רק תזכורת להם או חזרה על תכנים שנאמרו פנים אל פנים או בישיבה של כלל היחידה או בפגישה אישית.
חשוב להזכיר שתקשורת, כמו התקשורת עם הקרובים לנו, היא מסע ארוך, לעתים מייגע, לעתים סיזיפי. מסרים חשובים צריכים לבוא לידי ביטוי במספר ערוצים, במספר אופנים ולעולם לעולם להיות עקביים. כמו בחינוך, כך בתקשורת: עלינו לחזור על המסרים שוב ושוב, לדבר עליהם אך בעיקר – ליישם בהתנהגותנו את המימוש שלהם.
בפוסט זה ציינתי את הגישה להעברת מסרים בתקשורת פנים-ארגוניים בעזרת מיילים. בפוסט הבא בנושא אתן טיפים לכתיבת התכנים.
מאמרים נוספים על כתיבת אימיילים:
