טיפים למענה מהיר במייל – איך לענות במייל גם כשלא רוצים
העדר מענה ככלל הוא רע ליחסים שלנו. אף אחד, לא בדיבור ולא בכתב, לא אוהב שלא עונים לו. העדר מענה לפעמים גרוע יותר ממענה שלילי. בכל מקרה, הוא מתפרש כזלזול, כהעדר כבוד, כחוסר הערכה או כהתעלמות. כל רגש מהרגשות המפורטים לעיל הוא גרוע ליחסים, איך שלא מסתכלים על זה. מה שאומר ש
כשאין לנו זמן לענות למישהו, כדאי פשוט לשלוח לו מייל קצר, שאומר לו שבזמן מיועד אענה לו. למי שרוצה באמת לחסוך בזמן, אפשר לעשות לעצמי תבנית מובנית, בנוסח:
צר לי, אבל לא אוכל כעת להתעמק בשאלתך. אתן לך תשובה בתאריך x עד השעה y.
התשובה הזו היא תשובה מרגיעה ומשמרת יחסים. אנחנו חיים בעידן של אי ודאות ומנסים ליצור לנו ודאות בתוך הכאוס. אחד הרגשות הבולטים שמעורר העדר מענה במייל הוא חוסר ודאות. ברגע שאני יודע שתענה לי במועד מסוים, אני יכול לטפח ציפייה הגיונית למענה ומסיר את העניין שבעטיו פניתי אליך מסדר היום שלי באופן זמני. כמובן, שיש לגבות את התשובה ביושרה ולתת מענה לו בזמן שנקבתי, ולא – יאבד לו האמון הזמני שנתן בי.
חשיבות המענה הזמני
הרבה פעמים אנחנו לא רוצים לענות למישהו מהר במייל דווקא בגלל שהתשובה חשובה לי: היחסים עם האדם חשובים לנו, אנחנו רוצים לתכנן את התשובה, לבדוק שוב את המענה, להתייעץ עם מישהו בנוגע אליה. הבעיה היא, שאם אני לא נותנת לו מענה מהיר, אני יוצרת דווקא את ההיפך: אני משדרת לו שהיחסים איתו לא חשובים לי. לכן, כל כך חשוב לתת את התשובה הזמנית הזו, כדי לשדר לנמען את האמת: דווקא בגלל שחשוב לי לתת לך תשובה מספקת, אני צריך זמן. אחת הרעות החולות של המייל היא שהוא מנהל לנו את הזמן, וכי אנשים מצפים שנענה באופן מיידי למייל שלהם, כלומר, נשבש את לוח הזמנים ואת ניהול הזמן שלנו.
הניהול הטכני של תבנית המענה
אם אני יוצרת לכך תבנית מובנית שלי, אני יוצרת מסגרת שבאמצעותה אני יכולה לשמור על יחסים עם הרבה מאוד אנשים בארגון וגם עם לקוחות. אני ממליצה לשמור את התבנית ב"טיוטות", בתוכנת הדואר, וכל פעם שצריך, כמובן, לא יותר מדיי, לשלוף אותה ולשלוח אותה למי שצריך.
מענה מהיר במייל
פתרונות עומק – ניקוי אורוות
הפתרונות הבאים מהווים ניקוי אורוות של תיבת המייל שלי. אני יכולה להעיד מעצמי שזה אף פעם לא נגמר, ותמיד יש אנשים חדשים, שרובם לא רצויים, שמשתרבבים לרשימה שלי. לכן, ניקוי הארוות הזה יכול להיעשות אחת לתקופה. אני, למשל, עושה את זה, כל יום 10 דקות, כדי שלא ליצור לעצמי לחץ. יש כאלה שאוהבים פרוקיטים גדולים, אז עושים את זה אחת לחודש או לכמה חודשים. כשתיבת המייל שלי ריקה או מכילה ברובה את האנשים ואת הפריטים הרצויים, קל לי יותר לענות לאימייל, גם אם אין לי זמן לכך. יש לכך אפקט פסיכולוגי.
לסלק מהרשימה מרעי בישין. להיפטר מרשימות תפוצה מיותרות.
אולי זו תכונה של עצמאיים, אבל כיוון שלכולנו יש מיילים בתיבות כמו ג'ימייל, תמיד יש רשימות תפוצה מיותרות שכדאי להיפטר מהן. כלל האצבע הוא פשוט: אם לא אשתמש במייל הזה ב-3 החודשים הקרובים, כדאי למחוק את רשימת התפוצה.
לטפל ב"מכסתחים" ברמת הארגון: להחליט מי מיידע את מי ומתי.
הטיפול ב"מכסתחים" בתוך הארגון הוא לגמרי לא פשוט. הוא נתון למניעים פוליטיים, שלא תמיד אפשר לשלוט בהם. אם אני מנהל, המצב קצת אחר.
מניסיוני, בסדנאות לתקשורת פנים-ארגוניתשאני עורכת בארגונים, אנחנו קובעים כללי אצבע את מי יש ליידע ומתי.
להציף למעלה את היידוע המיותר.
לא לפחד מקלקול יחסים. חוסר המענה מקלקל יותר.
ניהול זמן: דחוף, חשוב ובהול.
בקטגוריה של ניהול זמן יש "דחוף", "חשוב" ובהול". אחת הבעיות שיוצרת התקשורת במייל היא שהיא הופכת להיות מנהל הזמן שלי במקום תוכנית העבודה או המנהל שלי. ריבוי המיילים יכול להפוך לי סדרי בראשית, ולכן כדי לשמור על שליטה בלוח הזמנים, כדאי לקבוע לעצמי
לקבוע לעצמי מועד למענה
- לרשום לעצמי מתי אני עונה למייל, גם אם הוא לא דחוף.
יצירת נורמות התנהגות קבועות למענה במייל
א. בתוך הארגון: עם הנהלה ועובדים:
- אני עונה למנהל שלי על כל שאלה תוך x שעות.
- אני עונה לעובדים שלי – תוך y שעות או דקות.
לשתף את הנמען בהחלטה זו. נורמת ההתנהגות עוזרת ליחסים ויוצרת ביטחון וכבוד בין שני הצדדים.
ב. מחוץ לארגון: עם שותפים עסקיים, חברי צוות
ליצור הרגלי תקשורת במייל שמוסכמים על שני הצדדים: כל אדם חדש אני מכירה, אני שואלת אותו דבר ראשון: מהו אמצעי התקשורת המועדף עליך ? באופן זה, אני מראש מתאימה את עצמי לצרכים שלו ולא כופה עליו את ההרגלים שלי. יש משהו בהבנייה של אופן התקשורת, כמו שיש משהו בהבנייה של יחסים מכל סוג שהוא, שנותן ביטחון לצד השני. ביטחון יוצר אמון, ואמון הוא דבר ראשון ביחסים, בוודאי במקום העבודה. אם אין אמון, לא ניתן לשקם את היחסים. לעומת זאת, אם יש אמון אבל אין דברים אחרים, תמיד אפשר לתקן. לכן, כשיש לנו לקוח חדש, חבר חדש בצוות, אם אנחנו שואלים אותו איך הוא היה רוצה לתקשר איתי – זה יוצר אמון, ביטחון ומהווה התחלה מצוינת ליחסים. אני מדברת, כמובן, מניסיון שלי ושל הרבה אחרים. יש כמה פתרונות כדי להתגבר על תחושת חוסר הזמן ולענות למייל:
פתרונות אישיים למענה במייל
לרכז את כל המיילים והשאלות במייל אחד
אני יכולה לענות לשולח בשאלה ואז לא לתת לו תשובה סופית, אבל להראות לו שאני מתייחסת לעניין שהעלה. לאנשים מעשיים, כמוני, לפעמים, קשה לענות כשאין לנו תשובה ברורה ופונקציונלית. אבל אם ניקח אחריות על ההשפעה הרגשית של העדר המענה נבין שלפעמים מה שחשוב לפונה הוא תשומת הלב, התחושה שהוא לא לבד או חבר בצוות, או שהוא יכול להתייעץ איתך או לקבל תשובה במועד מאוחר יותר. אלא הם פרמטרים חשובים מאוד ביחסים, גם אם לא נותנים מענה הגיוני סדור ומובנה.
לקבוע הרגלי כתיבה: כמות הנמענים, תדירות התקשורת
כשקובעים בצוות את הרגלי הכתיבה מחליטים מראש מי באמת צריך להיות חלק מהרשימה ומי לא. מוותרים על חברים עודפים, שגם הם שמחים מאוד לקבל פחות מיילים. גם קובעים את תדירות התקשורת הנחוצה כדי לקדם את העניינים באמת. קביעת מסגרות לתקשורת הפנים ארגונית היא לא "מרובעת", כמו שיכול להיות נדמה לפעמים. היא קובעת גבולות שטובים מאוד לכל הצדדים ומפנה אנרגיה לדברים החשובים.
לקבוע יום מרוכז לתשובות – בדרך כלל לפני פגישה פרונטאלית או ישיבה משותפת
ריכוז התשובות למועד אחד – שוב, זה מתאים למקרה שהעדר התשובה נובע מעומס שלי – מבנה את היחסים וגורם לתוצאות משופרות בתקשורת. השילוב של מתן התשובות עם המגע הפרונטאלי, שהוא תמיד עוזר ליחסים ומרכך פינות קשות, שומר על ערוצי התקשורת במצב טוב.
לסיכום:
- אנחנו נותנים לרגשות שלנו יותר מדיי לנהל את התקשורת שלנו במייל.
- ככל שהתקשורת במייל, שהיא כלי התקשורת העיקרי שלנו, תהיה מובנית יותר ומוסכמת על הצדדים מראש, כך תימנענה פגיעות רגשיות מיותרות, שאפילו לא העלינו אותן בדעתנו.
עוד מאמרים בנושא כתיבת מיילים:
