למעשה, קיימים שלושה סוגים של הכשרה קבוצתית בכתיבה לארגונים. בפוסט זה נגדיר מהם, אילו סוגים מתאימים לאילו ארגונים, ומהם היתרונות והחסרונות של כל סוג הדרכה. אלה הם סוגי ההדרכה הקבוצתית בשיטת צורי:
- סדנה קבוצתית הומוגנית
- סדנה קבוצתית הטרוגנית
- הרצאה
כל סוג סדנה יכול להיות גם פרונטלי (פנים אל פנים) או מקוון (בזום).
סוגי הסדנאות בכתיבה
סוגי הסדנאות בכתיבה נקבעים לפי אופי המשתתפים. סדנה בכתיבה לארגון יכולה להיות הומוגנית – כל המשתתפים הם מיחידה גנרית אחת בארגון, לדוגמה מבקרי פנים; הסדנה יכולה להיות גם סדנה הטרוגנית: מערך ההדרכה מקבץ מספר משתתפים, בדרך כלל צוות המטה או צוות המבוזר גיאוגרפית באתרים שונים. המשתתפים משמשים בתפקידים שונים בארגון וחברו לשם ההדרכה. לדוגמה: מנהלי פרויקטים, מנהלים אדמיניסרטיביים. אפשר לקיים גם הרצאה קבוצתית ליחידה או לארגון כולו.
מהות הסדנה הקבוצתית בכתיבה (הומוגנית והטרוגנית)
סדנה קבוצתית בכתיבה היא סדנה פנים-ארגונית למנהלים או לעובדים של הארגון. בדרך כלל, היא נערכת במתקני הארגון במהלך שעות העבודה. כלומר, היא מהווה חלק מהעבודה השוטפת. הסדנה הקבוצתית היא חלק ממערך ההדרכה של הארגון, גדול כקטן: משרד ממשלתי, חברה ציבורית, משרד יועצים או עסק קטן. מאחר שמדובר בסדנה, המהות שלה היא תרגול. התרגול מתבסס על מסמכי הארגון ועל תהליכי העבודה הספציפיים התומכים במסמכים שבהדרכה.
התאמת הסדנה לארגון
בשיטת צורי, תמיד מותאמת הסדנה לאופן ההדרכה המקובל בארגון ולנהליו. היא נערכת בתיאום עם הנהלת ההדרכה תוך תיאום ציפיות מראש, עריכת תחקיר ובירור צרכים, הכנת הסדנה לצורכי הקבוצה והתאמת התרגול לאופי המשתתפים.
1. סדנה קבוצתית הומוגנית
סדנה קבוצתית הומוגנית פירושה שכל המשתתפים שייכים ליחידה אחת. בדרך כלל, למעט המנהל, שהוא גם אחראי על ניהול הסדנה, המשתתפים חולקים תפקיד משותף. לדוגמה: סדנה בכתיבת דוח למבקרי פנים של מוסד פיננסי. או סדנה לכתיבת מייל למינהלנים ולמזכירים בארגון.
בשיטת צורי, לסדנה ההומוגנית ישנם יתרונות רבים. למעשה, מניסיון של עשרים בהדרכה בשיטה ולמעלה משלושה עשר אלף מודרכים, הסדנה ההומוגנית מקצרת את תהליך ההדרכה. קודם כול, כל המשתתפים חשים בנוח זה עם זה. כשהם חשים בנוח, הם גם מרגישים חופשי לשתף בחוויות כתיבה, בדילמות ובקשיים, שאותם פותרת הסדנה. הם פתוחים להצעות. יתרה מזו, גם אם מספר המשתתפים בהן קטן מ-10 אנשים, למשל 6-7 אנשים במפגש, התוצאות מהירות, האבחנות ברורות ולמידת העמיתים רבה.
מידת עמיתים בסדנה ההומוגנית (Peer Group Learning)
אני מאמינה גדולה בלמידת עמיתים (Peer Group Learning). כלומדת בלתי-נלאית בעצמי וכמובן כמנחת קבוצות, אני מעודדת את למידת העמיתים בסדנאות הכתיבה שלי מהסיבות הבאות:
- ארגונים גדולים נוטים לביזור. שיתוף הפעולה גם של נושאי תפקיד זהה הוא מועט, הלחץ על העובדים הוא רב בשל ריבוי המשימות המוטלות עליהם; עובדים ומנהלים חשים בדידות רבה בהתמודדות עם קשיים בכתיבה; מבחינתם, לבקש מעמית עזרה בכתיבה זה מותרות; שאין הם יכולים לאפשר אותן לעצמם.
- בסדנה בכתיבה אנו מאפשרים לשתף זה את זה בצרכים, להתלבט יחד בדילמות, להגיע לפתרונות המקובלים על כולם ואינם מונחתים מלמטה, והחשוב ביותר – ללמוד לשתף פעולה בעתיד ולהעביר ידע, תבניות מסמכים או מסמכי דגל בין העמיתים.
למי מתאימה הסדנה ההומוגנית בכתיבה ?
סדנה הומוגנית בכתיבה מתאימה לצוות מומחים, לאנשי מקצוע או לבעלי הכשרה או יעדים דומים. לדוגמה: מנהלי לקוח, מבקרים פנימיים, אנליסטים בעולם תוכן אחד. סדנה הומוגנית גם מתאימה למנהלים או אנשי מטה, שתחום העיסוק שלהם דומה או שצורכי התקשורת שלהם כמעט וזהים.
תועלות הסדנה ההומוגנית למשתתפים
- עניין משותף בתכנים ובצורכי הכתיבה
- התמודדות דומה עם דילמות כתיבה
- מטרה דומה למשתתפים
- למידת עמיתים מואצת (Peer Group Learning)
פתרון דילמות בכתיבה
למרות שכתיבה היא משימה פרטית, ורבים מהכותבים מרגישים בדידות גדולה בעת הכתיבה ושבעיות הכתיבה שלהם הן שלהם בלבד, בכל זאת, רבות מהדילמות שלהם בכתיבה ארגונית הן משותפות. לדוגמה: איך לציין בצורה דיפלומטית תפקוד נמוך של בעל תפקיד מסוים ? איך להעביר מסר שהארגון לא רוצה לשמוע ? סוגיות כאלה ואחרות נדונות בסדנה שלנו. כשהסדנה ה
2. סדנה קבוצתית הטרוגנית
סדנה הטרוגנית בכתיבה היא סדנה שהמשתתפים בה הם בעלי מקצועות שונים. הם משתייכים ליחידות שונות או נמצאים במקומות שונים. כפי שאני נוהגת לומר בסדנאות שלי, בתקשורת אין נכון או לא נכון, יש מתאים או לא מתאים. לכן, בתנאים מסוימים אפשר לקיים גם סדנה הטרוגנית ולהגיע לתוצאות הדרכה יפות. אפשר להקנות למשתתפים תחושת שייכות וליצור סביבת הדרכה מוגנת ופורייה עבורם.
למי מתאימה הסדנה ההטרוגנית בכתיבה ?
- בארגון היררכי, מתאימה הסדנה ההטרוגנית לעסק קטן או בינוני.
- לעמותה או ליחידה ללא מטרות רווח שצוות המטה שלה אינו עולה על 10 אנשים.
- לארגון (עסק או עמותה) שהסינרגיה בין חברי המטה רבה, ולרוב הם מרוכזים במקום גיאוגרפי אחד או עובדים זה עם זה שנים רבות. לדוגמה: איגוד אכסניות הנוער.
טיפ
אפשר ליצור את לכידות ההדרכה בסדנה הטרוגנית באמצעות המסמך או באמצעות תהליך הכתיבה עצמו.
3. הרצאה
הרצאה מטבעה קצרה יותר מהסדנה. בדרך כלל היא אורכת שעה או שעה וחצי (אקדמיות) לכל היותר. למרות שאין בה תרגול אקטיבי, אלא רק הצגת דוגמאות, היא אפקטיבית ומביאה לתוצאות. כמובן, גם למשתתפים יש חלק בכך.
מתי כדאי לבחור בהרצאה בכתיבה לארגון?
- כשרוצים להציג באופן ראשונים נושא לקבוצה או לצוות. לדוגמה: תקשורת פנים ארגונית לצוות מנהלי הביניים בחברה.
- כשהארגון סומך על יכולת הכתיבה והאחריות של העובדים, אבל רוצה להוסיף להם פן נוסף. לדוגמה: סדנה לכתיבת מייל במשרד עורכי דין.
- ביום כיף או חופש, כשרוצים להעניק לעובדים תוכן עם משמעות וזיקה לעבודה. לדוגמה: הרצאה למוסד לביטוח לאומי ביום כיף.
- כשהכותבים מנוסים מאוד בכתיבה ואינם מעוניינים בתרגול.
- כשרוצים להקליל את נושא הכתיבה בארגון או להציג את הנושא כפרומו להדרכה מעמיקה יותר.
טיפ
לפעמים, בפרט אם הארגון עבר זעזועים לאחרונה, ההרצאה מתקבלת בפתיחות רבה יותר מאשר הסדנה.
