כתיבת פרוטוקול ישיבה - איך לכתוב פרוטוקול (כולל תבנית חינם)

כתיבת פרוטוקול היא תיעוד מלא של ישיבה או דיון בארגון, בעסק או במוסד ציבורי. כתיבת הפרוטוקול נעשית תמיד באמצעות תבנית מסמכים ובכלים קבועים ליישומה. חשוב לדעת כי פרוטוקול הוא מסמך רשמי לחלוטין, שנחוץ בהזדמנויות הבאות: ישיבה של דירקטוריון בחברה ציבורית או בורסאית, ישיבה של ועדה במוסד אקדמי או פעילות של עמותה. כל הפעילויות הללו מבוקרות על ידי פיקוח משפטי באמצעות עורך דין של הארגון או יועץ משפטי שלו.

הפרוטוקול – מסמך משפטי

לפרוטוקול יש השלכות משפטיות, וככזה אין לשנות את תבניתו או את כללי הכתיבה בו. פרוטוקול כרוך תמיד במעורבות של עורך דין בבקרה על הנעשה בישיבה או בדיון: כדירקטור בחברה ציבורית או בארגון בורסאית, כחבר ועדה במוסד אקדמי או כחלק מהדירקטוריון.

פרוטוקול – מדד לשקיפות בארגון

כדי למנוע שחיתות ולשפר את ההתנהגות הארגונית, כדאי לתעד את כל הישיבות בארגון באמצעות פרוטוקול. תיעוד כזה מעלה את השקיפות של הארגון, מונע התנהגות לא נאותה בארגונים ומונע תביעות משפטיות עתידיות. הדוגמה הבאה ממחישה את חשיבות הפרוטוקול. השופט מישאל חשין ז"ל, שהיה ידוע בחריפותו ובעושר לשונו ,ביטל את המכרז למצילים בעיריית תל-אביב-יפו, משום שהוכיח שהעירייה לא יודעת לכתוב פרוטוקול. בעיקרון, מה שאמר חשין, ואני מסכימה איתו במאת האחוזים, הוא שפרוטוקול צריך לשקף את האמת, מעין מצלמה שמצלמת ומקליטה את הנאמר, ואני מוסיפה – ומשקפת את רוח הדברים. פרוטוקול, מטבעו, צריך להיות מראה לרוח הדברים, לגרום לקורא להבין במדויק את הנאמר ואת האווירה בחדר, למרות שלא היה שם כלל. אלה מה, בגלל שמצד אחד עליו לשקף את האמת ומצד שני לפרט אותה, הסכנה היא ארכנות יתר ולעתים אף טרחנות.איך לכתוב פרוטוקול

כדי לכתוב פרוטוקול באופן אפקטיבי, יש להבין כי כתיבתו מתחלקת ל-2 חלקים:

תיעוד מלא של הישיבה בטיוטה
כתיבה בתבנית הייעודית

בנוגע לתיעוד המלא של הישיבה, יש להצטייד ברשמקול או להקליט מהנייד, כמובן ברשות הנוכחים; לכתוב בקצרנות וכמובן להתכונן לישיבה ולהבין במה מדובר. לא ניתן לתעד במהירות ובתבונה אף ישיבה, קצרה כארוכה, מבלי להיות בקי בתוכן ולהבין אותו. כשאנו לא מבינים תוכן, קשה לנו לתעד אותו: או שאנחנו מרגישים חוסר ביטחון וכותבים יותר מדיי, או שאנחנו מחסירים מידע חשוב שהוא לעתים קריטי. צריך לזכור שכותב או כותבת הפרוטוקול לא יכולים לעצור את הדוברים במהלך הישיבה יותר מפעמים ספורות, ובהתחשב בתרבות הארגונית הנהוגה במקומותינו, עליהם לדעת להבחין בין דברי האנשים שמתפרצים זה לדברי זה, צועקים או משתלחים זה בזה. נוסף על כך, על המתעד להכין מראש, לפני הישיבה את שמות המשתתפים ואת תיאור התפקיד שלהם. היכרות ראשונית זו גם מסייעת לו בתיעוד אינטיליגנטי של הנאמר בישיבה.
כתיבה בתבנית ייעודית – יש לצקת את המידע לתבנית הייעודית ולארגן אותו בתוכה התבנית תוך שמירה על העקרונות הבאים:

טיפים בכתיבת פרוטוקול ישיבה

כתיבה אפקטיבית של פרוטוקול נשענת על העקרונות הבאים:

שפה רשמית בעברית: תחביר וניסוח נכונים, פיסוק נכון, הימנעות מז'רגון פנים ארגוני או מסלנג.
מיקוד בהחלטה ובשיח שהוביל אליה. גם כשעלינו לתעד את כל המדובר בישיבה, ניתן למקד את השתלשלות השיח לפי המידע שהוביל להחלטה.
חלוקה לפי נושאים ועמדות ולא לפי דוברים – החלוקה לפי דוברים, לדוגמה, משה או רונית מעייפת מאוד את הקורא. היא גורמת לכך שגם מקבל החלטה שזקוק לכל הפרוטוקול ולמידע הכלול בו יתנתק מרצף הדברים ויתקשה לעקוב אחריהם אם הציון הוא שמי. מה גם שאנשים בישיבות גם נוטים לחזור זה על דברי זה. בקריאה ובמסמך כתוב, בפרט במסמך רשמי, חזרה זו לא רק שניכרת לעין אלא פוגמת באיכות המסמך.
הימנעות מפוליטיזציה של המסמך – כל שינוי של תכנים שנאמרו, השמטה או סילוף שלהם הוא עבירה משפטית לכל דבר. הפרוטוקול צריך לשקף את האמת, גם אם היא כואבת. לכן, אם הפרוטוקול מציג תמונה ורודה או תמונה חלקית של הנעשה בישיבה, הוא לא רק חוטא למטרתו אלא מהווה עבירה על החוק.

לסיכום, תדמית הארגון תלויה גם באיכות הפרוטוקולים הנכתבים בו.

תבנית לכתיבת פרוטוקול

התבנית הבאה היא דוגמה לפרוטוקול הנהלה במוסד אקדמי. שימו לב לרשמיות:

כתיבת פרוטוקול ישיבה בארגונים וחברות

הפרוטוקול – מסמך משפטי

פרוטוקול – מדד לשקיפות בארגון

טיפים בכתיבת פרוטוקול ישיבה

תבנית לכתיבת פרוטוקול

פרוטוקול הנהלה מס' 13/2014 מיום 25/11/14

דברו איתי