ניהול מסמכים או בשמו הלועזי "Document Management" הוא היכולת לשלוף מסמך בצורה מהירה, להשתמש בו שימוש חוזר ולשתף את כל עובדי הארגון בתוכנו. למעשה, ניהול מסמכים חשוב בעסק קטן לא פחות משהוא חשוב בארגון גדול. דווקא בעסק קטן, שבו העובד מבצעים מספר תפקידים, חשוב לשתף את העמיתים בפרות הכתיבה: במסמכים. ניהול מסמכים הוא החוליה הראשונית והבסיסית ביותר של כל ארגון ידע בארגון. ייתכן שחלק מהמסמכים הם פריטי ידע דיגיטליים, אבל כולם הם תחת אותה טקסונומיה ונתמכים על ידי מערכת טכנולוגית אחת.
למה ניהול מסמכים הוא חשוב?
ניהול מסמכים חשוב לא רק בחיי היום יום של הארגון אלא גם בתקופת מעברים או שינויים בארגון או בעסק: יצירת פורטל חדש, קליטת עובדים חדשים, שינוי מבנה ארגוני. אז גם נוצר הצורך למפות תכנים, לסנן אותם, לרענן אותם ולחילופין – גם להיפטר מהם.
ניהול מסמכים הוא כמו סידור ארון בגדים; משימה מורכבת לגבר ולאישה כאחד. אפשר לומר שאם נבחר ארון מודרני, הוא יהיה מסודר יותר, אבל אנחנו יודעים שהפיתרון אינו טכני, אלא מעשי שלא לומר רגשי. אנחנו יכולים ל"עשות בלגן" בארון, לא לשמור על הסדר ואפילו לזרוק בגדים באופן קבוע מחוץ לארון. כך גם בדיוק עם המערכת לניהול מסמכים: אנחנו יכולים להשתמש בה בצורה לא נכונה, לא לתייג את המסמכים ואפילו ליצור מסמכים ולשמור אותם מחוצה לה. הטמעת מערכת חדשה לניהול מסמכים קשורה בשינוי הרגלים, בחשיבה מחדש ובקביעת שגרות התנהגות אחרות.
רכיבי ניהול המסמכים
ניהול מסמכים בארגון כולל את הרכיבים הבאים:
- תחקיר ואפיון צרכים
- אפיון מערכת טכנולוגית
- המרת מסמכים מודפסים למדיות דיגיטליות
- טקסונומיה של מסמכים
- עריכה של מסמכים קיימים
- כתיבת מסמכים חדשים ופריטי ידע
- הכנה ושכתוב תבניות מסמכים קיימות (Templates)
- מיון וסינון מסמכים קיימים לפי פרמטרים
- כתיבת נהלי עבודה
- הטמעת מערכת המסמכים
- הדרכה וליווי שוטף של העובדים הכותבים
כל זאת, בשיתוף פעולה מלא עם הצוות הטכנולוגי, הצוות הקריאטיבי ועובדי החברה – הלקוחות.
