לכתוב אימייל ב- 6 שורות - איילת צורי - הדרכה בכתיבה עסקית
  • איילת צורי
  • 3 Views
  • 0 Comment

פורסם ב 2010-10-27 | קטגוריית בלוג כתיבה שיווקית

לין גרטנר-ג'והנסון, מרצה לכתיבה עסקית מסיאטל, כתבה כי בהדרכה שערכה לאחרונה, סיפר לה משתתף, שמטרתו היא לכתוב אימיילים שאינם עולים על 5 משפטים. כיוון שהוא האדם השני בחברה שלו שהעלה בפניה מטרה זו, ראתה לנכון לשוחח על כך בפוסט.

אבל, האם אימייל בן 5 משפטים הוא מטרה לגיטימית ? שואלת גרטנר. שאלה זו רלוונטית לא רק בסיאטל, אלא גם בישראל. שוב ושוב אני נתקלת בשאלה זו מפי המשתתפים, בארגונים פרטיים וציבוריים כאחד: האם אורך האימייל קובע? ושאלה מעניינת אף יותר- שגרטנר נותנת עליה את הדעת רק בעקיפין – מה לעשות כשהמענה בתקשורת הפנים-ארגונית מצריך יותר מ-5 שורות ? מה לעשות אז?

ובכן, אני מסכימה עם גרטנר, כי המטרה שלנו היא לתקשר באופן אפקטיבי, בלי קשר למספר המשפטים. כל עוד המסר הוא ברור, תמציתי, מעוגן בפורמט טוב וממוקד בתוצאות. הכול טוב ויפה – ובכל זאת, מה לעשות כשהתכנים שלי במענה לאימייל ארוכים מ-5 שורות ?

אימייל צריך להיות קצר. נקודה.

לפי גרטנר, צריך לספק לכל אמצעי תקשורת מה שהוא צריך. מספר המשפטים אינו חשוב כל עוד אנו מכירים באמת: ככל שהאימייל ארוך, כך פחות אפשרי שהקורא יסיים אותו ויענה כפי שציפינו. חשוב לי לחדד מסר זה ולהדגישו על רקע התרבות העסקית הישראלית: תרבות של תכל'ס, ענייניות עד כדי בוטות ורצון לקצר דרכים לעתים על חשבון האפקטיביות בתקשורת.

לכן, אני מאמינה ומנחילה כי על האימייל להיות קצר. נקודה. אימייל ארוך אינו נקרא, מעייף את הקורא ולאורך זמן מפחית מהמוניטין של הכותב. לשיטתי, אימייל אפקטיבי אינו עולה על 6 שורות. בניגוד לגרטנר, ההבחנה שלי אינה לפי משפט, אלא לפי אורך. לפי מראה. ברוב המקרים 6 משפטים הם גם 6 שורות, אבל לעין ולאפקט הפסיכולוגי שלה יש השפעה מכריעה.

מה לעשות כשהמידע שאנו רוצים להעביר הוא רב?

גורג'ינה ליידלאו, כותבת אמריקנית אחרת,  מספרת כי כתבה אימייל בן 350 מילה. ככותבת מקצועית, בואו נניח שכנראה הצורך שלה במידע כה רב בהודעת אימייל אחת, היה אמיתי. ובכל זאת, כיוון שהדבר אינו אפקטיבי, מה לעשות כשהמידע שאתה רוצה להעביר לנמען הוא רב, ובכל זאת, רוצים להשתמש באימייל, ככלי המוביל לתקשורת פנים-ארגונית.

כאן מציעה גרטנר מספר דברים, כדי לא להעמיד את הקורא במבחן מסוכן לסבלנות הקורא ולמיקוד שלו. אם הייתי בעמדה של כותבת 350 מילה, אומרת גרטנר, הייתי בוחרת מאחת מהגישות הבאות:

•    דון במידע בטלפון עם האדם או באופן אישי, אחר כך סכם את הנקודות המרכזיות באימייל. בהומור היא מוסיפה כי זה יכול לעבוד כל עוד האדם אינו מוגבל לפגישות בנות 2 דקות.

•    האר את הנקודות המרכזיות ואת הבקשות העיקריות באימייל, וצרף את הפרטים במיזכר או בדוח.

•    מנה את הנושאים המרכזיים באימייל, אחר כך עקוב אחריהן בבקשה לפגישה כדי לדון בהן. צרף את הפרטים לבקשה לפגישה התאמת אמצעי התקשורת למטרה.

ברצוני להרחיב את הגישות שמציעה גרטנר לפי שיטתי, שיטת צורי לכתיבה עסקית.

עלינו להבין, כי בתקשורת עסקית, לרשותנו 3 אמצעי תקשורת עיקריים: שפה מדוברת, שפה כתובה ואימיילים (מקום טוב באמצע). עלינו להתאים את אמצעי התקשורת למטרה ולא להיפך. כלומר, אם קיבלנו אימייל שהתשובה לו מחייבת מידע רב, כזה מצריך 350 מילה, עלינו להפיץ אותו לנמען או להעביר אותו אליו בעזרת אמצעי אחר, שונה מהאימייל: בשפה מדוברת  – בפגישה או בשיחה או בעזרת שפה כתובה – מסמך או דוח. גם אלה, חייבים להתאים לנמען ולסיטואציה.

לעתים, צירוף מזכר או דוח, יכול להיתפס כטרחנות איומה וכביורוקרטיה מיותרת, ולכן יש לבחור בשיחה או בפגישה. לכל מדיה, השפה הכתובה והשפה המדוברת, יש יתרונות וחסרונות משלהן.

עוד מאמרים בנושא כתיבת אימיילים:

אין תגובות
השאר תגובה

You must be logged in to post a comment.

אימייל * שם
LATEST WORK


למעלה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות