לין גרטנר-ג'והנסון, מרצה לכתיבה עסקית מסיאטל, כתבה כי בהדרכה שערכה לאחרונה, סיפר לה משתתף, שמטרתו היא לכתוב מיילים שאינם עולים על 5 משפטים. כיוון שהוא האדם השני בחברה שלו שהעלה בפניה מטרה זו, ראתה לנכון לשוחח על כך בפוסט.
אבל, האם מייל בן 5 משפטים הוא מטרה לגיטימית ? שואלת גרטנר. שאלה זו רלוונטית לא רק בסיאטל, אלא גם בישראל. שוב ושוב אני נתקלת בשאלה זו מפי המשתתפים, בארגונים פרטיים וציבוריים כאחד: האם אורך המייל קובע? ושאלה מעניינת אף יותר- שגרטנר נותנת עליה את הדעת רק בעקיפין – מה לעשות כשהמענה בתקשורת הפנים-ארגונית מצריך יותר מ-5 שורות ? מה לעשות אז?
ובכן, אני מסכימה עם גרטנר, כי המטרה שלנו היא לתקשר באופן אפקטיבי, בלי קשר למספר המשפטים. כל עוד המסר הוא ברור, תמציתי, מעוגן בפורמט טוב וממוקד בתוצאות. הכול טוב ויפה – ובכל זאת, מה לעשות כשהתכנים שלי במענה למייל ארוכים מ-5 שורות ?
מייל צריך להיות קצר. נקודה.
לפי גרטנר, צריך לספק לכל אמצעי תקשורת מה שהוא צריך. מספר המשפטים אינו חשוב כל עוד אנו מכירים באמת: ככל שהמייל ארוך, כך פחות אפשרי שהקורא יסיים אותו ויענה כפי שציפינו. חשוב לי לחדד מסר זה ולהדגישו על רקע התרבות העסקית הישראלית: תרבות של תכל'ס, ענייניות עד כדי בוטות ורצון לקצר דרכים לעתים על חשבון האפקטיביות בתקשורת.
לכן, אני מאמינה ומנחילה כי על המייל להיות קצר. נקודה. מייל ארוך אינו נקרא, מעייף את הקורא ולאורך זמן מפחית מהמוניטין של הכותב. לשיטתי, מייל אפקטיבי אינו עולה על 6 שורות. בניגוד לגרטנר, ההבחנה שלי אינה לפי משפט, אלא לפי אורך. לפי מראה. ברוב המקרים 6 משפטים הם גם 6 שורות, אבל לעין ולאפקט הפסיכולוגי שלה יש השפעה מכריעה.
מה לעשות כשהמידע שאנו רוצים להעביר הוא רב?
גורג'ינה ליידלאו, כותבת אמריקנית אחרת, מספרת כי כתבה מייל בן 350 מילה. ככותבת מקצועית, בואו נניח שכנראה הצורך שלה במידע כה רב בהודעת מייל אחת, היה אמיתי. ובכל זאת, כיוון שהדבר אינו אפקטיבי, מה לעשות כשהמידע שאתה רוצה להעביר לנמען הוא רב, ובכל זאת, רוצים להשתמש במייל, ככלי המוביל לתקשורת פנים-ארגונית.
כאן מציעה גרטנר מספר דברים, כדי לא להעמיד את הקורא במבחן מסוכן לסבלנות הקורא ולמיקוד שלו. אם הייתי בעמדה של כותבת 350 מילה, אומרת גרטנר, הייתי בוחרת מאחת מהגישות הבאות:
• דון במידע בטלפון עם האדם או באופן אישי, אחר כך סכם את הנקודות המרכזיות במייל. בהומור היא מוסיפה כי זה יכול לעבוד כל עוד האדם אינו מוגבל לפגישות בנות 2 דקות.
• האר את הנקודות המרכזיות ואת הבקשות העיקריות במייל, וצרף את הפרטים במיזכר או בדוח.
• מנה את הנושאים המרכזיים במייל, אחר כך עקוב אחריהן בבקשה לפגישה כדי לדון בהן. צרף את הפרטים לבקשה לפגישה התאמת אמצעי התקשורת למטרה.
ברצוני להרחיב את הגישות שמציעה גרטנר לפי שיטתי, שיטת צורי לכתיבה עסקית.
עלינו להבין, כי בתקשורת עסקית, לרשותנו 3 אמצעי תקשורת עיקריים: שפה מדוברת, שפה כתובה ומיילים (מקום טוב באמצע). עלינו להתאים את אמצעי התקשורת למטרה ולא להיפך. כלומר, אם קיבלנו מייל שהתשובה לו מחייבת מידע רב, כזה מצריך 350 מילה, עלינו להפיץ אותו לנמען או להעביר אותו אליו בעזרת אמצעי אחר, שונה מהמייל: בשפה מדוברת – בפגישה או בשיחה או בעזרת שפה כתובה – מסמך או דוח. גם אלה, חייבים להתאים לנמען ולסיטואציה.
לעתים, צירוף מזכר או דוח, יכול להיתפס כטרחנות איומה וכביורוקרטיה מיותרת, ולכן יש לבחור בשיחה או בפגישה. לכל מדיה, השפה הכתובה והשפה המדוברת, יש יתרונות וחסרונות משלהן.
עוד מאמרים בנושא כתיבת מיילים:
