כתיבת מפרט טכני היא כתיבה טכנית מקצועית שחשובה לארגון או לעסק בתהליכי גדילה או בתהליכי שינוי, כמו גם לפני פריצה עסקית. היא מאפשרת לו להגדיר בדיוק נמרץ ובאופן המקצועי ביותר את צרכיו האמתיים, וכך לחסוך זמן בהיערכות עתידית. בסדנה לכתיבת מפרט טכני של איילת צורי נקבל הרבה דוגמאות למפרטים מתאימים כמו גם למפרטים שלא שירתו את הארגון, וכללים ברורים כיצד לכתוב מפרט טכני לכל מגזר שהוא: היי-טק, תקשורת, ביו-טק ופרמצבטיקה.
פרדוקס המפרט הטכני
מצד אחד, כל ארגון צריך מפרט טכני שמתאים למטרה, מדויק ומקצועי. מצד שני, דווקא המומחים הטכניים, שכל כך בקיאים בחומר, הם בעלי יכולות ביטוי נמוכות בכתב. הם יודעים מצוין לטפל במוצרים, לתקן אותם, אבל לא יודעים להסביר אותם. אולי כי הם לא צריכים… הפער הזה, בין הידע הטכני לבין הביטוי שלו בכתב, הוא הטריגר להדרכה בכתיבת מפרט טכני.
כתיבת מפרט טכני
כתיבת מפרט טכני היא כתיבה טכנית, המקנה למשתתפיה עקרונות בכתיבה טכנית.
כתיבת מפרט טכני כוללת את שלבי העבודה הבאים:
שלב מס' 1 יצירת תבנית מקובלת לסוגי הנהלים,
שלב מס' 2 – "הוראות אפייה" לשימוש בתבנית: איך יוצקים את התכנים לתבנית? מה מסירים ומה מוסיפים?
שלב מס' 3- מהו תהליך העבודה הנכון לכתיבת המפרט. לפעמים, תהליכי העבודה בארגון הם מיושנים ולא מתאימים לעידן הדיגיטלי.
שלב מס' 4 -כללי "עשה ואל תעשה" בכתיבת מפרט טכני. ממה צריך להיזהר? אילו בקרות עלינו להפעיל על המפרט ומתי? כמה אנשים יכולים להשתתף בכתיבת מפרט אחד? אם כן, איך עושים את זה?
תועלות כתיבת המפרט הטכני בתוך הארגון
כל ארגון כביכול יכול להשיג מפרטים טכניים מרשת האינטרנט. השאלה הגדולה היא האם הם מתאימים לו? גם אם כן, צריך לעשות להם "העתק והדבק" אינטיליגנטי. זהו ההיבט הטכני.
ההיבט העסקי של המפרט – כתיבת מפרט טכני בתוך הארגון או התאמת מפרט טכני קיים עשויות לחסוך לארגון ממון רב, אם המפרט ישמש אותו בעתיד לצורכי משא ומתן או יציאה למכרז. אלא מה, הרבה מומחים טכניים אינם מודעים להיבטים העסקיים של המפרט. הם לא מחשיבים אותם מספיק כפי שהם מחשיבים את ההיבטים הטכניים.
מבחינת ההיבט התקשורתי – גם בתחום אחד, כמו מעגלים חשמליים, ישנם כמה סוגים של מפרטים טכניים. צריך להכיר כל אחד ולדעת איזה תבנית מתאימה לו.
ואחרון חביב: כדי לכתוב מפרט טכני מצוין, צריך לדעת למצוא את הידע. מה שאומר שהכותבים צריכים לדעת לתשאל את עובדים הארגון ולדעת למפות את הידע המתאים. כדי לדלות את המידע הנחוץ למפרט טכני במינימום זמן.
