הכתיבה שלנו בארגון ובעסק היא תלוית-סיטואציות. ההקשר שלה יכול להיות עסקי, ציבורי או ארגוני, אבל הכתיבה היא האופן שבו אנחנו מתקשרים באופן יומיומי במקום העבודה שלנו. לכל אחד מאיתנו יש תפקיד בעסק או בארגון, אבל קודם כול אנחנו אנשים. אנשים שמעבירים מסרים אחד לשני, שחושבים ומרגישים. כאנשים אנחנו  מוטים על ידי רגשות, ולא רק כי הגוף שלנו מכיל למעלה מ-60% מים. אנחנו מושפעים מאוד מהרגשות שלנו.  לא פעם, הם אלה שמנחים את קבלת ההחלטות שלנו. בעידן הדיגיטלי, אנחנו רוב הזמן כותבים ופחות מדברים. לא רק שהשיחה האישית ביננו לעובדים, לעמיתים וללקוחות הולכת ופוחתת, אלא שהזום או הטימס, אמצעים לווידאו קבוצתי בזמן אמת, אפילו החליפו את התקשורת הבלתי אמצעית שלנו, שבה אפשר לראות פנים ושפת גוף.

נכון להיום ובשפה העברית בפרט, הבינה המלאכותית לא מבינה ברגשות. כלומר, בסיטואציות הכרוכות בעירוב רגשות, רגישות של קוראים מסוימים, פוליטיקה פנים ארגונית, דיפלומטיה נחוצה בכתב, המכונה לא יודעת להתאים את הכתוב. נכון שאפשר להגדיר אותם, אבל נכון להיום, היא לא יכולה לדייק בהם במאת האחוזים. לפעמים, אפילו ה-10 האחוזים הנותרים אפשר לשלוח הודעה לא מתאימה, לפגוע ביחסים או לאבד לקוח. אפשר להגדיר למכונה את התכנים הרצויים, את הסיטואציה וקצת את ההקשר, אבל לא תמיד הכותבים, בין אם הם מנהלים או עובדים, מודעים לכל ההיבטים הרגשיים או המורכבים הללו.

הנה 10 הסיבות למה גם בעידן ה-AI, עדיין צריך את 'שיטת צורי' לכתיבה אפקטיבית בארגון:

סיבה מס' 1 – כדי להתחשב ברגשות הקוראים

'שיטת צורי' נותנת מקום נרחב לרגשות שלנו בתהליך התקשורת הבין-אישית. קודם כול, היא עוזרת לנו בכלל להיות מודעים אליהם. מי בכלל חשב שיש לנו רגשות במקום העבודה בנוגע לנושא מסוים? ועוד רגשות כל כך עזים? מי בכלל חשב שהרגשות שלנו יכולים להשפיע על איכות המסמכים שלנו?

בשלב הבירור הרגשי, ואני רואה את זה שוב בקבוצות וביחידים שאני מלווה בכתיבה, אנשים פשוט נדהמים עד כמה הרגשות שלהם חזקים או שליליים, ועד כמה הם יכולים לקלקל תקשורת בונה. בשלב הראשון, מדברת 'שיטת צורי' על הרגשות הקיימים בתוכנו עוד לפני הכתיבה: הרגשות שלנו, הכותבים, והרגשות של הקוראים שלנו. קצת קשה להכליל רגשות של קהל שלם, וכאן אנחנו משתמשים במבחן ה"הקוראים הסבירים". כלומר, מה מרגיש עכשיו אדם שעונה להגדרות שקבענו לקהל היעד כתוצאה מקריאת הטקסט. לדוגמה: מה מרגישה מנהלת בת 50, שנמצאת כמה עשורים בתחום עזרים לרפואה, והיא אחראית על חברה מצליחה כלכלית בתרבות ארגונית של זהירות פיננסית בנוגע להוצאה בלתי צפויה?

סיבה מס' 2 – כדי לתפוס את התקשורת כתהליך

'שיטת צורי' מדברת על התקשורת כאל תהליך. ל-AI יש יכולת פחותה לראות את התקשורת כתהליך. כך לדוגמה, מניסיוני, ה-AI טוב מאוד במתן תוצאות למייל שיווקי "קר".  אני מגדירה את המשימה, מנסחת פרומט מתאים, ובום, יש לי נוסח מייל. אני משייפת אותו פה ושם, והנה, חסכתי זמן יקר של התלבטות בניסוח. אני מקבלת ממנו עזרה בנימוס, בניסוח, אולי אפילו בשפה אחרת. אין כל רגשות בעניין: אני לא מכירה את הקוראים, ואין לי או להם כל רגשות אליי.

בכתיבה ארגונית, זה סיפור לגמרי אחר. אני לא מדברת עם אדם זר. מדובר בעמיתים שלי במשך שנים, או  בלקוח  שנמצא במצב רגיש. צריך  להביא בחשבון את כל המורכבויות שלו. אני יכולה לפרט בפני הרובוט את המורכבויות הרגשיות. האם אני מודעת לכל ההיבטים? האם יש לי זמן לפרט בדקדקנות הדרושה? אולי הפירוט הרב בפניו יצמצם את היתרון הגדול של המכונה בחיסכון בזמן? גם נשאלת השאלה: האם יש לי בכלל זמן לפרט את כל המורכבות הרגשית בפני הרובוט? ובכלל, אם אקדיש לפירוט הסיטואציה זמן, אז אולי בכלל לא כדאי להשתמש ברובוט למטרה הזו? הרי אני רוצה לחסוך זמן בעזרת הרובוט. אז אולי כל הפירוט הזה יבטל את החיסכון בזמן?

הרי כתיבה מטבעה היא זוללת זמן, ואחד התפקידים של  AI  בכתיבה הוא לחסוך לי זמן כתיבה.

סיבה מס' 3 – כדי להתאים את התוצר של AI לפוליטיקה שבארגון

כמו שאמר לי פעם מנהל: "יותר משני אנשים בארגון זו פוליטיקה". יש פוליטיקה בעסק, במשפחה בבניין ואיפה לא. הבינה לא יודעת לזהות את הפוליטיקה, וגם הרבה פעמים אנחנו לא יכולים להגדיר אותה. באמצעות כלים ב'שיטת צורי' אנחנו יודעים לזהות את אופן התקשורת בארגון ולהתאים את תוצר ה-AI לפוליטיקה הפנים-ארגונית.

סיבה מס' 4 – כדי לאזן בין רגש לבין היגיון בטקסטים

באמצעות הכלים ב'שיטת צורי', אנחנו גם יודעים לאזן בין הרגש לבין ההיגיון ולהוסיף או לגרוע מהטקסט שקיבלנו. אנחנו יודעים להשאיר את הייחוד הארגוני, להתאים את הסגנון ללקוח או לעצמנו, לשפץ קצת את השפה העברית ולשמור על הייחוד האישי שלנו. בשיטת צורי אנחנו גם לומדים להבחין בין צרכים לבין רגשות. אולי בפעם הבאה שנפנה לבינה בבקשה לכתיבה, נדע טוב יותר להגדיר את הצרכים שלנו ואת הרגשות שלנו, ואז היא "תקלע" יותר.

סיבה מס' 5 – כדי להתבטא בכתב בנימוס

אין מה לומר. הישראלים הם לא עם מנומס. התוקפנות היא חלק מחיינו, ולפעמים אנחנו לא שמים לב איך היא משתרבבת לתקשורת שלנו, בפרט לתקשורת עם חברות מחו"ל או עם אנשים שאנחנו לא מכירים. ב'שיטת צורי' אנחנו לומדים להיות מודעים לתקשורת לא אלימה ולשפר את התוצרים שקיבלנו מה-AI למסרים נעימים ולא תוקפניים.

סיבה מס' 6 – כדי להגיה את התוצר של ה-AI ולערוך אותו בהתאם לצרכים או למדיניות הארגון

דוגמה נוספת לתהליך הכתיבה בתוך הארגון הוא  הגהה של המסמך בארגון. יש לכך הרבה דוגמאות: מנהל הצוות ערך את הפנייה החוזרת ללקוח; מנהל יחידת הבקרה ערך את טיוטת הדוח שלי בביקורת פנים; המנהלת שלי ערכה את מייל העמדה שאני רוצה לכתוב ללקוח נחשק. אני יכולה לתת לרובוט את המסמך או את המייל כמסמך חדש, אבל בכך אני לא מדייקת. אני גורעת ממנו את הכוונה, המטרה או חלק מההקשר, אם אני משמיטה ממנו את ההגהה בתוך הארגון.  העניין הוא, שלפעמים כשנותנים לרובוט כמה מטרות בבת אחת, הוא יכול להתבלבל. ב'שיטת צורי' יש הרבה מאוד כלים שמשלימים את הכתיבה של ה-AI; אלו הם כלים שבדומה לבינה, מבוססים על עולמות שונים כמו כתיבה, שיווק, ניהול, תקשורת, למידה וזיכרון ועל ניסיון בכתיבה של עשרות אלפי מסמכים.

סיבה מס' 7 – כדי להשתמש ב-AIבאופן מושכל ולא באופן אוטומטי

הבינה הולכת ומשתפרת, אבל עדיין אפשר למצוא אצלה נרמול של נקודות קיצון או אפילו מידע לא תקף. אולי לא נעים לה לומר לנו שהיא אינה יודעת תשובות לשאלות, אבל זה מה שקורה. לא תמיד המידע שאנחנו מקבלים ממנה הוא תקף. גם מהסיבות האלה, אנחנו צריכים לעשות הגהה על תוצרי המכונה ולבדוק אם הם מהימנים. בסופו של דבר, אנחנו חתומים על הטקסט שיצרנו, לא הבינה. אנחנו צריכים לשמור על המוניטין והמקצועיות שלנו בטקסטים שאנחנו מייצרים.

סיבה מס' 8 – כדי להתאים את התבניות של ה-AI לתרבות הארגונית ולתקשורת האישית שלי

AI הוא אוטומט. הוא רובוט. הוא לא יודע את המצב האישי שלי ביחס לאדם מסוים (סיטואציה), הוא פחות מבין את ההיררכיה ביננו (או סמנכ"ל ואני מנהל בדרג הביניים) , הוא לא חי בישראל בעסק המשפחתי שלי ולא יודע שמאחורי המייל ללקוח מסתתרות 30 שנה של יחסי לקוח-יבואן, שכשהם מזמן לא יחסי לקוח ספק אלא יחסי משפחה וחברות ומה לא, ולכל מילה יש ניואנסים ורבדי רבדים. לכן, צריך להתאים את תוצר הטקסט לתרבות הארגונית ולסגנון התקשורת.

סיבה מס' 9 – כדי להתגבר על הפחד שלנו מכתיבה אנושית

משום מה, ואני אומרת את זה מניסיון עם אלפי כותבים, להרבה מהם הכתיבה קשורה לרגשות של ערך עצמי, ביטחון עצמי ובלבול. פעמים רבות, אלו הם רגשות שליליים בנוגע ליכולות הכתיבה שלהם. הרבה כותבים פשוט לא בטוחים בכתיבה שלהם; מתקשים לבצע אותה בתהליך.  גם כשהם משתמשים בבינה, עדיין הם לא בטוחים אם התוצר נכון, אם הוא מתאים או ברור. בנושאים טכניים או חוזרים על עצמם, הבינה יכולה לחולל נפלאות. עשיתי לי כמה תבניות, ואני שולחת אותן שוב ושוב ללקוחות של העסק. אבל מה קורה עם מייל זימון עם הבוס שלי, שבו אני רוצה לבקש העלאה? במענה על תלונת לקוח? בנושאים רגישים, עלול העדר הביטחון העצמי של הכותבים להתעורר או להתערער, אם קיבלנו משוב שלילי או התעלמות. לכן, עדיין צריכה להיות התאמה אנושית למסר.

סיבה מס' 10 – כי עדיין מחפשים אוטוריטה (מומחיות) בכתיבה

אנשים עדיין אוהבים לקבל הנחיות מאנשים אחרים שנחשבים בעיניהם אוטוריטה בתחום מקצועי מסוים. לאחר 37 שנות כתיבה מקצועית וניהולית, 22 שנות הדרכה בכתיבה לארגונים, קריאה וכתיבה של עשרות אלפי מסמכים והודעות ופיתוח שיטה אינטגרטיבית לכתיבת מסמכים ('שיטת צורי'), אני יכולה לומר שאני, איילת צורי, אוטוריטה בתחום הכתיבה הארגונית והעסקית. שיטת צורי מבטאת את האוטוריטה הזו. כל מומחי ה-AI טוענים כי למרות שנדמה שהבינה תחליף את בני האדם, השילוב האופטימלי הוא בין האדם לבין המכונה. (AI, בינה מלאכותית).האדם מוסיף לתוצרי המכונה ניסיון, ידע נרכש ורגשות אנושיים. הבינה המלאכותית היא כלי משנה עולם, אבל עדיין כלי.