סדנאות הכתיבה לארגונים בשיטת צורי – מקרה מבחן (Case Study)

רוב העובדים, ולמען האמת גם המנהלים, לא ששים להשתתף בסדנה לכתיבה. זהו המצב גם בארגונים וגם בעסקים. נכון, הם יודעים שההכשרה חשובה להם, שסביר להניח שהיא תעזור להם בכתיבה, אבל הם לגמרי לא מתנדבים לבוא אליה. במיוחד אלה שמתקשים בכתיבה. זהו קצת פרדוקס, אבל אלה הן התובנות מעשרים שנות הדרכה בארגונים.

לכן, אם אנשים טורחים ומפנים זמן עבודה יקר להדרכה, חשוב שמהר מאוד הם ירגישו שהם מפיקים ממנה תועלת: שהם מקבלים כלים וטיפים שימושיים לכתיבה היומיומית שלהם בארגון.  זוהי הסיבה שההכשרה היא קצרה יחסית. אם היא פרונטלית, היא נמשכת בדרך כלל שני חצאי ימים. אם היא בזום, היא נמשכת שני מפגשים של שעתיים אקדמיות. פרק הזמן הקצר הזה מחייב דיוק בתכנים והתאמה מרבית לצרכים.

ככה זה עובד:

עקרונות בסדנאות הכתיבה בשיטת צורי

  • מיקוד בתכנים לשם השגת תוצאות
  • אוכלוסייה אחת
  • שיטה אחת
  • מיקום בארגון
  • הגבלה במספר המשתתפים
  • תרגול כל נושא במהלך המפגש
  • תרגול ומטלה מהמפגש הראשון לשני
  • מי יכול להשתתף בסדנה
  • התאמה מלאה לצורכי המשתתפים

מיקוד בתכנים לשם השגת תוצאות

כדי להגיע לתוצאות בפרק הזמן הקצר של הסדנה, עלינו להתמקד בתכנים מסוימים. ליתר דיוק, בסוג מסמך מסוים. לכן, כל מפגש מוקדש לסוג מסמך אחד ומסוים. לדוגמה: מפגש ראשון לכתיבת דוח. מפגש שני לכתיבת סיכום לדוח.

אוכלוסיה אחת

ככל שהמשתתפים משתייכים לאותה יחידה ארגונית, כך עולה הצלחת המפגש: תהליכי העבודה שלהם דומים, הם מדברים בשפה אחת, יש להם מנהל אחד. הם אפילו יושבים באזור אחד. לכל הפרטים האלה, יש חשיבות לא רק במהלך הסדנה עצמה אלא חשוב מכך: בזמן הטמעת המסרים שלה. הרבה יותר קל להטמיע סדנה בקרב אוכלוסיה מסוימת.

עם זאת, ישנן סדנאות שמותאמות לאנשי מטה. לדוגמה: "סדנה בכתיבת מייל" או "סדנה בכתיבת סיכום פגישה". באותו מפגש ישתתפו גם מנהל הרכש, גם מנהלת אגף הכספים וגם אנשי המינהלה.

שיטה אחת

גם אם הסדנה ארוכה יחסית, עדיין היא נערכת לפי שיטה אחת, שיטת צורי. לא מדובר באוסף אקראי של כלים או של תובנות, אלא בשיטה סדורה ומובנית שמוליכה את הכותבים צעד אחר צעד ליעד הנכסף: כתיבת מסמכים ומיילים מנצחים. קישור לספר.

מיקום

בדרך כלל, מתקיימות הסדנאות הפרונטליות במשרדי הארגון או במתקניו. הסדנאות המקוונות מתקיימות בזום, בדרך כלל של הארגון. המיקום הארגוני, הפיסי והוירטואלי, חשוב לחיזוק הלכידות הארגונית. הוא מדגיש שלא מדובר כאן בסדנה ללייף סטייל, או ב- Nice to have, אלא בהדרכה יישומית שנועדה לשפר את העבודה בארגון. במלים אחרות, מדובר בכלי עבודה.

הגבלה במספר המשתתפים

סדנה כשמה כן היא: היא מבוססת על תרגול. כדי שהתרגול יתבצע בהצלחה, חייבת להיות הגבלה במספר המשתתפים. זאת, משתי סיבות: קודם כול, תרגול של קבוצה גדולה מייגע את המשתתפים. עליהם להמתין בסבלנות עד שכל האחרים ישתפו בתוצאות התרגיל שלהם. חוץ מזה, הרבה אנשים מתביישים מהאופן שבו הם כותבים. ככל שהקבוצה קטנה ואינטימית יותר, כך הם מרגישים חופשי יותר להתבטא, לתרגל ולהשתפר בכתיבה. שימו לב: דווקא אלה שצריכים את ההדרכה, שזקוקים לשיפור בכתיבה, הם המתביישים יותר.

לכן, המספר המומלץ של משתתפים בסדנה נע בין 10-12 משתתפים. (סדנה פרונטלית). 12-15 משתתפים בסדנה מקוונת.

תרגול במהלך המפגש

במהלך הסדנה, אנחנו מתרגלים כל כלי וכל תובנה שמעלים. התרגול יכול להיות אקטיבי (פעיל) – חברי הקבוצה עורכים תרגיל קצר, או פסיבי (סביל) – אנחנו מציגים מסמך או מייל שממחישים את הנושא המדובר.

תרגול בין המפגש הראשון למפגש השני

בדרך כלל, בסדנה בת שני מפגשים, מקבלים המשתתפים תרגול קצר. כמובן, מדובר בתרגיל רשות. התרגיל נועד לבחון כיצד אני מטמיע את שיטת צורי ומהן הדילמות או הקשיים שעולים במהלך ההטמעה. את הדילמות נוכל להציג בתחילת המפגש השני ולדון בהן. בדרך כלל, מאחר שמדובר בשינוי הרגלים, הדילמה משותפת לכמה משתתפים, והעלאתה כמו גם פתירתה, מועילה לכולם.

מי יכול להשתתף בסדנה בכתיבה

האבחנה מי יכול להשתתף בסדנה בכתיבה היא חדה וברורה: כל מי שעוסק בכתיבה יומיומית או שבועית לפחות של המסמכים הנדונים בסדנה. מאחר שהסדנה היא מעשית, hands-on, אין טעם לכלול בה משתתפים לשם הרחבת הידע. כתיבה היא מיומנות קשה ממילא, ומשתתף שאינו צריך את הכתיבה ככלי עבודה ימצא את עצמו משתעמם במהירות. יתרה מזו, מספיק שמשתתפת אחת משועממת, כדי שהדבר יפריע למירקם העדין של הסדנה.

התאמה מלאה לצורכי המשתתפים

סדנאות הכתיבה בשיטת צורי מותאמות לגמרי לצורכי הכתיבה של המודרכים. הכתיבה היא משימה קשה מאוד למנהלים ולעובדים. כך שאם ההדרכה אינה מותאמת לצורכי ההדרכה במאת האחוזים, ממש כמו כפפה ליד, רבים הסיכויים שהיא לא תצלח. העובדים והמנהלים ייצאו ממנה מאוכזבים. לא קל להביא עובדים להכשרה בכתיבה. לעתים קרובות ההכשרה מלווה בחששות רבים של המשתתפים, הגם שהם אינם אומרים זאת. לכן, חשוב מאוד לקלוע לטעמם כבר בפעם הראשונה. כמו ברושם ראשוני, אין בהדרכה בכתיבה הזדמנות שנייה.

ההתאמה המלאה לצורכי המשתתפים נעשית באופן הבא:

  • תחקיר ואפיון צרכים לפני הסדנה, בדרך כלל כ-3 שבועות לפני ההדרכה עצמה.
  • מפגש תחקיר ואפיון צרכים. המפגש הוא פרונטלי או טלפוני, בהתאם לנוחיות הצדדים והמרחק הגיאוגרפי. במפגש התחקיר משתתף הלקוח (מזמין הסדנה) או מנהל הצוות המשתתף בסדנה. חשוב שהאחראי על צוות הכותבים או מי שמרכז את משימות הכתיבה של הצוות ועורך אותן באופן שוטף ישתתפו בתהליך ההכנה.
  • מילוי שאלונים על ידי מנהל ההדרכה או מנהל צוות הכתיבה: מנהל ההדרכה מגדיר את צורכי ההדרכה בשאלון. השאלון מכיל שאלות ספציפיות, שבעזרתן הוא מגדיר את צורכי ההדרכה, את המסמכים הדרושים ואת אופני השיפור הרצויים.
  • מילוי שאלונים על ידי המשתתפים – גם השאלונים מותאמים למשתתפים. השאלון מכיל שאלות ספציפיות, שבעזרתן מעלים המשתתפים צרכים שונים או בעיות במהלך הכתיבה.

CASE STUDY – סדנה בכתיבה לעסק משפחתי

המקרה הבא ממחיש את הצורך בהדרכה. הפעם – בארגון קטן. מדובר בעסק משפחתי לקירור. בעלי העסק, בעל ואשתו, הצליחו להרחיב את העסק. בעבר, ניהלה האישה את התכתובת ואת המשרד, אולם כיום, בשל הגדלת היקף הפעילות, היא עברה לתקשורת עם הלקוחות. אלה הם הקשיים שהתגלו לפני ההדרכה:

קשיים בתכנון ההדרכה לארגון

מנהלת המשרד החדשה התקשתה מאוד למצוא את המסמכים הקייימים. לבעלים הייתה שיטה משלה לתייק ולארגן את המידע. היא גם לא הייתה מוכנה ל"נדב מידע" על כך. התוצאה: לא היו דוגמאות להדרכה.

למרות שהעסק הוא קטן, התגלו פערי ידע בין המשתתפים בסדנה:

  • בעלי העסק – הרבה מידע נמצא אצלם בראש, והוא אינו כתוב.
  • שני השכירים החדשים – מנהלת המשרד החדשה והעוזר שלה לא מכירים את העסק, את תהלכי העבודה שלו וגם את מיומנות הכתיבה. הם עברו למטה מהשטח.

הפיתרון

לאחר החשיבה רבה, החלטנו לחלק את ההדרכה באופן הבא:

  • הפתיחה ומיומנויות הכתיבה משותפות לכולם. גם לבעלי העסק, שכיום אינם עוסקים בכתיבה השוטפת.
  • בהמשך ובתרגול ישתתפו רק שני השכירים החדשים. 

התוצאות

נוצרה האחדה בשפה בארגון גם בזכות החלק הראשון

השכירים החדשים הרגישו בנוח, העלו את כל הקשיים שלהם בכתיבה ובאחזור המידע. ההדרכה עסקה גם במיומנויות הכתוביה וגם באופן הארגון והשליפה של המידע. כך גם השגנו תוצאות וגם שמרנו על כבודם של בעלי העסק.

 

 

דילוג לתוכן