המדריך המלא לכתיבת סיכום פגישה

כתיבת סיכום הפגישה היא מיומנות הכתיבה העסקית הבסיסית ביותר ואולי החשובה ביותר לכל ארגון, חברה או עסק. למרות חשיבותה הרבה, ובעתות משבר – לצורך הנואש בה, יש הרבה בלבול בנוגע אליה בכל הארגונים, ומנהלים ועובדים רבים משקיעים שעות בכתיבתה. בסדנה לכתיבת סיכום פגישה, זוכים המשתתפים לכלים ברורים ומדויקים איך לכתוב סיכום פגישה, מה ההבדל בינו לבין פרוטוקול, מהן טכניקות הכתיבה השונות ומהם כללי ההפצה שלו בעולם העסקי בישראל.

מדוע חשוב לכתוב סיכום פגישה ?

בארגונים ובעסקים, בחברות ובמוסדות, התרבות הארגונית נשענת על פגישות – מונח המשרת פגישה של שני אנשים – ישיבה – מונח המשרת מפגש של 3 אנשים ויותר ודיון – מונח הלקוח מהעולם הצבאי. בכולם, אנשים מקדישים זמן עבודה יקר ולעתים את רוב שעות היום, לפחות עד שעות אחר הצהרים לפגישות, להחלפת דעות ולהעלאת רעיונות כדי להגיע להחלטות חשובות לארגון וליישומן. אליה וקוץ בה – אם אין מתעדים את הנאמר בפגישות ובישיבות וגם לא בודקים את ביצוע ההחלטות באמצעות התיעוד – הרי שהארגון בזבז זמן, קרי כסף יקר. מעגל קסמים זה הוא מעגל שאליו נשאבים ארגונים רבים וטובים. לעומת זאת, כדי למקסם את זמן הישיבות ולתעל את ההחלטות שהתקבלו במהלכן לטובת הארגון, יש לסכם אותן ולהפיץ את הסיכום בקרב המשתתפים ובעלי העניין. כאן מגיע הקושי הגדול, או שמא ההימנעות מכתיבה. מנהלים ועובדים רואים את כתיבת סיכום הפגישה כנטל משום שהוא מצריך השקעת זמן ומחשבה. מה גם שרבים אומרים לעצמם: אם היו לי 4-5 פגישות ביום, אינני מסוגל או מסוגלת לסכם את כולן. התוצאה: נמנעים מכתיבת כל סיכומי הפגישות. הפתרון האפקטיבי במקרה זה היה ליצור עדיפות ולהחליט על סיכום מספר ישיבות לפי החשיבות שלהם או הצורך הנוכחי בארגון.

סיכום הפגישה והידע בעולם הדיגיטלי

בעולם הדיגיטלי הוא מוצפים בידע, חלקו רצוי וברובו לא רצוי. פרט למידע הרב שאנו סופגים בכל ערוצי התקשורת, כמו מייל, רשתות חברתיות הודעות ומהסמארטפון, אנו מופצצים ברעשים תמידיים שמשפיעים על איכות הזיכרון שלנו ועל משכו. באופן זה, היכולת שלנו לזכור פרטים חשובים מעולם העבודה הולכת ויורדת. דווקא משום כך, חשוב לתעד את הפגישה ולסכם אותה כדי שנוכל לרענן את זכרונינו בנוגע אליה כשנצטרך את המידע.

סיכום הפגישה – ניהול הידע הבסיסי בארגון

אז לפני שרצים להשקיע בתוכנה יוקרתית או במערכת ממוחשבת למעקב אחר החלטות, כדאי לפנות לאמצעי הפשוט, אפשר לומר שווה לכל נפש: סיכום פגישה. סיכום פגישה הוא תמצית של הנאמר בישיבה או בפגישה, ולעתים מזומנות הוא מעוגן בתבנית מסמכים. כיוון שקיימים סוגים שונים של פגישות וישיבות, כך בהתאם קיימות גם תבניות מסמכים לכל אחד מהם.

ההבדל בין כתיבת סיכום פגישה לבין כתיבת פרוטוקול

בארגונים רבים קיים בלבול בין המונחים. זה המקום להבהיר מהו פרוטוקול ומהו סיכום פגישה. פרוטוקול הוא סיכום רשמי של ישיבה שנתון בסד של תבנית נוקשה למדיי ושל כללים ברורים. לא ניתן לשנות אותם וגם לא לתמצת את המידע, והוא נתון לבקרה משפטית. בניגוד לכך, סיכום פגישה אינו נתון לבקרה משפטית: הוא משמש את הארגון לצרכים פנים-ארגוניים (העברת ידע בתוך הארגון) ולקשר עם לקוחות או ספקים (העברת ידע מחוץ לארגון). ניתן לתמצת את המידע ואף רצוי ויתרה מזו:

סיכום פגישה – כלי שיווקי לכותב הסיכום

בשל הגמישות בכתיבת סיכום הפגישה, לא יהיה זה מוגזם לומר שסיכום פגישה יכול להוות כלי שיווקי בידי הכותב. מעצם העובדה שהכותב רשאי להציג את הנאמר מנקודת מבטו ולהשמיט מידע מיותר, הוא יכול לשקף את תפיסתו. עם זאת, חשוב לשמור על רוח הדברים, לבטא את כיוון הפגישה, את הנושאים, העמדות וההחלטות שהובעו בפגישה, לא לגרוע ולא להוסיף על התכנים שהועברו במהלכה.

איך כותבים סיכום פגישה

גם בסיכום פגישה, בדומה לפרוטוקול, עלינו להבחין בין כתיבת טיוטה לבין הנוסח הסופי. עלינו לרשום את הנאמר בפגישה לפי  האופן המתאים לנו: כתיבה קצרנית, ראשי פרקים, הקלטה או כתיבה בתוך תבנית המסמכים של שתשמש אותנו לתיעוד הפגישה או הישיבה.

עלינו להתבסס על העקרונות הבאים:

החלטות

אילו החלטות התקבלו בפגישה ? האם ההחלטה הייתה גורפת או רק של המנכ"ל ?

שיח

מהי הדרך שבאמצעותה הגיעו להחלטה ?

עמדות

מהן העמדות המרכזיות שהובעו בפגישה או בישיבה בנוגע לנושא המדובר.

דוברים

מי היו הדוברים בעד ? מי היו הדוברים נגד. גם כאן, בדומה לפרוטוקול, עליי להימנע מציון שמות פרטיים של הדוברים אלא להציג אותם לפי תפקידיהם, גם אם מדובר בארגון ותיק או בנושאי תפקידים המוכרים לכל המשתתפים. עלינו להבין כי בעידן הדיגיטלי ובמיוחד בעידן המייל הארגוני, סיכום הישיבה ייקרא על ידי רבים שאינם דווקא משתתפים הישיבה, ואף עשוי להישלח לארגונים אחרים או למוסדות רשמיים מחוץ לארגון.

משימות

יש להציג את המשימות בטבלה בסוף סיכום הישיבה ולחלק אותן לפי מהות, תאריך ביצוע ואחראי. ללא המשימות סיכום הישיבה הוא עקר מיישום; כשהוא כולל רק משימות, הוא לעתים קרובות לא ברור.

נושא

נושא הישיבה צריך לייצג את המסר המרכזי שהובע בישיבה בנוגע לנושא.

דוגמה לסיכום ישיבת צוות

הנה סיכום ישיבת צוות של ארגון ייצור גלובלי. הסיכום אינו מושלם, ובוודאי שניתן לשפר אותו מבחינת הניסוח או הנראות. עם זאת, המסר העיקרי של הנאמר בישיבה הועבר: הספק אינו עונה על הדרישות. קיימת השתלשלות בין הסעיפים, ואנו חשים כאילו היינו בישיבה. לכן, הסיכום הוא אפקטיבי. הנושא גם הוא מעביר את המסר העיקרי או את הסיבה שבעטיה התכנסנו לפגישה: הספק שלח לנו חומר לא מתאים לדרישה. כדי להשלים את המלאכה, יש ליצור טבלת משימות ולהקצות משימה לפי תאריך ביצוע ומבצע.

הנושא: סיכום ישיבה בנושא קבלת חומר לא מתאים לדרישה

נושאים שהוצגו בישיבה:

1. הספק לא עמד בהתחייבויותיו לגבי טיב החומר וזמן אספקה.  נתקבלו רק 40 יחידות אשר כשלו כיוון שהחומר אינו עומד בתקנים.
2. האחראי פנה לספק וזכה ליחס לא נאות ומזלזל.
3. הוחלט שאנשי אחזקה יערכו ישיבה פנימית של כל מנהלי ורכזי אחזקה וימליצו על מציאת ספקים חדשים בתחום העיבוד השבבי  וספקים נוספים מאזור הצפון.
4. קיבלנו מפרט טכני כולל והעברתי לספק על מנת לקבלת הצעת מחיר
5. יישלח לנו תוך מספר ימים מכתב סיכום עם כל ההתכתבות בנושא כולל תוצאות בדיקת מעבדה לאישור הפריט שאכן החומר אינו תואם להזמנה.

תבנית לכתיבת סיכום פגישה

מטרת הדיון

רקע לדיון

מהלך הדיון

החלטה

1.

3.

4.

משימות

הבלבול בארגונים: במהלך השנים, נפוצו בארגון תבניות שונות לסיכום פגישה. גם הכלים שמשתמשים בהם שונים מכותב לכותב, והם גורמים לפגיעה בתדמית החברה. בעיקר, רב הבלבול בין סיכום פגישה לבין פרוטוקול. בעצם, הבלבול יוצר 2 תופעות עיקריות: האחת, אנשים נמנעים מכתיבת סיכומי פגישה. אם אני לא יודע איך לכתוב מסמך כלשהו, אני נמנע מכתיבתו. השנייה, אנשים כותבים סיכומים ארכניים, מייגעים שאינם משרתים את הארגון ביום סגריר, אותו היום שבו נדרשים לסיכום הפגישה, שולפים אותו מנדבכי התיקיות, רק כדי לגלות שלא ניתן להשתמש בו.