סיכום פגישה הוא כלי חשוב לארגון, ואין ספק כי בכל הארגונים ובכל המגזרים מודעים לחשיבות שלו. סיכום פגישה הוא כלי שמשקיעים בו מאמץ: מלמדים אותו בארגונים, שוקדים על הצחצוח שלו ועל התקינות הלשונית שלו.
מנהלים תמיד מדגישים את החשיבות שלו בפני העובדים שלהם ומקפידים מאוד על ההוצאה שלהם ועל ההפצה שלהם. אבל מה לעשות שסיכום פגישה צריך להתאים לכל מיני סיטואציות בארגון, נעימות יותר ונעימות פחות. לא תמיד תבנית המסמכים או ההנחיות לסיכום הפגישה מספיקות.
לא מקבלים החלטות – סיטואציה מביכה פוליטית בארגון
אחת מהסיטואציות המביכות מאוד מבחינה פוליטית היא הסיטואציה שבה מתקיימת פגישה, אפילו פגישה חשובה, אבל בסופה לא מקבלים החלטה על דבר. יתרה מזו, הפגישה, הישיבה או הדיון איך שקוראים לה בארגון, יכולה להכיל הרבה מאוד בדיחות, שיחות לא רלוונטיות ומעט מאוד שיח לרוונטי לפגישה.
הדילמה: איך לסכם את הפגישה ללא החלטות מבלי לסכן את מעמדי בארגון
הדילמה העומדת בפניי, כמי שמסכם את הפגישה, במקרה שלא קיבלו כל החלטות במהלך הפגישה היא איך אוכל לסכם את הפגישה בסיטואציה הארגונית הזו.
במאמר זה אדבר על הסיטואציה הארגונית הזו של העדר קבלת החלטות בארגון, סיטואציה שהיא שכיחה הרבה יותר ממה שאנחנו חושבים, אבל ההשלכות שלה הן פוליטיות מאוד. אם אני אותנטית ב-100% כשאני כותבת את סיכום הפגישה, הרי שמן הנמע שאני משקפת את אוזלת היד הארגונית.
אוזלת יד שהרבה פעמים היא של המנהלים שלי או של אנשים שנמצאים למעלה ממני בהיררכיה הארגונית. אם אחשוף את אוזלת היד הזו, אני צפויה לחוות אי נעימות מהמנהלים שבזבזו את הזמן היקר של הפגישה או ממנהלים אחרים, ייתכן גם מהמנהל האישי שלי. לעתים, אני עלולה גם לסכן את מעמדי בארגון עם כל ההשלכות הכרוכות בכך. אם כך – איך מתגברים על הסיטואציה המביכה הזו ?
יש יותר מדיי ישיבות בארגונים, יותר מדיי סיכומי פגישה
לפני שאני נותנת את הפיתרון למבוכה הזו, אני רוצה לתת לה קצת הקשר לסיבות להעדר קבלת ההחלטות בישיבה, בדיון, או בפגישה, לא משנה איך קוראים לה בארגון. היא לא תמיד נובעת מתפקוד גרוע של מנהלים או מחוסר רצון לקדם את הארגון, היא נובעת מהעובדה שיש יותר מדי ישיבות בארגונים ובעקבות כך יותר מדיי סיכומי פגישה שיש להכין.
ריבוי הישיבות או ההודעה הספונטנית עליהן מביא לכך שאנשים לא מספיקים להתכונן לפגישה כמו שצריך, להכין חומר, להעלות אותו בפני הנוכחים ואז לקבל החלטה בנדון. לפחות בסביבה העסקית והציבורית בארץ, יש יותר מדיי ישיבות: יש ישיבות שלא מתוכננות מספיק או כאלה שהמשתתפים בהן לא מגיעים אליהן מוכנים. במלים אחרות:
- בהרבה ארגונים יש רעה חולה והיא – ריבוי ישיבות.
- מסיימים את הישיבות (או פגישות תלוי במונח השגור בארגון)
- ואז – "מתחילים לעבוד". אחת לכמה זמן מביאים יועץ ארגוני,
- משנים הרגלים,
- אבל מהר מאוד המצב חוזר לסורו: יש יותר מדיי ישיבות.
הנסיבות שבהן הישיבה היא לא אפקטיבית:
- כשהמשתתפים לא הגיעו מוכנים.
- כשסטינו מסדר היום.
- כשרבנו במהלך הישיבה.
- כשלא קיבלנו החלטות.
מנהלים מצפים לראות תוצאות בסיכום הפגישה
אלא אם החליטו מראש שמדובר בסיעור מוחות ביחידה או בארגון כולו, שזה נדיר ביותר, רוב המנהלים, הבכירים והמנכ"לים בפרט, כשהם קוראים את סיכום הפגישה או את סיכום הישיבה, רוצים לראות תוצאות. הם רוצים לראות שלא בוזבז זמן יקר של עובדים ושל מנהלים, שמקדמים דברים בארגון, שפותרים בעיות ושמקבלים החלטות. הם רוצים לראות תוצאות של הפגישה. אבל אני, הכותב או הכותבת, שרוצה לשמור על היחסים עם אנשים שבכירים ממני בארגון, לא רוצה לחשוף את העובדה שהם לא קיבלו החלטות, למרות שזו המטרה שלשמה התכנסו. אם אהיה אותנטית לגמרי, שזה עיקרון חשוב בסיכום פגישה, אני עלולה לפגוע במעמדי וביחסיי עם הסובבים. הדילמה הנוצרת כאן היא של מי שכותב את סיכום הפגישה, לא של מי שמנהל אותה. או אם תרצו, זוהי דילמה של הש"ג, לא של אלוף הפיקוד.
הפיתרון לבעיית העדר ההחלטה:
ליצור בתבנית כותרת ושמה "החלטות ורעיונות" במקום "החלטות"
הפיתרון של יצירת כותרת ושמה "החלטות ורעיונות" הוא פיתרון מבני, לא תוכני, כלומר, זהו פתרון הנמצא בתוך תבנית המסמכים. אפשר גם להשמיט אותו, או לא להשתמש בו כשאין בו צורך. זה הוא לא אופטימאלי, אבל הוא פיתרון לא רע, אם אני לא רוצה לבייש את הבכירים ממני בכתב ולהצהיר קהל עם ועדה שהם בזבזו זמן עבודה יקר בישיבה. מה קורה לקורא כשהוא רואה את הכותרת "החלטות ורעיונות" ? ברגע שהוא רואה החלטות ורעיונות הוא כורך אותן ביחד, ולמעשה חושב שקיבלנו החלטה. זוהי הטייה פסיכולוגית של הקורא, אבל היא בלתי נמנעת בהקשר הארגוני הזה, אם אני רוצה לשמור על מעמדי בארגון בסיטואציה המביכה הזו.
החלטות ורעיונות
הדוגמה הבאה ממחישה את ההסטה הפסיכולוגית או את העמימות הנוצרת כתוצאה מהכותרת "החלטות ורעיונות":
- לבטל את ההנחה ללקוחות מזדמנים
מה אומר הניסוח הזה לקורא ? שחשבנו לבטל את ההנחה (רעיון) או אולי שהחלטנו לבטל אותה (החלטה). הניסוח לא ברור, אבל הוא הכרחי בנסיבות הללו מטעמים פוליטיים. בדרך כלל, על כותרת להיות חד-חד-ערכית. כלומר, כותרת אופטימלית היא או "החלטות" או "רעיונות". לא שניהם ביחד. במקרה הזה אני חייבת לנקוט בדרך זו.
עמימות כפיתרון דחק
החיסרון של הפיתרוןן הוא ברור: הכותרת היא עמומה ולא ברורה, אבל בנסיבות הקיימות היא הכרחית. הפעם אני חורגת מההטפה שלי לבהירות ולדיוק, מסיבה פשוטה: פוליטיקה בארגון.
מה עושים בסיכום הישיבה כשאין בעייה של קבלת החלטות ?
פשוט מאוד: כשמקבלים בישיבה החלטה, כמו שצריך להיות, אני יכולה להשתמש ב-2 כותרות נפרדות בתבנית לסיכום פגישה: האחת – החלטות והשנייה – רעיונות. לדוגמה:
החלטות
- לבחור ספק להרחבת הספרייה.
- ליישם את תוכנית ההטמעה של מערכת הERP- החל מחודש מאי 2014.
רעיונות
- לבחון אפשרות לאחסן ספרים חדשים במחסן הארכיון שבקומה 1.
מאמרים נוספים בנושא תקשורת פנים ארגונית:
