כאשר ניגשים לפרויקט של ניהול תוכן ארגוני, ישנם מספר גורמים אשר יש לקחת בחשבון, כמו: עלות, טכנולוגיה וכמובן – אבטחת המידע.
לפניכם מספר נקודות שחשוב להביא בחשבון במהלך תכנון ההטמעה של מערכת תוכן ארגונית.
יחס עלות – תועלת (ROI) בהטמעת מערכת התוכן
מאז ומעולם, הסתכלו מסתכלים גופים עסקיים על השורה התחתונה: אמי"לי – "אני – מה יוצא לי מזה ?". מערכת ניהול תוכן פנים ארגונית, עשויה לשפר ולייעל את ביצועי החברה ואת המחלקות השונות שבה לאין שיעור. אך כדי להבין בדיוק האם ההשקעה תחזיר את עצמה, ואם כן – כיצד, יש לצוות את אנשי טכנולוגיות המידע ואנשי התוכן של החברה משלביו הראשוניים של הפרויקט.
שלבי ההטמעה של מערכת התוכן
למערכת התוכן יש מספר שלבי הטמעה. שלבים אלה מפורטים במאמר זה:
1. התאמה ראשונית לצורכי הארגון
מערכות לניהול תוכן ארגוני אמורות לפתור בעיות – לא לייצר בעיות חדשות. לכן, יש לוודא כי מערכת התוכן הנבחרת מתאימה לארגון באופן אופטימלי ולא לקחת מערכת שתאלץ אתכם לבצע בה אינספור התאמות לדרישות הארגון. בדרך כלל, מערכות התוכן המוצלחות ביותר שמצאתי במהלך שנות עבודתי הן אלה ששינו את תהליכי העבודה בדלתא מסוימת ולא עשו מהפכה שלמה בארגון.
2. שינוי הדרגתי בהרגלי העבודה – אבולוציה ולא רבולוציה
כמי שמאמינה באבולוציה ולא ברבולוציה, אני רוצה להסביר את עצמי: השלב הקשה בהטמעה הוא למעשה שכנוע המשתמשים שכדאי להם להשתמש במערכת. זהו השלב הקשה ביותר לכל אדם בכל מצב: לשנות הרגלים, לשנות דפוסי התנהגות, לחשוב אחרת. כולנו אוהבים את השגרה בדרך זו או אחרת, בפרט בעולם העבודה שהוא תובעני ועמוס מטלות. הפחד מחדשנות גובר ככל שיש עליי, העובד, יש מטלות רבות, לחץ רב או שאני משמש כצוואר בקבוק בארגון. ככל שההיבטים האלה קריטיים בתפקוד שלי, כך אגלה התנגדות רבה יותר למערכת התוכן החדשה, גם אם ההטמעה שלה מצריכה מבחינתי שינויי הרגלים קלים. כמובן, ככל ששביעות הרצון שלי במקום העבודה קטנה יותר, כך אגלה התנגדות רבה להטמעה. המוטיב הפסיכולוגי של העובד חשוב מאוד להטמעה כמו גם התרבות הארגונית. ליתר דיוק, ההיבטים ה"רכים" של רגשות ותקשורת בארגון הם אלה שחשובים להטמעה אפקטיבית לא פחות ולפעמים יותר מההיבטים הטכנולוגיים.
3. אבטחת מידע פנים-ארגוני
כדי להפיק את המירב ממערכת ניהול התוכן הארגוני, סביר להניח שתזרימו לתוכה כמויות אדירות של תוכן, שחלקו לבטח רגיש. מסיבה זו, יש לחשוב היטב על המקום שבו יאוחסנו המערכת והמידע (האם ב"ענן" או על מחשב/שרת מקומי), ואילו פרוטוקולים של אבטחה ישמשו כדי להגן על גישה לא מורשית למידע.
4. איזון בין צרכי העסק לטכנולוגיה
בסופו של פרויקט, על מערכת ניהול התוכן חלק להיהפך לחלק ממערך המחשוב של העסק. עליה להיות זורמת, ידידותית ולייעל את עבודתם של אנשי הארגון. לכן, חשוב לבצע את ההטמעה בצורה איטית ומאוזנת, אשר תאפשר בקרה על ביצועי המערכת וניהול סיכונים, כמו גם פתרון תקלות והרצה מהירים ויעילים. חשוב להתחשב בצורכי העובדים ולהתאים את ההטמעה לצורכי כל אגף ולייחודיות שלו בארגון.
