מיומנויות התקשורת של כל אחד ואחת מעובדי הארגון וביתר שאת של מנהלי הארגון תלויים בראש ובראשונה ביכולתם לשלוט ברזי התקשורת המילולית והלא-מילולית ולהחליט מתי ובאיזה אופן יש לעשות שימוש בסוג כזה של תקשורת בין אישית או בסוג אחר.
חשיבותה של התקשורת הלא-מילולית
לעתים קרובות אנו נוטים לשכוח, כי המסר שאנו מעבירים מבוטא לא רק במילים שבהן אנו בוחרים להשתמש, כי אם במגוון רחב של סממנים לא ורבאליים ובכלל זה טון הדיבור, שפת הגוף ואפילו הלבוש. בכל הנוגע לתקשורת בין עובדי הארגון, מקבלים היבטים לא מילוליים אלה מישנה תוקף.
כל מנהל באשר הוא חייב אפוא להיות מודע לחלוטין למסרים המועברים באמצעות שפת הגוף שלו ואף לדעת לפרש את שפת הגוף של האנשים שהוא פוגש. לשם המחשה, אם אתם נמצאים בפגישה ומנסים להציג את הרעיון שלכם, אך לפתע, אתם רואים כי הנוכחים מגלגלים את עיניהם או מתחילים להתלחשש איש עם רעהו, הרי וברור ונהיר הוא שאתם פשוט משעממים אותם. אם לא תהיו מודעים לניואנסים הבסיסיים הללו, הסיכוי שתצליחו בעולם העסקי הוא קטן ביותר.
התרגשות יכולה להעיב על התקשורת
לשם המחשה, לאחרונה נתקלתי באופן אישי באדם אשר התבקש להעביר מצגת במקום עבודתו. מבחינה אינפורמטיבית המצגת ענתה על כל הציפיות, אך הסיפור האמיתי היה האופן הבעייתי למדי שבו הועברה לקהל. העובד שהתבקש להעביר את המצגת התרגש מאוד והתנהל באופן מאוד עצור ולא טבעי במהלך הצגת המצגת. שפת הגוף שלו שידרה לחץ וריחוק, כך שלמעשה נוצר הרושם כאילו הוא מעביר את המצגת לעצמו ולא לקהל הנוכחים. התוצאות לא איחרו להגיע: השומעים התחילו לדבר ביניהם ולזוז בחוסר סבלנות על הכיסא, הקשב שלהם הופנה למקום אחר, והאדם שהעביר את המצגת אף נלחץ עוד יותר כתוצאה מכך.
מודעות לשפת הגוף ולקשר עין
כדי להימנע מתרחישים בעייתיים דומים, עליכם להגיע למעמד דומה משוחררים ככל הניתן, ולהיות מודעים כל העת למסרים שאתם מעבירים באמצעות שפת הגוף שלכם. היו אתם – היו טבעיים. בה בעת, שמרו על קשר עין עם הקהל שלכם ונסו לקלוט ממנו האם הוא עדיין אתכם או שמא איבדתם אותו כבר מזמן, ואם כן – עשו כל שביכולתכם כדי להרוויח את תשומת לבם מחדש. מומלץ לשמור על קשר עין עם הקהל במשך כ-70% מהזמן ולא בכולו. אחרת, תגרמו לאי נעימות לנמען, והוא או היא ירגישו כי אתם נועצים בהם עיניים, ואז יגלו אי-נוחות.
שימו לב להבדלים תרבותיים
כמו כן, באופן טבעי, מומלץ וראוי לתת את הדעת על ההבדלים התרבותיים ביניכם לבין בני שיחתכם (אם הבדלים תרבותיים כאלה אכן קיימים). כך למשל, לחיצת היד שכה מקובלת בתרבות המערבית, אינה בהכרח מקובלת בתרבויות אחרות. דוגמה נוספת היא האופן שבו תקבלו לידיכם את כרטיס הביקור של בן שיחתכם. במדינות כמו יפן, סין ודרום קוריאה למשל, נהוג לקבל לידיכם כרטיס ביקור תוך שימוש בשתי הידיים וקידה קטנה לאות תודה.
תקשורת לא מילולית – "עשה ואל תעשה"
- על רקע העובדה שתנועות ידיים יכולות גם להעביר את המסר כהלכה וגם לייצר סתירות לא מכוונות, שימו לב בדיוק מה אתם מסמנים – ולא פחות חשוב מכך – למי.
- קשר עין הוא מרכיב חשוב מאין כמוהו בתקשורת הלא מילולית. קשר עין מסמל עניין, הכרה, כנות ואמינות. אל תהססו ליצור קשר עין עם העובדים שלכם – שכן לא בכדי נאמר הוא כי העיניים הם ראי הנשמה.
- האופן שבו אתם עומדים (או יושבים) במהלך השיחה והבגדים שאותם אתם עוטים על עצמכם במהלך יום העבודה משדרים גם הם מסרים. עליכם לוודא כי מדובר במסר הנכון.
- השתדלו לא לפלוש אל המרחב הפרטי של העובדים והעמיתים שלכם. אל תתקרבו קרוב מדי מחד ומאידך, אל תנסו להעביר מסרים חשובים מקצהו השני של המסדרון .
החיפזון מן השטן
לבסוף, אם זה מכבר הופקדתם על משרת ניהול בארגון זה או אחר, הקפידו להעניק לסובבים אתכם את הזמן הנדרש להכירכם ולעמוד על הדברים החשובים ביותר מבחינתכם. מידי שבוע עשו מאמץ לפנות כשעה לטובת פגישה עם מנהלי האגפים הכפופים לכם, הציגו להם את היעדים והמטרות לתקופה הקרובה; וודאו כי הכל מובן על מנת למנוע אי-הבנות ביניכם לבינם. הקפידו לקבל משוב תמידי מהמנהלים הכפופים לכם, ואם קיימים חסמי תקשורת כלשהם – עשו ככל יכולתכם כדי להסירם.
למאמרים נוספים על תקשורת ניהולית:
