ניהול מסמכים

ניהול מסמכים

ניהול מסמכים

ניהול מסמכים או בשמו הלועזי “Document Management” הוא היכולת לשלוף מסמך בצורה מהירה, להשתמש בו שימוש חוזר ולשתף את כל עובדי הארגון בתוכנו. למעשה, ניהול מסמכים חשוב בעסק קטן לא פחות משהוא חשוב בארגון גדול. דווקא בעסק קטן, שבו העובד מבצעים מספר תפקידים, חשוב לשתף את העמיתים בפרות הכתיבה: במסמכים. ניהול מסמכים הוא החוליה הראשונית והבסיסית ביותר של כל ארגון ידע בארגון. ייתכן שחלק מהמסמכים הם פריטי ידע דיגיטליים, אבל כולם הם תחת אותה טקסונומיה ונתמכים על ידי מערכת טכנולוגית אחת.

ניהול מסמכים חשוב לא רק בחיי היום יום של הארגון אלא גם בתקופת מעברים או שינויים בארגון או בעסק: יצירת פורטל חדש, קליטת עובדים חדשים, שינוי מבנה ארגוני. אז גם נוצר הצורך למפות תכנים, לסנן אותם, לרענן אותם ולחילופין – גם להיפטר מהם.

ניהול מסמכים הוא כמו סידור ארון בגדים; משימה מורכבת לגבר ולאישה כאחד. אפשר לומר שאם נבחר ארון מודרני, הוא יהיה מסודר יותר, אבל אנחנו יודעים שהפיתרון אינו טכני, אלא מעשי שלא לומר רגשי. אנחנו יכולים ל”עשות בלגן” בארון, לא לשמור על הסדר ואפילו לזרוק בגדים באופן קבוע מחוץ לארון. כך גם בדיוק עם המערכת לניהול מסמכים: אנחנו יכולים להשתמש בה בצורה לא נכונה, לא לתייג את המסמכים ואפילו ליצור מסמכים ולשמור אותם מחוצה לה. הטמעת מערכת חדשה לניהול מסמכים קשורה בשינוי הרגלים, בחשיבה מחדש ובקביעת שגרות התנהגות אחרות.

 

closet-animation images closet-colur

לאיילת צורי ניסיון עשיר של כ-20 שנה בתיכלול פרויקטים בניהול מסמכים (Project Integration), הכולל את השירותים הבאים:

כל זאת, בשיתוף פעולה מלא עם הצוות הטכנולוגי, הצוות הקריאטיבי ועובדי החברה – הלקוחות.

מעניין אותך ? דבר/י איתי:

שם (חובה)

דואר אלקטרוני (חובה)

נייד

נושא ההודעה

תוכן ההודעה



למעלה

Font Resize
Contrast