כתיבת מענה למכרז: איך מגישים הצעה מנצחת במכרז - איילת צורי

כתיבת מענה למכרז: איך מגישים הצעה מנצחת במכרז

המדריך המלא למענה למכרז

מכרז הוא הזדמנות עסקית יוצאת מהכלל, המבטיחה לזוכה בו תעסוקה לאורך זמן, הגדלת היקף הפעילות העסקית שלו וגידול במוניטין.  במכרז איכותי, שלא נקבע על פי המחיר בלבד, יש למענה על המכרז חשיבות של לפחות 50% מהזכייה. מסיבות אלה, כדאי לארגון להשקיע באופן הכתיבה של המענה גם אם הוא חד-פעמי.

איילת צורי, בעברה עורכת-על Super editor של מכרזים בין-לאומיים בעולמות התקשורת ל- SBC ,012, קבוצת עורק (AMDOCS ,(EUROCOM, פרטנר, סלקום, פלאפון, תדיראן  וחוצה ישראל (כביש 6). בעמוד זה תוכלו למצוא תוכן רב בנושא כתיבת מענים למכרזים אשר נכתבו על ידי איילת צורי, מומחית בכתיבה לארגונים על כל היבטיה: כתיבה עסקית, כתיבה מקצועית, כתיבה שירותית וכתיבה מנהלית.
איילת פיתחה שיטה לכתיבה אפקטיבית, שיטת צורי, והיא מנחילה אותה בסדנאות הקבוצתיות שלה ובליווי האישי למנהלים בארגונים המובילים בארץ (לחצו כאן לרשימת הלקוחות המלאה). עד כה הדריכה למעלה מ-7500 אנשים.
אתם מוזמנים ליצור קשר עם איילת צורי בכל שאלה שיש לכם בנוגע לכתיבה לארגונים. לנוחיותכם, מספר הטלפון הוא 03-6471355, 052-3510583.

שם (חובה)

דואר אלקטרוני (חובה)

נייד

נושא ההודעה

תוכן ההודעה

למה מכרז חשוב ?

מכרז היא הדרך המקובלת בעולם הציבורי לבקש הצעות בקנה מידה רחב לשירותים או למוצרים. מאז שחוקקו תקנות חובת המכרזים, ואושרו על ידי ועדת החוקה של הכנסת, בשנת 1992. אז הוסדרה קבלת השירותים של משרדי הממשלה על ידי פרסום הודעה בפומבי. חוק חובת המכרזים קבע נורמות יסוד חשובות להתנהלות הציבורית, כאשר החשובה שבהן היא פרסום מכרז פומבי כתנאי להתקשרות באמצעות מכרז פומבי. עם זאת, כיוון שהחוק מהווה חקיקה ראשית, אין בו הסדרים מפורטים המפרטים כיצד ליישם אותו. במשך השנים, אימצו גם רשויות מקומיות וגם גופים עסקיים את המכרז ככלי לבקשת הצעות לא רק כדי לענות על דרישות החוק, אלא כדי גם לזכות בהצעות מסחריות אטרקטיביות יותר. מאחר שבמונח "מיכרז" טמון גם השימוש בחברי וועדת מכרזים כדי להכריז על הזוכה, מאמצות אותו גם חברות ציבוריות פרטיות. משתמשות בו ככלי לבחינת הספקים ולבחינת השקיפות בקבלת ההחלטות בארגון.

במשך השנים צבר המונח "מיכרז" מספר קונוטציות. החיובית שבהן היא הקונוטציה של שקיפות של ניהול תקין; השליליות שבהן הן היותו מותאם ללקוח פוטנציאלי עד כדי גיחוך מה שנקרא בלשון העם "מכרז תפור".

ברבות השנים שבהן מיושם חוק חובת המכרזים, ברור הוא שמצד מבקש השירות היציאה למיכרז אינה פירושה בהכרח הגינות, שקיפות וגם לא מקצועיות. מיכרז הוא לערובה להעדר שחיתות וגם לא הגשה מקצועית ועניינית של הבקשה. מכרזים רבים הם עמוסים לעייפה, מסורבלים ולא ברורים. עם זאת מצד נותן השירות המכרז הוא הזדמנות עסקית מאין כמוה, לעתים בבחינת להיות או לחדול. היקפי הפעילות המוצעים במכרזים הם עתירי ממון ויכולים להבטיח פעילות שוטפת של ארגון, חדירה לשוק חדש או הטמעת שירות.

מענה למכרז – הזדמנות עסקית שאין בלתה

כמי שהייתה חלק מהמכרזים הגדולים שהיו במשק בעולם התקשורת, הסלולר והתשתיות, אני יכולה להעיד כי מענה למיכרז פתח אופקים לחברות חדשות, לאפשר כניסה של גורמים בין-לאומיים והצעיד את השוק קדימה. עם זאת, ניהול המכרז והמענה לו נותרו עדיין סוגיות בעייתיות בארגונים, ומכמה סיבות:

ראשית, הכנת המענה זוללת-זמן מיסודה. כיום, עם ההתפתחות הטכנולוגית, המכרזים הם עבי כרס מבעבר. מאות עמודים של מפרטים טכניים מורכבים. שיהיה. רק הקריאה של מסמכי המכרז אורכת שעות, ולאמיתו של דבר רבים לא עושים אותה במלואה.

שנית, ברבים מהארגונים אין יחידה ייעודית להכנת מענים למכרזים. פירושו של דבר, שאנשי המכירות המת"לים, השיווק, המשפטנים מוסיפים את מטלת הכנת המענה למטלות השטופות שלהם, הרבות ממילא. שלישית, ריבוי התחרות גורם לכך שארגונים מנסים לתפוס נתחים גם בשווקים חדשים וניגשים למכרזים שאינם קשורים דווקא לתחומי הליבה שלהם או לא מהווים הזדמנות עסקית עבורם. רביעית, הכנת מענה למיכרז היא אקט מכירתי; עולם המכירות הוא עולם דינאמי, שהשינויים בו רבים; השחיקה רבה וגם התחלופה של אנשי המכירות. ברבים מהארגונים אחראים אנשי ה- Pre-sale על הכנת המענה, ולכשהם צוברים ניסיון בהגשת מענים, הם מתקדמים ועוברים לתפקיד אחר. מעטים הם בעלי התפקיד במציאות העכשווית שנשארים בתפקיד של הכנת מענים למכרזים לאורך זמן.

כתיבת מענה למכרזים מסוגים שונים

איך מגישים הצעה מנצחת למכרז

כדי לנצח בהגשת מענה למכרז, עלינו להבין, כי הגשת המענה, איכותית ככל שתהיה, גם אם היא מקצועית וערוכה כדבעי לפי צרכי הלקוח, היא 50% מההצלחה לכל היותר.

50% – קשב ללקוח

50% הנותרים הם הודות לקשב ללקוח: לתקשורת שוטפת עימו ולמודיעין עסקי. כשהלקוח יוצא למיכרז, הוא כבר מגובש דיו. קשה מאוד להשפיע עליו, קשה לשנות את הכתוב במיכרז ולא רק בגלל ששילמו ממון רב ליועץ מקצועי שיכין את המיפרט. גם לא בהבהרות למכרז. אם דרישות הסף שלו אינן עולות בקנה אחד עם התנאים שאני יכולה להמציא עבורו, לא יעזור לי כל מענה, מוצלח ככל שיהיה. מנהלי תיק הלקוח, שאמונים על הקשר השוטף עם הלקוח, צריכים להיות ערניים לצרכים שלו ולהתפתחויות בארגון שלו; להציע לו פתרונות עוד טרם היציאה למיכרז.

המודיעין העסקי שאני מדברת עליו אינו חלילה ריגול. פירושו, איסוף מידע, שברובו הוא גלוי ונמצא ברשת.

זיהוי הצרכים האמיתיים של הלקוח

זיהוי צורכי הלקוח היא מיומנות חשובה שנרכשת לאחר שנות ניסיון וקריאת מכרזים. הכוונה היא: מה הלקוח באמת רוצה ? מהו הפתרון שייתן לו את המנוחה בתחום שעליו עונה המיכרז ? מהו הצורך האמיתי שלו, שלעתים קרובות נבלע בתילי תילים של מלים ונתונים טכניים ? כשאנו מזהים את הצורך האמיתי של הלקוח מתוך המפרט, קל לנו לנתב את המענה לעברו. כמובן, האידיאל הוא לקבל את המידע באמצעות התקשורת הא-פורמאלית שיש לנו עם הלקוח בערוצים שונים.

ניהול תהליך ההכנה

בעידן הדיגיטלי, התפוצצות המידע היא גם בתחום של המכרזים. המכרזים רבים יותר, תכופים יותר; פרק הזמן להכנתם הוא כבר מזמן לא 90 יום אלא שבועות ואפילו ימים. ללא מערך משומן וחלוקת משימות יעילה, נדון המענה לכישלון. לכן, יש לבנות מערך של BACK OFFICE, מצומצם ככל שיהיה להספקת חומרי הגלם למענה: תבניות מסמכים לנושאים קבועים או תשובות לפתרונות שהן עדכניות ומשקפות את השירותים או המוצרים העכשוויים של הארגון; בארגון גדול, צריך אדם אחד או שניים לפחות שיידע לתכלל בין התוכן המשפטי, הטכני והשיווקי של המענה; שיידע לפנות לספקים ולקבל מהם תכנים שיווקיים שייכללו במענה. לעתים קרובות

לבנות את המענה על צוות ולא על אדם אחד

גם כשהארגון רוצה להתפרס לתחומים חדשים מעבר לתחומי הליבה מסוכן לבנות את המענה על אדם אחד או על מומחיות שלו. באחד מהמכרזים שהגשתי בחברת ייעוץ, רצינו להיכנס לתחום חדש בניהול ידע ולשם כך גייסנו כשותפים מומחית עולמית באחת מחברות ההיי-טק המובילות. זכינו במיכרז הנחשק.  אלא מה, הלקוח התנה את הזכייה בהובלה של אותה מומחית, שלא הייתה פנויה עבורו, משום שהיא התרוצצה ברחבי העולם עם פרויקט אחר. מאחר שהמענה נשען על המומחיות המקצועית שלה בלבד, בסופו של דבר, בוטלה הזכייה משום שהובלתה  של אותה מומחית הייתה התנאי לקבלת הפרויקט. לאחר דין ודברים, הזכייה בוטלה, למרבה עוגמת הנפש של הארגון. הרבה מאוד משאבים של היתכנות, כוח אדם ואנרגיה הושקעו במענה למיכרז זה, שהוכח ככרעי תרנגולת. לו היה המענה מסתמך על צוות ולא על אדם אחד, הייתה נמנעת עוגמת הנפש הזו.

האם המכרז כדאי עבורנו

כאן  אנחנו מגיעים להיבט החשוב ביותר בהגשת מענה מוצלח: הימנעות מעבודה לא משתלמת; בחינה מדוקדקת של כדאיות המכרז  בעיקר הכלכלית. דווקא בעידן של ריבוי מכרזים במגזר הפרטי והציבורי, חשוב להתמקד ולהקצות את המשאבים המצומצמים ממילא לאפשרויות אמיתיות: התבססות בתחום חדש, פיתוח עסקי ורווחיות כלכלית. בדומה לדברים אחרים, החשוב במענה במיכרז הוא לדעת להבחין בין עיקר לטפל: מתי כדאי לארגון לגשת למכרז; מתי יש לנו סיכוי אמיתי להצליח ומתי לומר: סליחה, זה לא מתאים לנו. כל תשובה שלילית פירושה פתיחת פתח לאפשרות עסקית אחרת.

כללים להגשת הצעה למכרז

קביעת תבנית מסמכים למכרז העונה על דרישות הלקוח

בדיקה ראשונית של עמידה בתנאי סף

המצאת ערבות מתאימה ועדכנית. לא מומלץ לחכות ליום האחרון אלא להיפך. להכין את הערבות מבעוד מועד.

העברת מסמכי המכרז ליועץ משפטי, שימצא אם אנו רשאים ויכולים לגשת אליו

שימוש במסמכים עדכניים של הארגון: פרופיל חברה, תיאור שירותים, תיאור ספקים, CASE STUDIES.

גיבוש אסטרטגיה למענה על שאלות הבהרה

השתתפות בכנס ספקים (אם ישנו)

מודיעין עסקי בנוגע לגישות המתחרים שלנו

כתיבת תקציר מנהלים בסוף תהליך הכתיבה ולא בתחילתו

גיבוש מכתב פתיחה מכובד ורשמי למענה

הגשה אסתטית של מסמכי המענה

שימוש בשפה רשמית והימנעות מז'רגון פנים ארגוני

סוגי מכרזים

ישנם כמה סוגי מכרזים, ואלה הם:

מכרז מקוון מכרז שההיבט הכמותי (מחיר) הוא הקובע, והוא נערך בזמן אמת למספר משתתפים.

מכרז פתוח מכרז שפתוח לכל מציע. המכרז מתפרסם במרשתת, בעיתונות או מאגרי מידע ייעודיים.

מכרז סגור – מכרז המיועד לקהילה מצומצמת וידועה מראש של פונים

מכרז איכותי מכרז שהזכייה בו עבור איכות המענה (מקצועיות, אופן ההגשה) הוא לפחות 50% משיעור הזכייה.

מכרז כמותי – מכרז שהזכייה בו היא לפי המחיר. ככל שהפונה ממעיט במחיר, כך סיכויי הזכייה שלו גדלים.

איך כותבים מענה למכרז

הסדנה בכתיבת מענה למכרז מתחלקת ל-2 ערוצים:

ניהול המענה כפרויקט

כתיבת המענה

ניתן לבחור את אחד הערוצים או לשלב ביניהם.

להלן סילאבוס של ניהול המכרז כפרויקט:

 

סילבוס הקורס:

מפגש מס' 1 – ניהול המכרז כפרויקט

מפגש מס' 2 – זיהוי צרכים – זיהוי תהליכי הליבה ותכנון המפרט

זיהוי  תהליכי הליבה של תחום הפיגור ברשות

תכנון המפרט

אופציונאלי:

זיהוי צורכי ספק במכרזים

ניהול סיכונים

מפגש מס' 3 – כתיבת המפרט

מפגש מס' 4 – שלבי הביצוע  ובקרת האיכות

מפגש מס' 5 – דיאלוג ועבודת צוות בניהול המכרז

מפגש מס' 6 – היום שאחרי –  היבט תפעולי ואיכות השירות

סילבוס לסדנה בכתיבת מענה למכרז

מעניין אותך ? דבר/י איתי:

שם (חובה)

דואר אלקטרוני (חובה)

נייד

נושא ההודעה

תוכן ההודעה



למעלה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות