כתיבת פרוטוקול ישיבה - איך לכתוב פרוטוקול (כולל תבנית חינם) - איילת צורי

כתיבת פרוטוקול פגישה

כתיבת פרוטוקול ישיבה בארגונים וחברות

כתיבת פרוטוקול היא תיעוד מלא של ישיבה או דיון בארגון, בעסק או במוסד ציבורי. כתיבת הפרוטוקול נעשית תמיד באמצעות תבנית מסמכים ובכלים קבועים ליישומה. חשוב לדעת כי פרוטוקול הוא מסמך רשמי לחלוטין, שנחוץ בהזדמנויות הבאות: ישיבה של דירקטוריון בחברה ציבורית או בורסאית, ישיבה של ועדה במוסד אקדמי או פעילות של עמותה. כל הפעילויות הללו מבוקרות על ידי פיקוח משפטי באמצעות עורך דין של הארגון או יועץ משפטי שלו.

בעמוד זה תוכלו למצוא תוכן רב בנושא כתיבת פרוטוקול אשר נכתבו על ידי איילת צורי, מומחית בכתיבה לארגונים על כל היבטיה: כתיבה עסקית, כתיבה מקצועית, כתיבה שירותית וכתיבה מנהלית.
איילת פיתחה שיטה לכתיבה אפקטיבית, שיטת צורי, והיא מנחילה אותה בסדנאות הקבוצתיות שלה ובליווי האישי למנהלים בארגונים המובילים בארץ (לחצו כאן לרשימת הלקוחות המלאה). עד כה הדריכה למעלה מ-7500 אנשים.
אתם מוזמנים ליצור קשר עם איילת צורי בכל שאלה שיש לכם בנוגע לכתיבה לארגונים. לנוחיותכם, מספר הטלפון הוא 03-6471355, 052-3510583.

הפרוטוקול – מסמך משפטי

לפרוטוקול יש השלכות משפטיות, וככזה אין לשנות את תבניתו או את כללי הכתיבה בו.  פרוטוקול כרוך תמיד במעורבות של עורך דין בבקרה על הנעשה בישיבה או בדיון: כדירקטור בחברה ציבורית או בארגון בורסאית, כחבר ועדה במוסד אקדמי או כחלק מהדירקטוריון.

פרוטוקול – מדד לשקיפות בארגון

כדי למנוע שחיתות ולשפר את ההתנהגות הארגונית, כדאי לתעד את כל הישיבות בארגון באמצעות פרוטוקול. תיעוד כזה מעלה את השקיפות של הארגון, מונע התנהגות לא נאותה בארגונים ומונע תביעות משפטיות עתידיות. הדוגמה הבאה ממחישה את חשיבות הפרוטוקול. השופט מישאל חשין ז"ל, שהיה ידוע בחריפותו ובעושר לשונו ,ביטל את המכרז למצילים בעיריית תל-אביב-יפו, משום שהוכיח שהעירייה לא יודעת לכתוב פרוטוקול. https://news.walla.co.il/item/647571.  בעיקרון, מה שאמר חשין, ואני מסכימה איתו במאת האחוזים, הוא שפרוטוקול צריך לשקף את האמת, מעין מצלמה שמצלמת ומקליטה את הנאמר, ואני מוסיפה – ומשקפת את רוח הדברים. פרוטוקול, מטבעו, צריך להיות מראה לרוח הדברים, לגרום לקורא  להבין במדויק את הנאמר ואת האווירה בחדר, למרות שלא היה שם כלל. אלה מה, בגלל שמצד אחד עליו לשקף את האמת ומצד שני לפרט אותה, הסכנה היא ארכנות יתר ולעתים אף טרחנות.

כתיבת פרוטוקול פגישה

איך לכתוב פרוטוקול

כדי לכתוב פרוטוקול באופן אפקטיבי, יש להבין כי כתיבתו מתחלקת ל-2 חלקים:

  1. תיעוד מלא של הישיבה בטיוטה
  2. כתיבה בתבנית הייעודית
  1. בנוגע לתיעוד המלא של הישיבה, יש להצטייד ברשמקול או להקליט מהנייד, כמובן ברשות הנוכחים; לכתוב בקצרנות וכמובן להתכונן לישיבה ולהבין במה מדובר. לא ניתן לתעד במהירות ובתבונה אף ישיבה, קצרה כארוכה, מבלי להיות בקי בתוכן ולהבין אותו. כשאנו לא מבינים תוכן, קשה לנו לתעד אותו: או שאנחנו מרגישים חוסר ביטחון וכותבים יותר מדיי, או שאנחנו מחסירים מידע חשוב שהוא לעתים קריטי. צריך לזכור שכותב או כותבת הפרוטוקול לא יכולים לעצור את הדוברים במהלך הישיבה יותר מפעמים ספורות, ובהתחשב בתרבות הארגונית הנהוגה במקומותינו, עליהם לדעת להבחין בין דברי האנשים שמתפרצים זה לדברי זה, צועקים או משתלחים זה בזה. נוסף על כך, על המתעד להכין מראש, לפני הישיבה את שמות המשתתפים ואת תיאור התפקיד שלהם. היכרות ראשונית זו גם מסייעת לו בתיעוד אינטיליגנטי של הנאמר בישיבה.
  2. כתיבה בתבנית ייעודית – יש לצקת את המידע לתבנית הייעודית ולארגן אותו בתוכה התבנית תוך שמירה על העקרונות הבאים:

טיפים בכתיבת פרוטוקול ישיבה

כתיבה אפקטיבית של פרוטוקול נשענת על העקרונות הבאים:

  • שפה רשמית בעברית: תחביר וניסוח נכונים, פיסוק נכון, הימנעות מז'רגון פנים ארגוני או מסלנג.
  • מיקוד בהחלטה ובשיח שהוביל אליה. גם כשעלינו לתעד את כל המדובר בישיבה, ניתן למקד את השתלשלות השיח לפי המידע שהוביל להחלטה.
  • חלוקה לפי נושאים ועמדות ולא לפי דוברים – החלוקה לפי דוברים, לדוגמה, משה או רונית מעייפת מאוד את הקורא. היא גורמת לכך שגם מקבל החלטה שזקוק לכל הפרוטוקול ולמידע הכלול בו יתנתק מרצף הדברים ויתקשה לעקוב אחריהם אם הציון הוא שמי. מה גם שאנשים בישיבות גם נוטים לחזור זה על דברי זה. בקריאה ובמסמך כתוב, בפרט במסמך רשמי, חזרה זו לא רק שניכרת לעין אלא פוגמת באיכות המסמך. 
  • הימנעות מפוליטיזציה של המסמך – כל שינוי של תכנים שנאמרו, השמטה או סילוף שלהם הוא עבירה משפטית לכל דבר. הפרוטוקול צריך לשקף את האמת, גם אם היא כואבת. לכן, אם הפרוטוקול מציג תמונה ורודה או תמונה חלקית של הנעשה בישיבה, הוא לא רק חוטא למטרתו אלא מהווה עבירה על החוק.

לסיכום, תדמית הארגון תלויה גם באיכות הפרוטוקולים הנכתבים בו. 

תבנית לכתיבת פרוטוקול

התבנית הבאה היא דוגמה לפרוטוקול הנהלה במוסד אקדמי. שימו לב לרשמיות:

פרוטוקול הנהלה מס' 13/2014 מיום 25/11/14

משתתפים חברי הנהלה:

חסרים  חברי הנהלה:

משתתפים שאינם חברי הנהלה:

על סדר היום: (רשימת הנושאים)

  1. אישור פרוטוקולים קודמים.
  2. נושא מס' 1
  3. נושא מס' 2
  4. שונות

החלטות:

  1. אישור פרוטוקולים קודמים:

3. החלטות בנושא מס' 2

4. החלטות בנושא מס' 3

נושא מס' 1

נושא מס' 2

 נושא מס' 3

דיבור לא פורמאלי (אופציונאלי)

                                                               אישר: __________________                            

                                                                                                                  – יו"ר

 

איך לכתוב פרוטוקול

מהות הסדנה לכתיבת פרוטוקול

כתיבת פרוטוקול היא מלאכה מדויקת, שלה כללים ברורים, הנלמדים בסדנה של איילת צורי. בסדנה אנו מקבלים תבנית מסמכים לפרוטוקול  וכלים לכתיבה שוטפת כמו גם להתגברות על דילמות, שהן רבות בכתיבת פרוטוקול. בסדנה מציגה איילת צורי מניסיונה העשיר של כתיבה וקריאה של פרוטוקולים בארגונים שונים וכן תובנות מהדרכת הסדנה בארגונים . רבים. הסדנה לכתיבת פרוטוקול היא אחת מסדנאות הדגל של איילת צורי.

"כתיבת פרוטוקול" היא סדנה בכתיבה מנהלית, המעניקה למשתתפים בה כלים מעשיים בכתיבת פרוטוקול, הכוללים: מתן תבנית מקובלת לפרוטוקול, "הוראות אפייה" לשימוש בתבנית, טיפול בדילמות והתאמה לקהל היעד. הסדנה לכתיבת פרוטוקול היא סדנה ספציפית, המבחינה בין הפרוטוקול לבין סיכום הפגישה ונותנת כלים לכתיבת פרוטוקול, הנמצא תחת פיקוח משפטי. הסדנה ל"כתיבת פרוטוקול" יכולה להוות חלק מ"סדנה לניהול אפקטיבי בכתב", מה"סדנה לתקשורת אפקטיבית בכתב", או מ"הסדנה לסיכום פגישה", והיא מיועדת לכותבי פרוטוקולים בלבד בארגונים ציבוריים או בחברות בורסאיות או למנהלים שלהם.

מטרות הסדנה לכתיבת פרוטוקול

תוצרי הסדנה

קהל יעד

משך הסדנה

סדנאות אחרות הקשורות לסדנה זו:

ליווי אישי הקשור לסדנה זו:

  מעניין אותך ? דבר איתי:

שם (חובה)

דואר אלקטרוני (חובה)

נייד

נושא ההודעה

תוכן ההודעה



למעלה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות