המדריך המלא לכתיבת מסמך עמדה (נייר עמדה) - איילת צורי

כתיבת נייר עמדה

המדריך המלא לכתיבת מסמך עמדה / נייר עמדה

הגדרה לנייר עמדה

מסמך עמדה או נייר עמדה הוא כל מסמך שנכתב בחברה, בארגון ציבורי או בעסק ומטרתו להביע עמדה בנוגע לפעילות מסוימת הנדרשת או נעשית בו: רכישת תוכנה, ייצור, מתן שירות או שינוי במבנה הארגון. נייר עמדה הוא מונח שמשמש גם ארגוניים פוליטיים Uחברתיים כדי לתאר את עמדתם בנושא מסוים. לדוגמה: נייר עמדה של הירוקים בנושא זיהום מי הים. המונח "נייר עמדה" מקובל מאוד בעולם הציבורי, בכנסת, בצבא ובמוסדות אקדמיים. לעתים יש לו שמות אחרים, רשמיים פחות: "קול קורא", נייר מדיניות. בכל מקרה, המטרה של נייר עמדה היא ברורה: לגבש דעה או מקבץ דעות ברור ומובנה לקהל מסוים לקראת פעילות או דיון בהם או כדי להסביר את מדיניות הארגון בנושא מסוים. נייר עמדה הוא מסמך רשמי ביותר, שיש לו השלכות ציבוריות ומשפטיות.

בעמוד זה תוכלו למצוא תוכן רב בנושא כתיבת מסמך עמדה אשר נכתבו על ידי איילת צורי, מומחית בכתיבה לארגונים על כל היבטיה: כתיבה עסקית, כתיבה מקצועית, כתיבה שירותית וכתיבה מנהלית.
איילת פיתחה שיטה לכתיבה אפקטיבית, שיטת צורי, והיא מנחילה אותה בסדנאות הקבוצתיות שלה ובליווי האישי למנהלים בארגונים המובילים בארץ (לחצו כאן לרשימת הלקוחות המלאה). עד כה הדריכה למעלה מ-7500 אנשים.
אתם מוזמנים ליצור קשר עם איילת צורי בכל שאלה שיש לכם בנוגע לכתיבה לארגונים. לנוחיותכם, מספר הטלפון הוא 03-6471355, 052-3510583.

מבנה מסמך עמדה

למעשה, נייר עמדה או מסמך עמדה יכולים לבוא לידי ביטוי בכל צורה כתובה שהיא: מסמך רשמי, מייל, כתבת דעה, פוסט בבלוג או באתר אינטרנט ואפילו מכתב תלונה כפי שנראה בדוגמאות שאביא. כדי שמסמך יעמוד בהגדרה של נייר עמדה עליו להיות מושתת על היגיון, להביא דעה אחת לפחות ולשכנע באמיתותה. לעתים, בפרט בניירות עמדה ציבוריים של הכנסת למשל, נמנעים הכותבים מעמדה מפורשת אלא מציגים מספר עמדות ומשווים ביניהן. לדעתי, מסמך עמדה אנומאלי חוטא למטרתו, משום שהקורא מעוניין לשמוע דעה נחרצת לכאן או לכאן. חשוב על עצמך – אם את או אתה משקיעים זמן בקריאה ובחשיבה על נושא נתון, האם לא הייתם רוצים להגיע למסקנה ברורה בסופו כדי לעבור לנושא אחר הנמצא בסדר היום שלכם ? בוודאי שכן.

הצורך בנייר עמדה

העידן הדיגיטלי הרחיב את הצורך בארגון גדול או בינוני ואפילו בעסק קטן בהבעת עמדה בכתב מפורשת, עניינית ומנומקת. הסיבות הבאות מפרטות מהו דווקא בעידן הדיגיטלי, הנחיצות של נייר העמדה (על כל צורותיו) חשובה מבעבר.

נייר עמדה

ריבוי דעות המקשה על קבלת החלטות

למעשה, דווקא עומס המידע בעולם הדיגיטלי: ריבוי המיילים בארגון, ריבוי המדיה והמעברים המהירים בין מטלה למטלה ובין אמצעי תקשורת למשנהו פוגמים בקשב שלנו וביכולת שלנו לקבל החלטות. כל ארגון נדרש לקבל החלטות כל הזמן. הרעשים הללו כמו עומס התוכן גורמים לנו לרצות לדעת את העמדות בכל רגע נתון באופן ברור ונחרץ.

חיפוש המידע באינטרנט לעתים מבלבל ולא מבהיר

גם עודף המידע במרשתת האינטרנט מבלבל אותנו. צרכן מידע כיום הנזון ממרשתת האינטרנט בלבד הוא צרכן מבולבל: בניגוד להנחה הרווחת, גוגל לא מביא את העמדה התקפה ביותר או הנכונה ביותר ובוודאי לא את הדעה המדעית ביותר אלא את העמדה המסחרית ביותר המשתלמת לו מטעמים שאינם ידועים לגולש המצוי. כך שפעמים רבות חיפוש מידע ברשת האינטרנט מותיר אותנו מבולבלים, שלא לומר אובדי עצות. מצאנו שני מקורות מידע- וכל אחד סותר את משנהו. במה להאמין ? בראשון ? בשני ? כך גם בארגון. ריבוי המיילים, מקורות המידע המגוונים ולעתים גם ריבוי נושאי התפקידים בארגון לא מקלים על תקפות המידע כדי לקבלת החלטות. מסיבה זו, כתיבת נייר עמדה בין אם היא עבור הארגון או לשותפים שלו יכולה לתרום מאוד ליכולת קבלת ההחלטות שהיא קריטית בעולם העסקי והציבורי.  

תיעוד אבל לא בהכרח בהירות

רוב בעלי התפקידים מתעדים את העמדות שלהם במקור כתוב: מצגת, מסמך או מייל. אלא מה: ככל שקבלת ההחלטה חשובה יותר, היא מערבת רגש עמוק יותר של הכותב. בניגוד ל-DEBATE, המקבילה הפרונטאלית של נייר העמדה, גילוי רגש מזיק ואף פוגם בבהירות המסמך. אנשים רבים, הם טכניים ומקצועיים, מומחים בתחומיהם, אבל יכולות השכנוע שלהם, בפרט בכתב, דלות. נוצר מעגל קסמים, שקשה מאוד לפרוץ אותו: ככל שיכולותיו של הכותב בשכנוע בעל פה או בכתב נמוכות יותר, כך עולה הצורך בנייר עמדה. העידן הדיגיטלי העלה את מנהגי התיעוד שלנו, אבל לא שיפר את בהירות הצגת העובדות, ולכן הצורך בכתיבה אפילו יזומה של נייר עמדה הוא מתבקש.

 

איך כותבים נייר עמדה

לנייר עמדה יש 3 שלבים , ולא ניתן לדלג אף לא על אחד מהם:

  1. תכנון
  2. כתיבה
  3. מעקב

גם אם העמדה שלי היא קצרה, ואני מתכוונת להביע אותה במייל בכמה שורות עליי לבצע את שלושת השלבים הנחוצים לכתיבת נייר העמדה בשלמותם. לא תמיד עליי לבצע את התכנון מול המחשב; אני יכולה לעשות אותו בזמן מת, ויש לנו הרבה זמן מת בחיינו, שבו אפשר לתת לגלגלי המוח שלנו לעבוד: בפקק, בחנייה או בפינת הקפה. למעשה בשלב התכנון, עליי להחליט ללא סייג מהי העמדה שלי ולהגיע לעמדה מגובשת ביני לביני. כותב שאינו מגובש בדעתו יכתוב מסמך עמדה גרוע. חד וחלק. בדוגמאות הרבות של ניירות עמדה שראיתי בחיי המקצועיים,  גם אם יכולת הביטוי של הכותב לא הייתה עשירה במיוחד, והתכנים לא היו מאורגנים כהלכה, עדיין היה נייר העמדה סביר. לעומת זאת, בכל ניירות העמדה המעורפלים, לאחר שיחה עם הכותב או הכותבים, הייתה הסיבה לכך ברורה: הכותבים לא הגיעו בינם לבין עצמם להחלטה סופית בנוגע לנכונות העמדה שהציגו במסמך.

תכנון מסמך העמדה

בשלב התכנון עליי לארגן את המידע שאספתי ממקורות מידע שונים ולמנוע את הכפילויות ביניהם. למה הכוונה ? ייתכן שאספתי מידע מתוך נהלים, מיילים, פורטל, מרשתת האינטרנט, סיכומי ישיבות. בהאחדת התוכן עליי להוציא את

ביצוע נייר העמדה

שלב הביצוע הוא הכתיבה עצמה. אפשר לכתוב את נייר המעדה לפי מבנה סדור לפי התכנון או לכתוב או בפרקים פרקים, ולאחד את הפרקים בתום הכתיבה. עמדת הכותב צריכה להיות ברורה, אך היא יכולה גם להשתנות במהלך הכתיבה. ישנם ניירות עמדה שהמבנה הראשוני שלהם הוא של השוואה בין מספר חלופות. לדוגמה: נייר עמדה לבחירת תוכנה, נייר עמדה לבחירת פתרון אוקולוגי וכיוצא באלה. לדוגמה, אם אני בעד התפלת המים

בקרה על נייר העמדה

הבקרה על נייר העמדה חשובה כדי לבחון באובייקטיבית את אופן השכנוע במסמך, הבהירות שלו, הבאת הנימוקים לכלל מבנה אחיד והיכולת של הכותב להביע עמדה ברורה ומנומקת.  באופן אידיאלי את המעקב או הבקרה על נייר העמדה כדאי שייעשה על ידי אדם מהארגון, לא על ידי הכותב. בכל מקרה, יש לקחת מרווח זמן של מספר ימים מסיום הכתיבה כדי לבחון את תקפותו.

מסמך עמדה

טיפים בכתיבת מסמך העמדה

המבוא לנייר העמדה צריך להכיל את המטרה של נייר העמדה וגם הגדרה של הכותב למונח שבו הוא משתמש. ללא הגדרה זו בתחילת המסמך, לא ניתן להבין

בכתיבת נייר עמדה, עליי לבחור קו מארגן או סדר להצגת התכנים:

 

סדר זה מהווה את השלד של המסמך יש לזכור כי ככל שמהמסך ארוך יותר, כך עליו להיות מאורגן יותר. ריבוי תכנים מטבעו מלאה את הקורא. אם אנחנו מעוניינים שהקשב של הקורא יימשך, שהוא יבין את עמדתנו וגם יוכל לחוות מצידו עליה דעה – עלינו לארגן את המידע לפי סדר מרכזי אחד, שבו יכולה להיות הסתעפות של תכנים נוספים.

קישור בין התכנים בתוך הפסקה

הקישור בין התכנים יכול להיעשות במספר אופנים:

חשיבות הקישור ההגיוני

נייר עמדה אפקטיבי מבוסס על חשיבה הגיונית. חשיבה הגיונית, כמובן, לפי התודעה של הקורא, נגזרת מתפיסת עולמו, מהידע המוקדם שלו ומיכולת ההבנה שלו. גם אותם צריך הכותב להביא בחשבון כשהוא מתכנן את נייר העמדה. היגיון בכללותו הוא דבר סובייקטיבי, אבל עליו לזכור כי להבדיל משכנוע שבעל פה, בDEBATE- למשל, הוא פונה רק להיגיון של הקורא ולא לרגש שלו.  כל הצגה הגיונית של עובדות יכולה להיות באחד משני האופנים הבאים:

1)הסקה דדוקטיבית-מהכלל אל הפרט.

2)הסקה אינדוקטיבית-מהפרט אל הכלל.

הסקה דדוקטיבית היא ההסקה שאנו עורכים לדוגמה בניסוי במעבדה. ישנה הנחת יסוד, שעליה אנו מסתמכים, כמו מבנה מולקולת המים, וממנה אנו יוצאים לדרכנו. אם מדובר בשכנוע, הסקה דדוקטיבית מתאימה לניירות עמדה ארוכים ולמסמכים שמתפרשים על עולמות רבים. לדוגמה, נייר עמדה של ועדת הרווחה בכנסת על מצבם של הבדווים בדרום. בעולם העסקי, שבו קוצר הרוח הוא תכונה בולטת, קשה לגרום לקורא לצאת מנקודת אינדוקטיבית, משום שאני מסתכנת באיבוד הקשב שלו בתהליך הקריאה.

במסמך עמדה, כמו בהצגת עמדה בעל פה, יש להיזהר מההצגה האינדוקטיבית או הדדוקטיבית משום שהיא לא תמיד מובילה למסקנה הנחרצת. עלינו לבחור את אופן ההצגה ההגיוני (לוגי) לפי קהל היעד, המוטיבציה שלו וההקשר. כך לדוגמה בנייר עמדה לממשלה שהוציאה התאחדות התעשיינים בנוגע לסגירות מפעל באזור הצפון, הציג הכותב את המסקנה כבר בתחילת המסמך. במילים אחרות, הוא בחר בסדר אינדוקטיבי, אבל הציג את תוצאתו כבר בתחילת המסמך – פיטורים של 8000 עובדים (בוחרים) כדי לזעזע את הקורא.

הצגת עמדה במסמך בהשוואה בנייר עמדה במייל

אין ספק, כי הצגת עמדה במסמך היא רשמית יותר, מנומקת יותר ומעמיקה יותר. הבחירה בסוג המסמך להצגת העמדה נגזרת מהנסיבות שלא לומר האילוצים של הכותב. לדוגמה: אם היה שיח סוער ברשת המייל הפנים ארגונית, והמנהל מרגיש כי עליו להתערב עתה ולהשתיק את הקשקשת ברשת, הרי שזוהי סיבה מצוינת למייל עמדה. במייל זה יסכם המנהל את הנימוק המקובל עליו מתוך שלל הנימוקים שהועלו עד עתה, במקרה הטוב יוסיף עוד נימוק, יימנע מפירוט ומהסבר ויקנח את המייל בהנעה לפעולה: דהיינו, מה על כל איש ואישה לעשות עתה כדי להטמיע את העמדה בארגון.

 

אורך נייר העמדה

מייל עמדה הוא קצר ותמציתי. הוא יכול להגיע עד 10 שורות לכל היותר; לעומת זאת, מסמך עמדה יכול להגיע גם עד 10 עמודים ויותר. במסמכים מורכבים, משפטיים, צבאיים, פוליטיים, שבהם לרקע ולמחקרים שנעשו עד כה יש משמעות, קיימת חשיבות לרקע ולאופן ההתוודעות של הקורא לנושא ולטיעונים שלי.  ככל שקהל היעד הוא מקצועי פחות, כך עליי להרחיב, להסביר ולנמק. משום כך לדוגמה, נייר עמדה של מבקר המדינה שפונה לאנשים בעלי רקעים שונים, מדיספלינות שונות, יכול להיות ארכני וכוללני, כדי להביא את כל העובדות ולספק פרשנות לכל אחת ואחת מהן.

הבדל נוסף בין מייל עמדה לבין מסמך עמדה הוא היבט התכנון. מסמך עמדה הוא מסמך שמצריך זמן הכנה רב. החשיבה עליו נעשית מראש – בפרק זמן כלשהו – ולעתים הוא מצריך חשיבה של כמה כותבים ואף עבודת צוות. לא כך הדבר במייל עמדה. לעתים קרובות, הוא מייצג עמדה של מנהל או של כותב אחד ולא של יחידה שלמה. כפי שנאמר, הוא יכול להיות נסיבתי, אבל הנחיצות בו בזמן הנכון ובהקשר הנכון היא רבה.

 

 

דוגמאות לנייר עמדה

דוגמה מס' 1 לנייר עמדה

 

                                                                                          ‏2 דצמבר, 2013

                                                                                          ‏כ"ט כסלו, תשע"ד

לכבוד

ד"ר שגיא גבריאל

רישום תכשירי הדברה

אגף בקרת חומרי הדברה ומזיקים

המשרד להגנת הסביבה

ירושלים

 

ד"ר גבריאל הנכבד,

 

הנדון: התייחסות ענף הגנת הצומח נוהל הגשת בקשות לרישום תכשירים להדברת מזיקים לאדם

ראשית ברצוננו לברך אותך ואת צוות המשרד על העשייה הרבה לשיפור רישום התכשירים להדברת מזיקים לאדם.

טיוטת נוהל זו ובקשתכם לקבל את הערותינו הינה מבורכת.

להלן מספר הערות כלליות לנוהל שנבקש שיקבלו ביטוי:

כמו כן, נבקש לדעת מה הן לוחות הזמנים לתחולת הנוהל המעודכן?

נשמח מאוד להיפגש עימך ועם צוות להציג את הערותינו.

להלן הערותינו הפרטניות לסעיפים בנוהל:


 

דוגמה מס' 2 לנייר עמדה

פורום יצרני המרכבה והרק"מ

 

לכבוד,                                                                                                      ‏29/08/2017

ח"כ

כנסת

 

   הנדון : פרויקט טנק המרכבה (מרכבה ונמ"ר) על סף סגירה בשל  העדר תקציב

 

שלום רב,

אני פונה אליך בשמם של 200 המפעלים אשר הינם ספקים של פרויקטי טנק המרכבה והנמ"ר, אשר חוששים לעתידם בשל הצפי לקיצוץ בתקציב משרד הביטחון בכלל ופרויקטי המרכבה והנמ"ר בפרט.

בפרויקט טנק המרכבה מועסקים כ- 8,000 עובדים בכ-200 מפעלים (ישירים ועקיפים).     40% ממפעלי הפרויקט ממוקמים בפריפריה ומתפקדים כ"מפעלי עוגן" ביישובם (עובדים ישירים ועקיפים).

עבור ישובים רבים זאת תהא "מכה אנושה". לדוגמה: קריית שמונה, מצפה רמון, מעלות, אשקלון, נהריה.

70% מהפרויקט מיוצר בישראל, ואילו המנועים נרכשים בחו"ל.

מה החשש  אם ייסגר הפרויקט?

מדוע לא לסגור את הפרויקט?

 

 

אני פונה אליך בבקשה לקיים פגישה עימך במטרה להציג בפניך את המשמעויות החמורות על המפעלים והמועסקים בהם, בשל החשש לפגיעה בפרויקט המרכבה.

 

בברכה,

אברהם בר דוד

יו"ר פורום יצרני הרק"מ

התאחדות התעשיינים

 

דוגמה מס' 3 לנייר עמדה

תכנון נייר עמדה לכנסת עבור הוועדה המייעצת לשר הבריאות

תכנון המסמך:

הנושא: מקצוע הפרעות בתקשורת

המטרה: לבדל את מקצוע קלינאי התקשורת ממקצועות דומים, להגדיר את תפקידו ואת אופן העבודה בו.

הנמען – מנכ"ל משרד הבריאות

המוען: ראשת ארגון קלינאי התקשורת, ד"ר בקלינאות תקשורת

מבנה נייר העמדה

  1. הגדרת הפרעות בתקשורת
  2. בידול הפרעות לתקשורת ממקצועות קרובים כמו רופאים, ליקויי למידה וריפוי בעיסוק.
  3. הגדרת תפקיד של קלינאי תקשורת

מהו תפקידו של קלינאי תקשורת ?

 

  1. תחומי עיסוק ייחודיים של קלינאי תקשורת
  1. סוגי קלינאי התקשורת:
  1. המסר של מסמך העמדה: על משרד הבריאות לפעול לפי הגדרה זו של קלינאי תקשורת ולפי הקווים המנחים של מסמך זה.

 

סדנה בכתיבת נייר עמדה

הסדנה בכתיבת נייר עמדה של איילת צורי היא סדנה למנהלים, שנותנת להם כלים להביע את עמדתם בכל מדיה: מסמך, מייל או מצגת. הסדנה מותאמת לצורכי הארגון, ואורכה הוא 2 חצאי ימים בהדרכה. הסדנה היא חווייתית, ובמהלכה אנו מתרגלים כתיבת נייר עמדה לארגון המתאים לתכניו ולתרבות הארגונית שלו.

בתום הסדנה, מקבלים המשתתפים תבנית מסמכים אחת לפחות וכלים יישומיים להבעת עמדה בכתב שתהיה ברורה, אפקטיבית ומניעה לפעולה.

להלן דוגמה לסילאבוס אופייני

מבוא

  תכנון נייר העמדה

כתיבת נייר העמדה

תוצרי הסדנה לכתיבת מסמך עמדה

קהל היעד לסדנה לכתיבת מסמך עמדה

מעניין אותך ? דבר/י איתי:

שם (חובה)

דואר אלקטרוני (חובה)

נייד

נושא ההודעה

תוכן ההודעה

 



למעלה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות