איך להכין מצגת אפקטיבית להרצאה? איילת צורי

המדריך המלא להכנת מצגת אפקטיבית להרצאה / שיעור

איך להכין מצגת אפקטיבית להרצאה?

מצגת אפקטיבית היא מצגת בעלת מסר ברור, שבסיומה הבנתי מהו הרעיון, שאותו אוכל לתמצת במשפט אחד, שברצונן הכותב להעביר. מצגת אפקטיבית פונה לצרכים הרגשיים שלי, לידע שלי ולתפיסות החשיבה שלי ולערכיי. מצגת אפקטיבית היא מצגת ממוקדת, שמציגה נושא או חלק ממנו בצורה בהירה ושכלתנית. מצגת אפקטיבית היא מצגת שבסיומה אני יודעת להגדיר מה רצה הדובר לומר, איך הוא מוכיח את דבריו ומהן המסקנות שלו.

מצגת אפקטיבית היא מצגת שמשתמשת באמצעים ויזואליים בחוכמה ובמידה הרצויה; כל שקף עשוי בקפדנות; כל תמונה או תצלום מתאימים וכל מילה היא בסלע.

מצגת אפקטיבית מכילה רק ראשי פרקים של הנאמר בעל פה. היא משלימה את ההרצאה הפרונטאלית

 

בעמוד זה תוכלו למצוא תוכן רב בנושא הכנת תכני מצגת אשר נכתבו על ידי איילת צורי, מומחית בכתיבה לארגונים על כל היבטיה: כתיבה עסקית, כתיבה מקצועית, כתיבה שירותית וכתיבה מנהלית.
איילת פיתחה שיטה לכתיבה אפקטיבית, שיטת צורי, והיא מנחילה אותה בסדנאות הקבוצתיות שלה ובליווי האישי למנהלים בארגונים המובילים בארץ (לחצו כאן לרשימת הלקוחות המלאה). עד כה הדריכה למעלה מ-7500 אנשים.
אתם מוזמנים ליצור קשר עם איילת צורי בכל שאלה שיש לכם בנוגע לכתיבה לארגונים. לנוחיותכם, מספר הטלפון הוא 03-6471355, 052-3510583.

איך מכינים תכני מצגת

כדי להכין את המצגת עלינו לבחור את המסר, אותו משפט שיהדהד במוחו של קהל היעד לכשתסתיים הקרנת המצגת. למה הדבר דומה ? לאותם רגעים שבהם יושב הקהל באולם לאחר סרט חוויתי, לאחר מחיאות הכפיים (אם היו) ובהן מהרהר כל אחד בינו לבינו על הסרט, או על המצגת. אין הבדל בין מצגת לבין סרט. שתיהן מספרות סיפור, ורצוי שיהיה מסופר טוב. שיהיה קולח, שתהיה לו עלילה ושיהיה מעניין.

איך מכינים מצגת

תכנון המצגת

תכנון המצגת, בניגוד לדעתם של רבים, הוא לא תכנון השקפים. הוא גם לא ארגון המידע או הנתונים שאספתי, שתמיד הם רבים מדיי ולעתים קרובות הם עודפים. תכנון המצגת הוא קודם כול הגדרת המטרה: מה אני רוצה להשיג לאחר הצפייה במצגת ותכנון המסר – אותו משפט יחידאי שיישאר אצל הצופה בתום ההקרנה. המידע לעתים מפריע למצגת לא בגלל שאני רוצה לייצר fake news, אלא משום שהוא מבלבל את הכותב או את מכין המצגת.

סינון המידע

סינון המידע מהמצגת הוא אחת מהמשימות הקשות ביותר בכתיבתה. העיקרון להכנסת תוכן רלוונטי במצגת הוא פשוט: תוכן שתומך במסר, באותו משפט יחידאי שאני רוצה שייחקק בלב הצופה צריך להיכלל במצגת. תוכן שאינו מחזק את המסר צריך להיות מוצא מהמצגת.

איך עורכים מצגת – ארגון מצגת

בחירת רצף המצגת

בחירת הרצף של המצגת היא קריטית ללכידות של המצגת ולעניין שלי בה. אני יכולה ליצור ממש סיפור: עם התחלה, אמצע וסף ואז כמובן שציר ארגון המידע הוא כרונולוגי; אני יכולה ליצור ציר של השוואה, שגם הוא אפקטיבי מאוד שבו אני משווה בין שני דברים דומי אבל מראה את השוני ביניהם. רצף זה הוא אפקטיבי כשהמצגת נועדה לקבל החלטה, ואני רוצה להציג לקהל 2 חלופות. אני יכולה גם לבנות את המצגת על הסבר, אבל מפאת קוצר הרוח של המאזינים, עליי לתת את המסקנה (המסר) בהתחלה, ורק אחר כך להמציא את ההסבר.

שקף מקדים

שקף מקדים המפרט את מטרת המצגת, הדובר ורקע קצר בן משפט או שניים מכניס סדר למצגת ומאפשר לצופים להיכנס לנושא בקלות הוא מבוא מצוין להצגה. לא כדאי לוותר עליו, בפרט כשיש הגבלה

שקף מסכם

שקף מסכם הוא שקף שמסכם את המסר שהבאתי במצגת והוכחתי בה ומוסיף לשקף המבוא גם תמצית של ההוכחות שהבאתי למסר במהלך המצגת. גם כאן, במקרה של מגבלה במספר השקפים, אין לוותר על שקף הסיכום. הוא חשוב מאוד לקהל.

שימוש בדוגמאות

שימוש בדוגמאות בגוף המצגת הוא אפקטיבי אם הדוגמה מייצגת או ממחישה את המסר. דוגמאות אפקטיביות מאוד בגוף המצגת, כי הן גם מאפשרות לדובר להרגיש חופשי ולהתבטא במהלך ההצגה ולהביא את התובנות האישיות שלי, אנקדוטות או תיאור הניסיון.

כללים לבניית מצגת אפקטיבית

סוג המצגת

ישנם 2 סוגים עיקריים של מצגת: האחת, מצגת מכירתית, שנועדה לשכנע אותי באמיתות מסר מסוים; השנייה, מצגת אינפורמטיבית, שנועדה להמציא ידע לקהל שלי ולהרחיב א ההבנה שלהם בנושא מסוים. הבחנה זו היא דידקטית בלבד, משום שלדעתי גם המצגת האינפורמטיבית ביותר, כמו סקירת השנה במכירות נועדה לשכנע ולהעביר מסר סמוי, כמו "היינו מצוינים השנה". כך שגם מצגת מידעית נועדה לשכנע את הצופה, אולי בצורה עדינה ומובלעת מאשר במצגת מכירתית.

טיפים לכתיבת מצגת מנצחת

חשוב על הרגש שמעוררת המצגת

רגש הוא דבר חשוב, והוא עיקרון מנחה ביכולת השכנוע שלנו בעל פה ובכתב. מאחר שמצגת משלבת גם מדיה מדוברת וגם מדיה כתובה, עלינו להתייחס בכובד ראש לרגשות שתעורר המצגת מההיבטים הבאים:

טיפים לכתיבת מצגת

אחד את מקורות המידע לפני ההכנה

הכנת מצגת היא פרי תכלול (אינטגרציה) של מקורות מידע שונים. לא רק מבחינת יצרני המידע אלא גם מבחינת הפורמטים: סיכומי פגישות, מיילים, ריאיונות ותחקירים מהמרשתת. אל תתנו למקורות המידע לבלבל אתכם. עליהם להיות שקופים, אלא אם

 

אל תיבהל ממסר חד מדיי

פעמים רבות, בפרט בנסיבות של פוליטיקה פנים-ארגונית, נזהרים המציגים מהצגת מסר ברור או חד והולכים סחור סחור בהבעתו. מאחר שכולנו מוצפים במצגות אין ספור, זוהי טעות מיסודה. על המצגת להציג מסר ברור. הצופים יאהבו את ההצגה הברורה. מצגת עמוסה בפרטים, בעלת מסר לא ברור מכעיסה את הצופה ובעיקר גורמת לו לאבד עניין בדקות הראשונות.

אורך המצגת

כשמתכננים את אורך המצגת, חשוב להביא בחשבון גם את המלים שייאמרו בין השקפים ויפרטו אותם. לעולם לעולם אין לתכנן את המצגת לפי השקפים בלבד. עלינו להקדיש לכל שקף כמה דקות בהתאם לדובר ולסגנון התקשורת שלו. אורך אפקטיבי של מצגת הוא בין 10-15 שקפים.

עקומת הקשב

דוגמאות למצגת פרזנטציה טובה

המצגת השכנועית הטובה ביותר שבנמצא היא כמובן המצגת של סטיב ג'ובס בהצגת האייפון. מאחר שמצגת זו כמעט נטולת מלל, ומאחר שהיא אינה מקורית, לא אציג אותה כאן.

שפת המצגת

ככלל, כיוון שמצגות רבות הן אסטרטגיות, כך עליי לגשת להכנת המצגת. ראשית, עליי להחליט אם ברצוני להשתמש באוצר מלים גלוי או חבוי. אם המצגת צריכה להיות מועברת אפילו במייל כדאי לשמור על דיפלומטיות. אם המצגת מיועדת רק לצרכים פנימיים, אפשר להשתמש באוצר מלים חד-משמעי ואף במלים כמו בעיה, אתגר וכיוצא באלה.

אלה הם כמה מההיבטים שעליי להביא בחשבון בנוגע לשפת המצגת:

מהות הסדנה להכנת תכני מצגת

הכנת תכני מצגת היא סדנה בכתיבה עסקית, המעניקה למשתתפים בה, חוקרים ומדענים, כמו גם מנהלים בדרגי הביניים ובדרגים הבכירים, כלים מעשיים בהכנת תכני מצגת, הכוללים:
שילוב הולם בין ההצגה הכתובה להצגה הרטורית בעל פה; התאמה  לקהל היעד, לצרכיו ולהקשר הארגוני והמקצועי.

הסדנה מלמדת את המשתתף להכין מצגת בעלת מסרים ברורים, שהיא קליטה רטורית מצד אחד ומפשטת תכנים מורכבים מצד שני.

הסדנה להכנת תכני מצגת מתמקדת בתכנון תכני המצגת, במסריה ולא בהכנתה הטכנית שלה בתוכנית PPT.  הסדנה אכן נותנת כלים וטיפים בעיצוב ויזואלי, אך אין היא מתרגלת אותם בפועל.
הסדנה עוסקת בעולמות התוכן של הניהול והשיווק.  בדומה לסדנה ב"כתיבת תקציר מנהלים",

הסדנה מקנה למשתתף את מיומנויות התמצות, אולם בשונה ממנה, מיומנויות התמצות אינן נקנות מתוך מסמך שלם, אלא מתוך עמדה, שלעתים מזומנות אינה מתועדת כלל.

הסדנה ל"הכנת תכני מצגת" מלמדת את המשתתף להבחין בין עיקר לטפל, להתאים את המצגת להקשר הארגוני ולנמען ולהשתמש באמצעים הויזואליים המתאימים כדי להעביר את המסרים. באמצעותה, יוכל לחסוך זמן ניהולי יקר.
בסדנה אנו עוסקים בתרחישי ניהול אפשריים, שבהם יכולה כתיבת נייר העמדה לסייע.

הסדנה ל"הכנת תכני מצגת" יכולה להוות חלק מסדנה להנעה בכתב, מסדנה בכתיבה עסקית למנהלים, מסדנה להנעה בכתב או מניהול אפקטיבי בכתב.

מטרות הסדנה 

תוצרי הסדנה להכנת תכני מצגת

קהל היעד 

מנכ"לים, מנהלים בכירים, מנהלים בדרגי הביניים, מנהלי פרויקטים, מנהלי שיווק, מנהלי מכירות,

מנהלי כספים, מנהלי הדרכה, מנהלי משאבי אנוש, מנהלי תקשורת פנים-ארגונית.

משך הסדנה להכנת תכני מצגת

1-2 חצאי ימים.

מעניין אותך ? דבר/י איתי:

שם (חובה)

דואר אלקטרוני (חובה)

נייד

נושא ההודעה

תוכן ההודעה



למעלה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות