המדריך המלא לכתיבת ניוזלטר (עלון חברה)

ניוזלטר, מידעון או עלון ללקוחות הוא עיתון חדשותי המופץ דרך קבע לעובדי הארגון או ללקוחותיו. ניוזלטר יכול לעסוק בנושא אחד, הבטחת איכות למשל, או להיות חדשותי- הנעשה בארגון ברבעון מס' 3.

ניוזלטר הוא בעצם העיתון של מועדון הלקוחות המסורתי, שמטרתו להעניק מידע מעניין לחברים בו, ללקוחות או לעובדים. הוא מועבר באופן דיגיטלי באמצעות מערכת דיוור. הניוזלטר מופץ לרשימת תפוצה, ובכל שלב יכול המקבל להסיר את קבלתו.

בארגונים רבים ניוזלטר חיצוני מחליף את מועדן הלקוחות שבעבר, או שהוא מנסה ליצור את מועדון הלקוחות באמצעות האימייל, תוך הסתמכות על חוסר תשומת הלב שלנו מהסרה מרשימת התפוצה.

ההבדל בין ניוזלטר למייל ארגוני

קיים הבדל בין ניוזלטר לבין מייל שנשלח בארגון. ניוזלטר מייצג גישה ארגונית, ואילו מייל מייצג גישה פרטית גם של בעל תפקיד, פונקציה בארגון. ניוזלטר הוא ייצוגי, ולכן כל הנאמר בו צריך להיות הולם למדיניות ההנהלה ולארגון בכללותו. לא כן המייל הארגוני. פעמים רבות הוא מייצג את דעת הדובר, שחולקת על עמדת ההנהלה בנושא מסוים או אפילו סותרת אותה. ניוזלטר, הרבה יותר ממייל פרטי, מקפיד שלא להסגיר סודות פנים ארגוניים, (ולכל ארגון יש סודות כאלה), ועליו להיות ממלכתי. כמו כן, בניגוד למייל שהוא אינטראקטיבי, ניוזלטר הוא במידה רבה חד-כיווני. המידע מגיע ממנו לקהל היעד מבלי לחכות לתשובה או למשוב.

איך כותבים ניוזלטר מנצח

קיימות 5 סיבות מדוע ישנם ניוזלטרים שנזרקים לאשפה, וכאלה – שנקראים ונשמרים. הנה כמה טיפים שיעזרו לניוזלטר שלכם להישמר ולא להיזרק לפח האשפה:

תוכן

• אם הניוזלטר לא מציג תוכן משובח, הקורא לא יתמיד בקריאה שלו.
• תן תוכן מיוחד, שיש לקוראים ערך מוסף. שיגרום לו לשמור אותו במסמכים שלו. אל תיתן דברים טריוויאליים, שמופיעים בכל ספר מתחיל בנושא. לדוגמה:

1. דבר על נושא שקשור לליבת העסק או הארגון. אל תבחר נושאים ליד. התמקד.
2. אם אין לך יותר מדיי נושאים, התמקד בנושא אחד. עדיף נושא אחד מעניין מאשר כמה בנאליים.

סגנון

לניוזלטרים גדולים יש דבר אחד משותף, הם מציגים סגנון ואישיות. מה זו אישיות לניוזלטר? אם לא תהיה לו כזו, הוא פשוט ייכשל. על הקוראים להעריך את הנושא. מהיכן הוא לקוח ? האם הוא רציני או קליל ? האם הוא  מעורר אמון ?

טיפים שלי:

סגנון מובע בכתיבה. אופן כתיבה ייחודי, הנשמר בכל הפרסומים ומייצג את הניוזלטר לכל אורך הדרך.

• ניתן לתת לו אופי רשמי פחות, לא מעונב, קליל, שוטף ובעיקר – משתף.
• תובנות חדשות מניסיון
• תבנית מעוצבת ומיוחדת
• השקע בתבנית של הניוזלטר. היא אמורה לבטא את העסק. אם בוחרים תבנית סטנדרטית, יש לתת לעיצוב או לתמונות סגנון ייחודי. אל תבחר תמונות טרייויאליות שלא אומרות דבר ספציפי בנוגע עדיף להימנע מתמונות כלל מאשר לתת תמונות חסרות משמעות וערך מוסף לנושא.

תדירות

הניוזלטרים הטובים, הם אלה המתפרסמים בקביעות. לכן, יש לקבוע לוח זמנים קשוח לפרסום הניוזלטר ולדבוק בו.

טיפים שלי:

מניסיוני, לוח הזמנים הוא נקודה כואבת בפרסום ניוזלטרים. אם לוח הזמנים הוא לא ריאלי:

1. צמצם בכמות התכנים, צמצם במידת ההשקעה בתמונות חדשות, או אפילו, למרבה הצער, הימנע מלהוציאו מלכתחילה. ניוזלטר חד-פעמי גורם נזק לעסק.
2. אם הארגון לחוץ, הוצא ניוזלטר מידי רבעון.

אמינות

עליך לבדוק את הכותבים המזדמנים לניוזלטר, כדי לשמור על האמינות. השתדל להשתמש בכותבים מתוך הארגון, רצוי כאלה

טיפים שלי:

1. ארח כותבים זרים, רק אם הם קשורים באופן ישיר לעסק שלך, או למהות החידוש שלו. דוגמה טובה: לניוזלטר העוסק בשיווק באינטרנט – להביא את המומחה מגוגל. לא רק ששומר על האמינות, אלא גם מגביר אותה. בבחינת הכה את המומחה.

יושרה

המילה יושרה יכולה לבלבל כשמדברים על ניוזלטר. למה הכוונה יושרה בניוזלטר ? הכוונה היא בהימנעות מפעולת מכירה או מפרסום בצורה זו או אחרת

טיפ שלי:

השאירו את הניוזלטר "נקי" מפרסומות. מקדו אותו במידע חדש.

במקרה הצורך, ניתן לקשר את הניוזלטר לאתר או לעמוד נחיתה, שם תתבצע המכירה. אל תתנו תחושה לקורא שמנסים למכור לו מוצר כלשהו, אלא שרוצים לשתף אותו במידע חדש ומעניין או בתובנה בנוגע לנושא "חם" בשוק.

ניוזלטר רשמי מול ניוזלטר שיווקי

ניוזלטר רשמי מיועד לעובדי הארגון. בדרך כלל מוציאים אותו בארגונים גדולים, וזהו אחד מהאמצעים לשמור על קשר עם העובדים אבל בעיקר להסביר נהלים ותהליכי עבודה בצורה ידידותית ולא מתוך "הנחתה". השימוש בניוזלטר צריך לגרום לעובד להרגיש שמעריכים את שיקול דעתו המקצועי ואת שליטתו בתחום, אבל מעוניינים להרחיב את דעתו לשתף אותו בתובנות ובחידושים בתחום שהתרחשו בעולם או ביחידות רבות. למעשה, ניוזלטר רשמי  יש להוציא אותו אחת לחודש אם מדובר ביחידה אינהרנטית, לדוגמה אבטחת מידע, או אחת לרבעון אם

דוגמאות / תבנית לניוזלטר

תבנית לניוזלטר מקצועי

• מהמקרו –למיקרו:
• קהל היעד: כלל הארגון
• קהל היעד: מקצועי

פירוק:

לכתוב 50 מילה לכל היותר בכל אייטם: לכתוב 10 מלים בשורה 5 שורות.

להציג תמיד את האייטם כסיפור מעשה;  ולא לקרוא לו נוהל.

כדאי להציג CASE STUDY. גם אם אין תרגיל או מעשה אמיתי, כדאי להמציא אותו ולהציג אותו באופן סיפורי.

ראשי פרקים לפריט החדשות:

• רקע
• סיפור המעשה
• תוצאות
• מסקנות
• תובנות

הנחיות דקדוקיות לשימוש בתבנית

• לדבר בעל הארגון בגוף ראשון רבים: אנחנו
• להציג את הסיפור בגוף שלישי: הם
• להשתמש בגוף שני בפנייה לקהל היעד:אתם

הדרכה בכתיבת ניוזלטר

מהות הסדנה

הסדנה לכתיבתNewsletters  היא סדנה בסדרת הסדנאות בכתיבה אינטרנטית של איילת צורי. הסדנה עוסקת בכתיבת עיתון ארגוני או עיתון ללקוחות עסקיים ומלמדת  עקרונות בכתיבה שיווקית במסמכים טכניים, עקרונות באיסוף המידע וחלוקתו לכתבות. בשל החזרה מידי פרק זמן קבוע, עוסקת הסדנה גם בשלבי העבודה בכתיבת העיתון הארגוני ובתכנון מספר גיליונות מראש. בנוסף, עוסקת הסדנה גם בסוגיית בחירת התכנים תוך תיאור Newsletters נפוצים ברשת.

מטרות הסדנה

• מתן קווים מנחים לכתיבת בלוגים.
• הסבר על הקשר בין מיצוב ומיתוג הארגון לבין הכתיבה.
• הצגת דילמות בכתיבת newsletters ואופני פתרונן
• מתן כלים להתאמה לקהל היעד

תוצרי הסדנה

• טיפים ביצירת עניין לקורא.
• טיפים בעיבוד מידע.
• עקרונות בכתיבה אינטרנטית.
• כתיבת כותרות, כותרות משנה והקשר ביניהן למלל בהודעה.
• הקשר בין התוכן לעיצוב.
• שיטות בכתיבה אפקטיבית.
• כללים בכתיבה רשמית בעברית.
• תכנון אסטרטגי של הניוזלטר.

קהל יעד

מנהלי אתר, מנהלי תוכן, עורכי תוכן, מנהלי שיווק, מנהלי תקשורת שיווקית, מנהלי עסק קטן, כותבים שיווקיים, מנהלים, מנהלים בכירים, מנהלי משאבי אנוש, מנהלי הדרכה, מנהלי פרויקטים.

משך הסדנה

1/2-1 יום.

ליווי אישי בכתיבת ניוזלטר

בליווי אישי בכתיבת ניוזלטר, אם למנהל התקשורת הפנים-ארגונית או לאחראי בארגון על התכנים, אנו מתמקדים בנושאים הבאים:

כתיבת ניוזלטר פנים-ארגוני

קביעת אסטרטגיה לניוזלטר: מטרה, חזון ותדירות.

קביעת סוג הניוזלטר: מקצועי או רשמי.

טיפים באיסוף החומרים, בטיפול בטיוטות וביצירת עניין לקורא.

סוגי הכותרות; הקשר בין הכותרת לטקסט.

ארגון המידע בתוך הפריט; לכידות בניוזלטר.

יצירת תבנית לכל

סוגי הפריטים; תרגול במספר פריטים.

מודול שלישי – ניסוח והבעה בשפה העברית – 1 שעה

"עשה ואל תעשה" בכתיבה בעברית. עקרונות ניסוח ועריכה לשונית.

השימוש בבנק מלים ובערכות של איילת צורי.

מודול רביעי – כתיבה שיווקית באמצעים דיגיטליים – 2-3 שעות

ההבדלים בין הערוצים הדיגיטליים

כתיבת מענה שיווקי במייל, בצ'אט ובמסרונים.

כתיבת מייל עסקי מנצח: כתיבה, הנעה לפעולה ותפוצה; סוגי המיילים.