תקשורת פנים ארגונית בעזרת אי-מיילים
  • איילת צורי
  • 0 Views
  • 0 Comment

פורסם ב 2016-09-18 | קטגוריית בלוג כתיבה שיווקית

בפוסט הקודם הצגתי בפניכם את המונח "תקשורת פנים ארגונית" ואת הגישה הראשונית שלפיה, לפי דעתי כמובן, יש לגשת למסרים בתקשורת הפנים-ארגונית המועברים באמצעות מערכת האי-מייל הארגוני. בפוסט הזה אני רוצה להציג גישה כיצד לגרום לעובדים לפתוח את האי-מייל, , לקרוא אותו ואפילו – להטמיע אותו וליישמו ? איך לגרום לעובדים להרגיש שחשוב להם לפתוח את האי-מייל הזה ? גם מאמר זה מיועד לעושים במלאכת התקשורת הפנים-ארגונית: ההנהלה או הממונה על התקשורת הפנים-ארגונית.

המונח "תקשורת פנים-ארגונית"

תקשורת פנים-ארגונית היא שם כללי למסרים שמעבירה הנהלת הארגון לעובדים ולמנהלים בכל הרמות, כדי להדק את הקשר בינה לבין העובדים, לשפר את יעילות הארגון מבחינתה ואת תחושת השייכות שלהם לארגון מבחינתם. 

טיפים בתקשורת פנים-ארגונית אפקטיבית באי-מייל

הדילמה של ההנהלה או האחראי על התקשורת היא לא רק לגרום לעובד לפתוח את האי-מייל אלא גם להטמיע את המסר ולהפנים אותו. בפוסט הקודם דיברנו שאחת השיטות לגרימת עניין לעובד היא גיוון: גיוון במוענים, גיוון בערוצי התקשורת. ברגע שהעובד או המנהל ירגישו שנכנסנו למין סוג של תבנית, המסר לא יעבור. עלינו לזכור כי המסרים מהווים תוספת לאי-מיילים התפעוליים של הארגון, המעיקים על כל אחד וגורמים לו לזרא. לכן, על המסר שמעבירים באי-מייל להיות כל כך מתאים לקורא ומספיק קליל כדי להגיע ללבו של קהל היעד, המנהל או העובד: כיצד לגרום לו להשתהות חצי דקה או יותר, לקרוא את ההודעה ולהפנים לפחות חלק מתכניה.

הפעם אני מציעה טיפים לפי שיטת התקשורת שפיתחתי, שיטת צורי, או תתממש ב"מודל החמש" בשיטת צורי: מודל החמש אומר שלכל מסר בכתב יש 5 היבטים, המקבילים לאצבעות כף היד:מודל החמש

כל אצבע בכף היד מייצגת היבט אחר של המסר הכתוב:

האגודל – תקשורת

האצבע המורה – מבנה

אצבע – תוכן

אמה – שפה 

זרת – מראה

מודל החמש  משרת אותי בהדרכה בכל המגזרים כשאני רוצה להקנות לאנשים היבטים של כתיבה שיווקית במסמכים ארגוניים או טכניים. במודל זה איגדתי את כל הידע שלי בכתיבה שיווקית של הרבה שנים. הוא נוח כי הוא משמש לי גם לתכנון המסר וגם למעקב אחריו.

היבט תקשורתי

תקשורת פירושה איך אני מגיע לליבו של הנמען ולא רק למוחו. תקשורת מאחדת פנייה להיבט הרגשי כמו גם להיבט החשיבתי של האדם, מבלי להיכנס לרזולוציה של אדם בודד. מה שנקרא "מבחן הקורא הסביר" בארגון מסוים.

מסר –  המסר לפי שיטת צורי הוא משפט אחד, שאני הנמען מסכם בליבי ובמוחי כל פעולת תקשורת: לבחור במסר אחד חשוב ולהתמקד בו. פירושו של דבר – לוותר על מסר שני או שלישי באותה הודעה.

הקשר – להרחיב אודות ההקשר אם הוא מספק נימוק לפעולה הנדרשת מהמנהל או מהעובד. לא כדאי להמעיט בפירוט אם הוא משכנע את הקורא. לדוגמה – אם אנו מבקשים מהמנהלים למלא דוחות משוב בנוגע לעובדים, יש לציין כי בשנת 2010 ירד שיעור מילוי הדוחות ב-20%, וכן עלה שיעור פניות עובדים למשאבי אנוש בשל אי שביעות רצון ב-30%.

תועלת – בכל בקשה או אפילו הוראה, לפרט את התועלת עבורי, הפרט, בארגון.

היבט תוכני

  • לציין 3 תכני אב עיקריים.
  • כדאי להעביר את מידע זה בערוצי  תקשורת פנים-ארגונית אחרים: פרונטאליים – כמו ישיבות צוות, ישיבות הנהלה, פורומים מקצועיים, כנסי חברה, הרמת כוסית וכיוצא באלה  או וירטואלי- פורטל, ניוזלטר וכיוצא באלה.
  • לקשר בין התכנים זה לזה; לייצר סיפור מסגרת כלשהו, גם אם אין סיפור אמיתי של התרחשות, להמציא אותה.

היבט מבני

  • ליצור להודעה מבנה מאורך, בדומה למפת אתר:
  • להשתמש בכותרות רבות.
  • להשתמש בכותרות משנה.
  • ליצור השתלשלות: מהכלל לפרט או מהפרט לכלל.

היבט לשוני

  • להשתמש בשפה פועלית.
  • לדבר בגוף ראשון אנחנו.

היבט ויזואלי

ליצור הודעה בעלת מראה אוורירי בעזרת האמצעים הבאים:

  • ריווח
  • הדגשה בבולד
  • סיעוף באמצעות תבליטים או מספור
  • לייצר איקון לצרכים מוגדרים, כמו חשוב ולחזור עליו במספר הודעות כדי להטמיע אותו בתודעה.

הסרטון הבא מציג גישה שונה מעט, לא רק TOP-DOWN אלא גם DOWN-UP של תקשורת פנים-ארגונית. מוזמנים לצפות ולהגיב.

מחכה לתגובות

איילת

אימייל * שם
LATEST WORK


למעלה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות