הגדרה
כתיבת דוח היא תיעוד של מומחיות מקצועית מכל סוג שהוא: ביקורת פנים, מחקר, תכנון ותפעול. למעשה, כתיבת דוח היא השיא של כתיבה מקצועית מכל סוג שהוא. מניסיוני, דוח הוא המסמך המורכב ביותר בארגון; לא רק המסמך הארוך ביותר בכתיבה עסקית אלא גם המסמך המורכב ביותר ושיש לו השלכות רבות.
מדוע כתיבת דוח חשובה ?
כתיבת הדוח מייצגת את מקצועיותו של הכותב בתחום התמחותו. במלים אחרות, גם אם הכותב הוא ידען גדול וחוקר דגול בתחומו, אבל הדוחות שהוא מייצר הם לא ברורים, לא מאורגנים, חלקיים או ארכניים מדיי, הוא נתפס בעיני הסביבה, ההנהלה והעמיתים כמקצועי פחות ממה שהוא באמת. יתרה מזו, בארגונים המושתתים על מחקר ואיסוף ידע או ביחידות מחקר ופיתוח R&D בארגונים מסחריים וממשלתיים, התגמול של המומחה, שכרו וההטבות שלו תלויים באיכות הדוחות המקצועיים שלו.
איך כותבים דוח
בשל חשיבות הדוח בארגון, כתיבתו מורכבת משני חלקים עיקריים: איסוף החומר הרלוונטי – שלב התיעוד וסינונו- ארגונו והסקת מסקנות – שלב הכתיבה או יצירת הדוח. ניתן להגדיר את שני השלבים גם בצורה אחרת: כתיבת טיוטה לדוח וכתיבה סופית של הדוח. בכל מקרה, שני השלבים שונים מאוד במהותם, וכדאי לתת על כך את הדעת: שלב הטיוטה הוא שלב של איסוף ראיות, התרוצצות, תחקיר, עריכת ראיונות עם אנשים, קריאת מסמכים, חיפוש אחריהם. זהו שלב מלאה, שבו אני יכולה להשקיע זמן רב רק במציאת החומר. אם מדברים במונחים של כתיבה, זהו שלב שבו הכתיבה היא מונחית כותב. אני אוספת את הממצאים לפי הנחות היסוד שלי, תפיסת העולם שלי והמטרות שלי בכתיבת הדוח. במידה זו או אחרת ,כמעט מבלי משים, הכתב עובר תהליך במהלך איסוף החומר: חלק מהחומרים שאסף לדוח ביגע רב הם לעתים לא רלוונטיים ולהפך – חומרים שחשב שהם זניחים חשובים לקורא. כאן אנחנו מגיעים לשלב השני – כתיבת הגרסה הסופית שהיא מונחית קורא: כלומר, אני מתמקדת בצרכים של הקורא המיועד, בידע הבסיסי שלו ובמוטיבציה שלו לקרוא את הדוח. עליי לשים את עצמי, החוקרת, בצד, ולהתעלם מהרגשות שלי בוודאי וגם לבחון מבחינה לוגית את הנחות היסוד שלי. זהו שלב שבו כותבים רבים, בפרט מומחים טכניים, כושלים: הם אינם רואים את הדוח מנקודת מבטו של הקורא וכמו שאני נוהגת לומר "כותבים אותו לעצמם".
כתיבה אפקטיבית של דוח
כתיבה אפקטיבית של דוח מביאה בחשבון את המודולאריות של הדוח; את העובדה שיש שלבים שונים לכתיבת הדוח, וכי המיקוד בכל שלב הכתיבה משתנה.
שלבי הכתיבה
לאחר שהדיו יבשה מהטיוטה, ועבר פרק זמן סביר מאיסוף החומר, על הכותב לגשת למלאכת הכתיבה.
לשם, כך עליו לחלק את הכתיבה עצמה גם למספר שלבים:
- הגדרת מטרות הדוח
- תכנון הדוח
- בחירת מבנה הדוח
- כתיבת הדוח
- בקרה על הדוח המוגמר (רצוי על ידי מישהו אחר)
למרבה הפלא, הגדרת המטרה של הדוח יכולה לשנות את אופיו לגמרי. לדוגמה: אם אני רוצה לדווח על תוצאות מחקר לדוח יהיה כיוון מסוים. הוא יהיה עתיר עובדות ומאוד תכליתי. לעומת זאת, אם אני רוצה לכוון את הדוח למטרה מסוימת, בחירת הממצאים תהיה שונה, וכך גם ההמלצות.
תכנון הדוח
תכנון הדוח נוגע למספר היבטים: היקף כרונולוגי: כמה זמן משקף הדוח; היקף אנושי: אלו עובדים מעורבים בדוח. היקף תהליכי: אלו תהליכי עבודה מתוארים בדוח. היקף טכנולוגי: אילו מכשירים וטכנולוגיות מעורבים בדוח.
בחירת מבנה הדוח
ככלל, לדוח יכולות להיות מספר צורות קבילות של מבנה. השוני במבנה הדוח נובע מהשוני בארגון המידע. לדוגמה: עד כמה אני רוצה לשייך את המסקנות לעובדות ולחזור עליהן. קיים גם שוני בין דוח פנימי לבין דוח חיצוני. למה הכוונה ? האם הדוח נכתב על ידי חוקר או מבקר השייך לארגון או על ידי גוף חיצוני – יועץ או מבקר שהוא מחוץ לארגון. לדוגמה: מבקר המדינה.
תבנית (Template) לדוח
בהכללה גסה ביותר, לכל דוח יש את המבנה הגנרי הבא:
- מבוא
- מטרה
- רקע
- על הכותב
- גוף
- ממצאים
- תוצאות
- מסקנות (השלכות
- סיכום
- מסקנות כלליות
- הנעה לפעולה או דעת הכותב
אובייקטיביות הדוח
ככלל, דוח הוא מסמך אובייקטיבי לחלוטין. עליו להימנע מהבעת דעה, אם באמצעות שימוש בשם תואר או בצורת הדיווח. אולם בכתיבה, אנו יודעים שעצם בחירת הנושאים היא עניין סובייקטיבי. במלים אחרות: אם הדוח משקף את כל היבטי המחקר – הוא אובייקטיבי לחלוטין ונטול משוא פנים. אולם, אם קיימים תכנים מסוימים שלא מופיעים בדוח או זוכים להבלטה מועטה בו, תהיה בדוח סובייקטיביות מסוימת.
חשיבות התקציר לדוח
דוח הוא מטבעו מסמך ארוך. מאחר שאנשים אינם מעוניינים לקרוא, ובעידן הדיגיטלי תופעה זו אף החמירה, מאחר שהמילה הכתובה החליפה במידה רבה את המילה המדוברת. מכאן עולה חשיבותו של התקציר לדוח. במידה רבה, תקציר הדוח הוא המסמך הנקרא ולא הדוח עצמו, בוודאי שעל ידי מקבלי ההחלטות. בדרך כלל, המומחה המקצועי, המהנדס או הבוחן המקצועי קורא את הדוח בשלמותו. מנהלים קוראים את תקציר הדוח ומציינים לפניהם שאלות שעליהם יענה המומחה מתוך הדוח. לעתים מזומנות, הם מסתפקים בקריאת התקציר כדי לקבל מושג על הדברים. באופן זה, חשיבותו של תקציר הדוח עולה.
התקציר לדוח ובפרט תקציר המנהלים של הדוח הוא מסמך נפרד מהדוח. טעות שכיחה שאני מוצאת הוא הבלבול שבין התקציר לבין הסיכום. ההבחנה ביניהם היא ברורה: הסיכום הוא חלק בלתי נפרד מהדוח והוא קשור למבוא ולגוף הדוח. לעומת זאת, תקציר הדוח הוא מיני-דוח, מיניאטורה של הדוח שלעתים קרובות הארגון שלה שונה מהארגון של הדוח. אם הארגון של הדוח הוא פעמים רבות לפי ציר הזמן או לפי המודולות של הדוח, הרי שהתקציר מאורגן לפי העובדות החשובות למנהלים. לעתים קרובות הוא גם מביא את המסקנות בהתחלה, כדי למנוע ספקות ולהתמודד עם חוסר הסבלנות של הקורא.
טיפים בכתיבת דוח
כדי לצלוח את המשימה המורכבת שנקראת כתיבת דוח, אני ממליצה ליישם את הטיפים הבאים:
- להגדיר קודם כול את מטרת הדוח. לא לתפוס אותה כטריוויאלית או כשגרתית, לדוגמה דוח שנית על פעילות המכירות אלא להחליט על המטרה העמוקה שלה.
- לבחור תבנית למבנה הדוח לאחר חשיבה.
- לנסות לכתוב ראשי פרקים לדוח. גם אם אתם נוטים לכתוב יותר בכתיבה קולחת, רצוי שיהיו לי בראש ראשי פרקים.
- לחכות 3 ימים לפחות מסיום הטיוטה עד להתחלת הכתיבה הסופית. ככל שכתיבת הטיוטה ארוכה יותר, כך יש יותר להמתין בין סיום הטיוטה לבין כתיבת הדוח.
- לכתוב כל פרק בנפרד.
- אם הפרק ארוך (יותר מחצי עמוד), לחלק אותו לכותרות משנה.
- ליצור יחידות של 6-10 שורות בכל פרק.
- להימנע מהגהה ומעריכה במהלך הכתיבה.
- להשאיר את העריכה הלשונית לסוף העבודה.
- לעשות בקרה על הדוח לפי שלבים.
- לבקש מעמית או מאדם שאני מעריכה את יכולותיו לעשות בקרה על הדוח.
דוח ייעוץ ארגוני
כיועצת ארגונית כמעט 30 שנה, אני יודעת עד כמה חשוב הדוח שאני מכינה ללקוחותיי בתום הייעוץ הארגוני. דוח הייעוץ הארגוני או בשמו השני דוח האבחון הארגוני הוא המראה של השירות שלי; באמצעותו יודע הלקוח את העובדות והמסקנות שלשמן הוא שכר את שירותי הייעוץ הארגוני, והוא גם מהווה עבורו כלי למדידת איכות השירות שלי כיועצת.
טיפים בכתיבת דוח ייעוץ ארגוני
בכתיבת דוח ייעוץ ארגוני ניתן ליישם את הטיפים הכלליים בכתיבת דוח שציינתי וגם להוסיף להם את הניואנסים הבאים:
- לאחר סיום התחקיר ולפני כתיבת הדוח הסופי, כדאי לתאם ציפיות עם הלקוח או עם מזמין העבודה בנוגע להיבטים הבאים של הדוח:
- מטרות הדוח
- קהל היעד של הדוח
- מבנה הדוח (בראשי פרקים)
- מידע שיסונן מהדוח
- הבעת דעה בסוף הדוח – כן או לא ?
- שפת הדוח – ניטראלית, חיובית או שלילית (בהתאם לממצאים)
- שימוש בז'רגון (עגה) מקצועי או בז'רגון פנים-ארגוני
- לפני כתיבת הדוח, כדאי לשתף בעל פה את המסקנות שאותן אתה מתכוון להעלות על הכתב. מניסיוני, לעתים הארגון אינו בשל למידת הישירות שתכננתי או לאופי הצגת המסקנות, ולכן כדאי לברר עם הלקוח האם הכוונה שלי להציג את המסקנות עולה בקנה אחד עם ציפיותיי. לפני מספר חודשים, כתבתי בדוח ייעוץ ארגוני מסקנה נחרצת מאוד בנוגע להלימה של אחד המועמדים לתפקיד. בדיעבד, הסתבר כי הנחרצות הזו לא הלמה את הממצאים האחרים של התחקיר ואת הפתח שביקש הלקוח להשאיר למסקנות יחידה אחרת, שהתממשקה עם התהליך. במקרה זה, היה עליי לשתף לפני הכתיבה את מזמין העבודה באופי המסקנות.
