טיפים בכתיבת מיילים רבים לאדם אחד בזמן פרויקט

טיפים בכתיבת מיילים רבים לאדם אחד

פוסט זה מתאים למנהלי פרויקטים, אבל לא רק להם. גם מי שאינו מוגדר כמנהל פרויקט בארגון, עובד לפי מטלות, לפי משימות או לפי פרויקטים, במהלכם במשך פרק זמן מסוים, בדרך כלל פרק זמן מוגדר, הוא או היא צריכים לתקשר עם אותו אדם (רפרנט) רבות, לכתוב ולשלוח לו מיילים רבים בפרקי זמן קצרים לפעמים אפילו באותו יום. מאחר שרוב התקשורת הפנים-ארגונית נעשית במייל, הרי שהסיטואציה הזו מתרחשת לעתים מזומנות, והתקשורת הנכונה עם אותו אדם בפרויקט אחד יכולה לקבוע את היחסים שלו איתי למשך הרבה שנים. לכן, הטיפים שאציג בפוסט הזה יכולים לסייע לכם מאוד לא רק בשימור יחסים קיימים אלא גם ביצירת מערכות יחסים מוצלחות בתקשורת הארגונית. אני בכוונה לא אומרת פנים-ארגונית משום שהפרויקט שבו אני כותבת מיילים רבים לאדם אחד יכול להתנהל ביני לבין ספק חיצוני (תקשורת חוץ-ארגונית) או ביני לבין רפרנט מהארגון (תקשורת פנים-ארגונית).

שאלות לתקשורת אפקטיבית במייל בזמן פרויקט

איך לכתוב את המיילים הרבים לאדם אחד בצורה המיטבית?
איך להעביר את המסרים לאותו אדם בזמן הנכון ולהשיג את המטרות הרצויות לפרויקט?
איך לשמור על מערכת יחסים טובה ואפילו מצוינת בזמן הפרויקט כדי להיפרד כידידים בסופו?
העיקר – איך מביאים לתקשורת אופטימלית בזמן הפרויקט?

כאן אני חוזרת על עיקרון חשוב מאוד בעיניי בתקשורת.

מיילים הם קודם כול יחסים

לפעמים אנחנו מתחילים לעבוד עם מישהו בארגון או מחוצה לו ובעצם אנחנו לא מודעים לכך שאנחנו מתחילים לפתח איתו יחסים. הצורה שבה נתקשר איתו תקבע את טיב היחסים ביננו גם בעתיד ולא רק במהלך הפרויקט. מניסיוני, אף פעם אי אפשר לדעת לאן דברים יובילו. לכן, הטיפים שאני עומדת לתת פה הם בעצם טיפים לניהול מערכת יחסים דיגיטלית, ואפשר ליישם אותם גם בתחום האישי, לא רק בעולם העבודה. ברגע שהתקשורת תקינה ועונה על הצרכים של שני הצדדים, אפשר להתגבר על הרבה מכשולים. במאמר זה אני מציגה תהליך עבודה לתקשורת המומלצת במייל במהלך פרויקט. ההמלצה שלי מוצגת בשלבים, ממש כמו בתרשים זרימה. אתם מוזמנים לעקוב אחרי השלבים ולמלא אותם בסדר ליניארי.

שלבי התקשורת במייל בזמן פרויקט

שלב 1 – לשאול את הנמען שאלה סגורה:

איך אתה מעדיף שאשלח לך מיילים ? בבודדת (כל תוכן במייל נפרד) או במרוכז (לרכז כמה תכנים במייל אחד) ?

אין כמו שאלה כדי לוודא מה אופן התקשורת הרצוי לאותו אדם.
חשוב מאוד להקדים בשאלה כדי ליצור תיאום ציפיות בין הדוברים: בתור השולח כדאי תמיד להקדים בזה.

כמובן – אין כמו שאלה סגורה כדי למקד את המסר. הדעות חלוקות מה עדיף, והן מתחלקות ל-2 סוגים עיקריים:

דעה מס' 1: במרוכז: לרכז כמה מיילים בבת אחת

לרכז כמה תכני מייל בהודעה אחת. "להתאפק" ולא לשגר כל דקה מייל בנושא, אלא לרכז אותם להודעה אחת שתישלח בסוף היום או אפילו בסוף שלב או תת-שלב בפרויקט. אני מכירה כאלה שריבוי מיילים מטריף אותם, ובאיזשהו שלב הם פשוט מפסיקים לקרוא את המייל שלנו. (מניסיוני, זה קרה עם קוראים גברים וקרה הרבה מאוד עם מנהלים).

דעה מס' 2: בבודדת: לשלוח הודעת מייל נפרדת כל פעם

לכל תוכן או נושא לכתוב הודעת מייל נפרדת ולא לחשוב על מה זה עושה לנמען, לצד השני. לשלוח מייד כשצריך.

לעומת זאת, יש כאלה (כמוני), שדווקא רוצים אי-מיילים קצרים, וריבוי מיילים, וגם ריבוי מלים לא מפחיד אותם. מסקנות:

תיאום ציפיות בנוגע לתקשורת במייל

מה שחשוב זה תיאום הציפיות בין שני הצדדים לפני התחלת התקשורת.
קביעת אופן התקשורת חשובה לא פחות מהתכנים, אפילו יותר

כששני הצדדים מתואמים על אופן התקשורת הנכון עוד לפני התחלת הפרויקט, גם תכנים בעייתים יעברו בקלות; ניהול הפרויקט יהיה קל יותר וכך גם ההתגברות על משברים במהלכו, שהיא כמעט בלתי נמנעת.
הסכמה על אופן התקשורת הרצוי מבחינת נושא, זמן ומקום

כשאנחנו יורדים לפרטים על אופן התקשורת הרצוי לנו עוד לפני התחלת הפרויקט, הסיכויים של התקשורת בפרויקט להצליח הם רבים. מבחינת התודעה, אנחנו מבססים את התקשורת ביננו על הסכמה, שזה דבר חשוב מאוד. גם אם יתרחשו דברים לא נעימים, תמיד הבסיס שלנו (לפחות בתפיסה) הוא של הסכמה הדדית.

שלב 2 – לשאול את הנמען שאלה פתוחה

אם הנמען שלי אומר שהוא רוצה את המיילים במרוכז, אני צריכה לשאול אותו מהו הקריטריון שלפיו נוח לו לקבל את המידע: האם הוא או היא רוצים לקבל את המיילים:

לפי נושא.

לדוגמה: מנהלה, תכנים, דילמות.
לפי שינוי בהחלטות.

לדוגמה: ספק שמבצע פרויקט מחויב להודיע לי במייל מתי הוא חושב שיש לשנות החלטות בו.
לפי דחיפות בקבלת החלטות.

לדוגמה: אני סמנכ"ל מכירות וקבעתי נורמה במחלקה שאין לערוך פגישה עם לקוח ללא ידיעתי. העובד שלי חייב לדווח לי אם הלקוח רוצה להיפגש אחרי יומיים, גם אם זה נראה לו לא חשוב.
לפי תדירות: כל יום, כל שבוע, כל חודש.

לדוגמה: בפרויקט מתמשך, קובע מנהל הפרויקטים עם הלקוח כל כמה זמן (לא מתי!!) הוא שולח לו עדכון. חשוב ביותר.

שלב 3 – לוודא תיאום ציפיות

אחרי פרק זמן סביר (נאמר, 1/3 מזמן הפרויקט), אשררו מחדש עם הנמען את הציפיות המשותפות.

האם ההסכם מתאים ? אולי כדאי לשנות אותו ?

לדוגמה: לרכז מיילים ולא לשלוח בבודדת. ההסכמה על אופן התקשורת היא טובה ליחסים, אבל חשוב שתהיה גמישה. ייתכן שכעת חלו שינויים באופן העבודה; או שמספר חברי הצוות התמעט; המשימות הן מועטות אך מורכבות יותר. כל שינוי בהקשר מחייב התאמה בתקשורת. שאלו את עצמכם ואת השותף שלכם לפרויקט האם אופן התקשורת שהסכמתם עליו עדיין מתאים לכם. ברוב המקרים, אם אתם חשים שניתן לשנות אותו, כך יחוש גם השותף שלכם. אפשר לחשוב ביחד:
אולי קבענו קריטריונים שהתגלו כלא-מתאימים, למשל דחיפות או שינוי בהחלטות ?

לדוגמה: בעצם אין שינויים גדולים, או אין דחיפות.
במקרה של בודדת

אם הנמען אומר שהוא רוצה את המיילים בבודדת, כדאי לשאול אותו האם בכל זאת, לצורכי מעקב, האם עדיף לו לרכז את המיילים אחת לפרק זמן מסוים. כדאי לתת לו לקבוע את פרק הזמן הזה.
אם הוא רוצה את הודעות המייל במרוכז בכל זאת, לפי איזה קריטריון נוח לו לקבל אותן ?

סיכום – תקשורת אפקטיבית במייל בזמן פרויקט

תקשורת אפקטיבית בזמן פרויקט יכולה להביא לך את הפרויקט הבא. אז לפני שמגיעים לפרויקט הבא, חשוב לדעת שמיצינו את כל האפשרויות להצלחה של הפרויקט הזה. הצלחה של פרויקט היא בראש ובראשונה ההצלחה של התקשורת בו. אם התקשורת בפרויקט הייתה מוצלחת, אז גם אם לא השגנו את כל היעדים העסקיים, או לא השלמנו את המלאכה, עדיין יצאנו ממנו עם "טעם טוב" בפה. כשהטעם רע, או כשהתחושה בסיום פרויקט היא של אכזבה וקצרים בתקשורת, לא יעזרו כל הכתרים שנקבל עליו; הרצון שלנו לשכפל אותו עם אותו נמען או גורם עסקי יהיה קלוש ביותר.

תיאום ציפיות – סוד התקשורת בזמן פרויקט

העיקרון המנחה להצלחה בתקשורת הוא תיאום ציפיות ועמידה בהן; התאמת התקשורת לצרכים המשתנים תוך שימוש ביושרה ותקשורת רציפה כדי לבדוק שהנמען ואנחנו מדברים באותה שפה ובעלי אותן ציפיות.

הצבת שאלות בכל עת

האמצעי השכיח לכך הוא הצבת שאלות. כשאני מציבה שאלות, אני מתחשבת באחר, אני נותנת לו את זכות הקדימה ואני יודעת בדיוק איפה אני עומדת. חשוב להיות כל הזמן עם היד על הדופק ולהציב שאלות לנמען. לדעת כל הזמן שאופן התקשורת מתאים לו, ואופן המשלוח של המיילים בבודדת או במרוכז גם מתאים לו.

למאמרים נוספים על תקשורת פנים ארגונית:

טיפים בכתיבת מיילים רבים לאדם אחד בזמן פרויקט