טלפון: 052-3510583
ayelet@ayeletz.co.il
כתיבת סיכום הפגישה היא מיומנות הכתיבה העסקית הבסיסית ביותר ואולי החשובה ביותר לכל ארגון, חברה או עסק. למרות חשיבותה הרבה, ובעתות משבר – לצורך הנואש בה, יש הרבה בלבול בנוגע אליה בכל הארגונים, ומנהלים ועובדים רבים משקיעים שעות בכתיבתה. בסדנה לכתיבת סיכום פגישה, זוכים המשתתפים לכלים ברורים ומדויקים איך לכתוב סיכום פגישה, מה ההבדל בינו לבין פרוטוקול, מהן טכניקות הכתיבה השונות ומהם כללי ההפצה שלו בעולם העסקי בישראל.
בעמוד זה תוכלו למצוא תוכן רב בנושא כתיבת סיכום פגישה אשר נכתבו על ידי איילת צורי, מומחית בכתיבה לארגונים על כל היבטיה: כתיבה עסקית, כתיבה מקצועית, כתיבה שירותית וכתיבה מנהלית.
איילת פיתחה שיטה לכתיבה אפקטיבית, שיטת צורי, והיא מנחילה אותה בסדנאות הקבוצתיות שלה ובליווי האישי למנהלים בארגונים המובילים בארץ (לחצו כאן לרשימת הלקוחות המלאה). עד כה הדריכה למעלה מ-8500 אנשים.
אתם מוזמנים ליצור קשר עם איילת צורי בכל שאלה שיש לכם בנוגע לכתיבה לארגונים. לנוחיותכם, מספר הטלפון הוא 03-6471355, 052-3510583.
בארגונים ובעסקים, בחברות ובמוסדות, התרבות הארגונית נשענת על פגישות – מונח המשרת פגישה של שני אנשים – ישיבה – מונח המשרת מפגש של 3 אנשים ויותר ודיון – מונח הלקוח מהעולם הצבאי. בכולם, אנשים מקדישים זמן עבודה יקר ולעתים את רוב שעות היום, לפחות עד שעות אחר הצהרים לפגישות, להחלפת דעות ולהעלאת רעיונות כדי להגיע להחלטות חשובות לארגון וליישומן. אליה וקוץ בה – אם אין מתעדים את הנאמר בפגישות ובישיבות וגם לא בודקים את ביצוע ההחלטות באמצעות התיעוד – הרי שהארגון בזבז זמן, קרי כסף יקר. מעגל קסמים זה הוא מעגל שאליו נשאבים ארגונים רבים וטובים. לעומת זאת, כדי למקסם את זמן הישיבות ולתעל את ההחלטות שהתקבלו במהלכן לטובת הארגון, יש לסכם אותן ולהפיץ את הסיכום בקרב המשתתפים ובעלי העניין. כאן מגיע הקושי הגדול, או שמא ההימנעות מכתיבה. מנהלים ועובדים רואים את כתיבת סיכום הפגישה כנטל משום שהוא מצריך השקעת זמן ומחשבה. מה גם שרבים אומרים לעצמם: אם היו לי 4-5 פגישות ביום, אינני מסוגל או מסוגלת לסכם את כולן. התוצאה: נמנעים מכתיבת כל סיכומי הפגישות. הפתרון האפקטיבי במקרה זה היה ליצור עדיפות ולהחליט על סיכום מספר ישיבות לפי החשיבות שלהם או הצורך הנוכחי בארגון.
בעולם הדיגיטלי הוא מוצפים בידע, חלקו רצוי וברובו לא רצוי. פרט למידע הרב שאנו סופגים בכל ערוצי התקשורת, כמו מייל, רשתות חברתיות הודעות ומהסמארטפון, אנו מופצצים ברעשים תמידיים שמשפיעים על איכות הזיכרון שלנו ועל משכו. באופן זה, היכולת שלנו לזכור פרטים חשובים מעולם העבודה הולכת ויורדת. דווקא משום כך, חשוב לתעד את הפגישה ולסכם אותה כדי שנוכל לרענן את זכרונינו בנוגע אליה כשנצטרך את המידע.
אז לפני שרצים להשקיע בתוכנה יוקרתית או במערכת ממוחשבת למעקב אחר החלטות, כדאי לפנות לאמצעי הפשוט, אפשר לומר שווה לכל נפש: סיכום פגישה. סיכום פגישה הוא תמצית של הנאמר בישיבה או בפגישה, ולעתים מזומנות הוא מעוגן בתבנית מסמכים. כיוון שקיימים סוגים שונים של פגישות וישיבות, כך בהתאם קיימות גם תבניות מסמכים לכל אחד מהם.
בארגונים רבים קיים בלבול בין המונחים. זה המקום להבהיר מהו פרוטוקול ומהו סיכום פגישה. פרוטוקול הוא סיכום רשמי של ישיבה שנתון בסד של תבנית נוקשה למדיי ושל כללים ברורים. לא ניתן לשנות אותם וגם לא לתמצת את המידע, והוא נתון לבקרה משפטית. בניגוד לכך, סיכום פגישה אינו נתון לבקרה משפטית: הוא משמש את הארגון לצרכים פנים-ארגוניים (העברת ידע בתוך הארגון) ולקשר עם לקוחות או ספקים (העברת ידע מחוץ לארגון). ניתן לתמצת את המידע ואף רצוי ויתרה מזו:
בשל הגמישות בכתיבת סיכום הפגישה, לא יהיה זה מוגזם לומר שסיכום פגישה יכול להוות כלי שיווקי בידי הכותב. מעצם העובדה שהכותב רשאי להציג את הנאמר מנקודת מבטו ולהשמיט מידע מיותר, הוא יכול לשקף את תפיסתו. עם זאת, חשוב לשמור על רוח הדברים, לבטא את כיוון הפגישה, את הנושאים, העמדות וההחלטות שהובעו בפגישה, לא לגרוע ולא להוסיף על התכנים שהועברו במהלכה.
גם בסיכום פגישה, בדומה לפרוטוקול, עלינו להבחין בין כתיבת טיוטה לבין הנוסח הסופי. עלינו לרשום את הנאמר בפגישה לפי האופן המתאים לנו: כתיבה קצרנית, ראשי פרקים, הקלטה או כתיבה בתוך תבנית המסמכים של שתשמש אותנו לתיעוד הפגישה או הישיבה.
עלינו להתבסס על העקרונות הבאים:
אילו החלטות התקבלו בפגישה ? האם ההחלטה הייתה גורפת או רק של המנכ"ל ?
מהי הדרך שבאמצעותה הגיעו להחלטה ?
מהן העמדות המרכזיות שהובעו בפגישה או בישיבה בנוגע לנושא המדובר.
מי היו הדוברים בעד ? מי היו הדוברים נגד. גם כאן, בדומה לפרוטוקול, עליי להימנע מציון שמות פרטיים של הדוברים אלא להציג אותם לפי תפקידיהם, גם אם מדובר בארגון ותיק או בנושאי תפקידים המוכרים לכל המשתתפים. עלינו להבין כי בעידן הדיגיטלי ובמיוחד בעידן המייל הארגוני, סיכום הישיבה ייקרא על ידי רבים שאינם דווקא משתתפים הישיבה, ואף עשוי להישלח לארגונים אחרים או למוסדות רשמיים מחוץ לארגון.
יש להציג את המשימות בטבלה בסוף סיכום הישיבה ולחלק אותן לפי מהות, תאריך ביצוע ואחראי. ללא המשימות סיכום הישיבה הוא עקר מיישום; כשהוא כולל רק משימות, הוא לעתים קרובות לא ברור.
נושא הישיבה צריך לייצג את המסר המרכזי שהובע בישיבה בנוגע לנושא.
הנה סיכום ישיבת צוות של ארגון ייצור גלובלי. הסיכום אינו מושלם, ובוודאי שניתן לשפר אותו מבחינת הניסוח או הנראות. עם זאת, המסר העיקרי של הנאמר בישיבה הועבר: הספק אינו עונה על הדרישות. קיימת השתלשלות בין הסעיפים, ואנו חשים כאילו היינו בישיבה. לכן, הסיכום הוא אפקטיבי. הנושא גם הוא מעביר את המסר העיקרי או את הסיבה שבעטיה התכנסנו לפגישה: הספק שלח לנו חומר לא מתאים לדרישה. כדי להשלים את המלאכה, יש ליצור טבלת משימות ולהקצות משימה לפי תאריך ביצוע ומבצע.
הנושא: סיכום ישיבה בנושא קבלת חומר לא מתאים לדרישה
נושאים שהוצגו בישיבה:
| נושא הדיון: | |
| תאריך: | |
| מקום: | |
| הנוכחים: | |
| רשם: |
1.
3.
4.
| מס' | משימה | אחראי | תאריך ביצוע |
| 1. | |||
| 2. | |||
| 3. | |||
| 4. |
"כתיבת סיכום פגישה" היא סדנה בכתיבה עסקית, המעניקה למשתתפים בה כלים מעשיים בכתיבת סיכום פגישה, הכוללים: מתן תבנית מקובלת לסיכום פגישה, "הוראות אפייה" לשימוש בתבנית, טיפול בדילמות והתאמה לקהל היעד. ה"סדנה לכתיבת סיכום פגישה" היא הסדנה הראשונה של איילת צורי, והיא מועברת משנת 2003. במשך הזמן השתכללה הסדנה והתעבתה, והיא מעניקה למשתתפים כלים לתיעוד כל סוגי הפגישות בארגון, לרבות פגישה עם לקוח פנים ארגוני, פגישה עם לקוח חיצוני, פגישות צוות מסוגים שונים, פגישה טלפונית או פגישת צוות וירטואלית בכל המגזרים: עסקי, ציבורי ואף טיפולי.
הסדנה מטפלת בניהול הפגישה ובתיעודה האפקטיבי ומציגה שלל דוגמאות לכך מניסיונה הרב של איילת צורי בפיתוח ובהדרכה של סדנאות לכתיבת סיכום פגישה בארגונים שונים.
הסדנה ל"כתיבת סיכום פגישה" יכולה להוות חלק מסדנה לניהול אפקטיבי בכתב ומתקשורת אפקטיבית בכתב.
כל הארגונים כותבים סיכומי פגישה, ואלו שאינם כותבים לוקים בניהול שלהם. אלא מה, מניסיוני למדתי כי רב הבלבול בארגונים: במהלך השנים, נפוצו בארגון תבניות שונות לסיכום פגישה. גם הכלים שמשתמשים בהם שונים מכותב לכותב, והם גורמים לפגיעה בתדמית החברה. בעיקר, רב הבלבול בין סיכום פגישה לבין פרוטוקול. בעצם, הבלבול יוצר 2 תופעות עיקריות: האחת, אנשים נמנעים מכתיבת סיכומי פגישה. אם אני לא יודע איך לכתוב מסמך כלשהו, אני נמנע מכתיבתו. השנייה, אנשים כותבים סיכומים ארכניים, מייגעים שאינם משרתים את הארגון ביום סגריר, אותו היום שבו נדרשים לסיכום הפגישה, שולפים אותו מנדבכי התיקיות, רק כדי לגלות שלא ניתן להשתמש בו.
כלל הארגון, נציגי שירות, מנהלים, מנהלי פרויקטים, מנהלי שיווק, מנהלי מכירות, מנהלי כספים, מנהלים אדמיניסטרטיביים, מנהלי הדרכה, מנהלי משאבי אנוש וחוקרים.
חצי יום.
