המדריך המלא לכתיבה עסקית מנצחת

ובכן, כתיבה עסקית היא כל סוג של כתיבה שמשמש בעולם העסקי: גם כתיבה שיווקית, גם כתיבה טכנית וגם כתיבה מנהלית. לכל אלה יש מכנה משותף אחד, שאיילת מציגה אותו בשיטה שפיתחה, שיטת צורי. כתיבה עסקית היא מונח-על, שהוא המאגד בתוכו את כל עולמות התוכן של הכתיבה, לרבות הכתיבה השיווקית. והוא מתאר את תפיסת הכתיבה שהיא תקשורתית, עניינית ומובילה לתוצאות.

כתיבה עסקית – מונח בין-לאומי

כתיבה עסקית (Business writing)  היא מונח בין-לאומי, שפירושו כתיבת מסמכים כמו מיילים, תזכירים, דוחות, הצעות מחיר וכל סוגי המסמכים המשמשים לתקשורת בארגונים עם קהל יעד בתוך הארגון או מחוצה לו.

כתיבה עסקית רלוונטית גם עבור המיגזר העסקי וגם עבור המיגזר הציבורי; גם עבור חברות ענק וגם עבור עסקים קטנים. כולם מתקשרים בעזרת מיילים, מכתבים ומסמכים שונים עם מנהלים ועובדים ועם לקוחות וספקים. יתרה מזו, העולם הדיגיטלי הכפיל ואף שילש את מידת הכתיבה העסקית שלנו: אנחנו כותבים מיילים במקום להיפגש; כותבים הודעות טקסט במקום לדבר ומוסיפים ערוצי תקשורת, דיגיטליים בעיקר שנשענים על כתיבה כמו סמארטפון, צ'אטים או פוסטים ברשתות חברתיות.

יש הקוראים לכתיבה עסקית גם "כתיבה מקצועית", משום שהיא משקפת את אופן המקצועיות של הכותב.

לתפיסתי, כתיבה עסקית היא גם כתיבה עניינית, ובכך אני מתייחסת למשמעות המשנית של business like  – ענייניות. כתיבה עסקית היא כתיבה היורדת לשורש העניין, אינה הולכת סחור סחור אלא נוגעת ישירות בליבה, במסר של המסמך. המטרה העיקרית של כתיבה עסקית היא להיות מובנת וברורה כשקוראים במהירות. המסר צריך להיות מתוכנן, פשוט ברור וישיר. באנגלית זה נשמע יותר טוב, אבל כתיבה עסקית טובה מביאה לעסקים טובים, כפי שאנחנו יודעים גם במקומותינו:

מטרות הכתיבה העסקית

• להסביר או להצדיק פעולות שכבר נעשו בארגון
• להעביר מידע, כמו בדוח מחקר או בנייר עמדה.
• להשפיע על הקורא לעשות פעולה מסוימת
• למסור ידיעות טובות או רעות
• להניע לפעולה

כתיבה עסקית היא מונחית-מטרה. לכן, כשאנחנו ניגשים לכתיבת מסמך עסקי, עלינו לשאול את עצמנו: מה הסיבה שלי בכתיבת מסמך זה ? מה אני רוצה להשיג בכתיבה שלו ?

סגנון הכתיבה העסקית

כתיבה עסקית בעברית היא כתיבה רשמית, במישלב אחד מעל שפת הדיבור. מומלץ לכתוב בשפה פעילה ככל האפשר. חשוב מאוד שהמשפטים יהיו ברורים, ושלא ישתמעו לשתי פנים. עלינו לאזן בין קיצור לבין פירוט, בין רגש לבין היגיון. עם זאת, לכל אדם יש את סגנון הכתיבה האישי שלו, וניתן בהחלט ל

כתיבה עסקית בעידן הדיגיטלי

האינטרנט שיה לגמרי את שיטת התקשורת שלנו וחיזק את השפה הכתובה כהיבט חשוב בעבודה שלנו. בשנת 1995 תרגמתי את דבריו של הסופר היהודי בשביס-זינגר על כך עבור הלקסיקון למונחי איכות, ונדמה שהזמן רק מחזק אותו.

"נביאים רבים ניבאו כי הרדיו, הקולנוע והטלוויזיה ימעיטו מחשיבותה של השפה. במקום זאת, חשיבותה עולה מיום ליום. המחשבים עושים עבודת כתיבה רבה. ככל שהעבודה שעושים האנשים היא פיסית פחות, כך הם כותבים יותר. ישנם בניינים שלמים ורחובות שלמים, שהצלילי היחידה נשמע בהם הוא צליל הקשתם על מקשי המקלדת". (יצחק בשבי-זינגר, בנאום שנשא בשנת 1993 לרגל תרגום ספרו "מלך השדות" לעברית).

הכתיבה העסקית התפתחה לכל ערוצי התקשורת הדיגיטליים. אלא מה, במרביתם אנחנו משתמשים גם באופן אישי, לדוגמה כתיבת פוסטים, צ'אטים או הודעות לחברים או למכרים, ולכן רבים מתבלבלים וחושבים כי המדיה היא הקובעת ומשתמשים במדיה לצרכים עסקיים בדיוק כפי שהם משתמשים בה לצרכים אישיים. הנזק בכך הוא רב, גם מבחינת תדמית הארגון וגם מבחינת היחסים עם הלקוחות הפנימיים והחיצוניים.

ההבדל בין כתיבה עסקית לבין כתיבה "רגילה"

• כתיבה עסקית היא ממוקדת מטרה. הכותב מתכנן את המסמך תוך תכנון התוצאה המבוקשת כתוצאה מקריאת המסמך על ידי קהל היעד.
• כתיבה עסקית נכתבת בשפה רשמית, דרגה אחת גבוהה מלשון הדיבור.
• כתיבה עסקית היא מדד ליכולותינו המקצועיות או הניהוליות. כתיבה רגילה לאו דווקא.
• כתיבה עסקית היא כתיבה בהירה, עניינית שמשתמעת למשמעות אחת בלבד (חד-חד-ערכית).

טיפים בכתיבה עסקית

הנה 4 טיפים בכתיבה עסקית

טיפ מס' 1 בכתיבה עסקית – איך להציג את עצמי בכתב

בכל מייל או מסמך שאני כותבת, אני צריכה להציג את עצמי בפני הקורא מבחינה מקצועית וניהולית.  לדוגמה: עו"ד שירה נבון, מנהלת מחלקת פניות הציבור.

פרט לתואר ולתפקיד, עליי להציג גם את פרטי הקשר עימי :

• שם פרטי ושם משפחה
• כתובת אימייל
• טלפון קווי
• טלפון נייד
• כתובת

המיקום של ההצגה העצמית באימייל או במסמך חשוב, והוא  צריך להופיע:

אם אני הכותבת:

1. בחתימה של הודעת האימייל
2. בחתימה של המסמך (בסוף המסמך)

אם אני חלק מקבוצה:

1. בגוף המסמך:

• בסיכום פגישה – שם פרטי ותיאור תפקיד.
• בפגישות צוות – שם פרטי, תיאור תפקיד של מי שאינו כלול בצוות.
• בנייר עמדה – שם פרטי, שם משפחה ותיאור תפקיד.

ממה עליי להיזהר בהצגה העצמית:

• מצניעות יתר: למשל: אני נמנעת לציין את התפקיד שלי, כדי לא להביך עמיתים לעבודה.
• מחוסר בהירות.

טיפ מס' 2 בכתיבה עסקית – איך לתת הסבר בכתב

אלה הם השלבים המומלצים למתן הסבר בכתב:

1. חושבים על ההסבר.
2. מפרטים מספר נימוקים חשובים (רצוי בין 2-3 נימוקים).
3. מסדרים את הנימוקים לפי חשיבותם.
4. כותבים אותם בסדר יורד – מהחשוב לפחות חשוב.

בשיטת צורי, חשוב לאזן בין הרגש לבין ההיגיון. לכן, כדי שאוכל להשתמש בהיגיון בכתב באופן אפקטיבי, עליי  להיפטר לפני הכתיבה מהרגשות הבאים:

• אני לא כותב מספיק טוב; יש לי בעיות ניסוח.
• הייתי צריך לעבור על המסמך שוב לפני ששלחתי אותו.

מה כדאי להרגיש בעת כתיבה  ?

• שעשיתי את הדבר המתבקש בהקשר הזה: הסברתי, נתתי רציונל או פירטתי.
• נתתי לנמען ולקהל היעד את המידע שהוא זקוק לו.
• שהשתמשתי בערוץ הנכון כדי להעביר מסר שחשוב לי ולנמען.

 טיפ  מס' 3 בכתיבה עסקית – איך להביע רגשות בשיחה בעולם העסקי

אלה הם השלבים המומלצים להבעת הרגשות בדיבור או במהלך שיחה בעל פה בעולם העסקי:

1. חושבים על הרגשות שחשובים לי.
2. חושבים על הרגשות שחשובים לנמען.
3. עושים אינטגרציה בין הרגשות שאני רוצה להביע לבין הרגשות שהנמען רוצה לשמוע.
4. מביעים את הרגשות האלה בצורה ברורה, שאינה משתמעת לשתי פנים.
5. משתמשים בגוף ראשון יחיד (אני) או גוף ראשון רבים (אנחנו) ובפועל חש, מרגיש.

שוב, גם כאן, כדאי לי להיפטר הרגשות והמחשבות הבאים בעת הדיבור, במהלך  שיחה בעל פה ?

• לא אמרתי בשיחה את כל מה שיש לי להגיד.
• הנמען (הצד השני) לא יודע את כל הפרטים (התמונה) בנוגע לנושא.

מה כדאי להרגיש בעת שיחה  ?

• שעשיתי את הדבר החשוב ביותר: הבעתי את הרגשות העיקריים.
• שהשתמשתי בערוץ הנכון כדי להעביר מסר שחשוב לי ולנמען.

טיפ מס' 4 בכתיבה עסקית – הנע לפעולה

טיפ מס' 4 בכתיבה עסקית – סיים כל מסמך או הודעה בהנעה לפעולה

גם אם כתבתי מסמך רהוט וברור, אבל בסופו לא ציינתי מה אני רוצה שייעשה עם המידע שמסרתי –

זו בעצם ברכה לבטלה.

הנעה לפעולה פירושה:

• מה אני רוצה שתעשה עם המידע הזה (לכפיף או לעמית)
• מה אני רוצה שיקרה בארגון או בעסק (למנהל) בעקבות המסמך הזה

לכן:

אל תכתוב "לטיפולכם", אלא אני מבקש לקבל את הערותיך למסמך עד ה-20.2.

אל תכתוב "לידיעתך" אלא רציתי רק ליידע אותך בנושא. בינתיים, לא נדרשת כל פעולה מצידך בנושא.

דוגמאות לכתיבה עסקית

דוגמה למייל עסקי – מייל עמדה

בהמשך לישיבת הנהלת האגף שעסקה בהיערכות לקראת החלפת מערכת ה-ERP בשנת 2018, ברצוני להביע את התנגדותי להחלטה שהתקבלה בישיבת ההנהלה בנוגע להחלפת מערכת ה-ERP ולהעביר אותה להנהלה.

לדעתי, החלפת המערכת בשנת 2018 היא מוקדמת מדיי, תגרום להוצאות מיותרות ותפגע באיכות השירות שלנו ללקוחות.

בברכה

אביחי בקר

מנהל אגף תפעול

דוגמה לכתיבה עסקית – סיכום פגישה  בנושא תוכנית "עמיתים" – יולי 2013

נושא הפגישה:	הצגת "עמיתים" – רשת מנהיגות עולמית
תאריך:
מקום:
הנוכחים:	עם ציון תפקיד
מכותבים:
רשם:

מטרת הפגישה

לבחון האם החברה למתנסים יכולה לקיים את תוכנית "עמיתים" במתכונת שמציעה JCC.

רקע

JCC מנהלת את תוכנית "עמיתים", התוכנית לזהות יהודית, והיא מעוניינת שהחברה למתנ"סים תשלב אותה במתכונתה הנוכחית כחלק ממערך הכשרותיה.  המטרה: להפנים אצל המשתתפים הבנה של יהדות העולם, העצמה וחיזוק של אנשי הצוות במתנ"ס ובמרכז הקהילתי עצמו.

מהלך הפגישה

• החברה למתנ"סים בראשות המנכ"לית מעוניינת לאמץ את התוכנית עם 2 התאמות.
• התאמות אלה מקובלות על JCC.

החלטות

1. התאמה מס' 1 – לשנות את שם התוכנית.
2. התאמה מס' 2 – רונית, מנהלת מערך ההדרכה בחברה, תהיה מעורבת בתהליך ההטמעה מהמסד עד הטפחות לרבות: תוכן, מיון וליווי שוטף. בנוסף, יהיה עליה להצטרף לוועדה המייעצת העולמית של JCC.
3. על שירי, מנהלת קשרי החוץ, להתפנות מתכנית "עמיתים" ולעסוק בנושאים אחרים, עתידיים, מאחר שרונית היא זו שתנהל את התוכנית תוך קשר עם JCC.

נושאים פתוחים ומשימות

מס'	משימה	אחראי	תאריך ביצוע
1	פגישה עם יוסי מנהל משאבי האנוש כדי להכיר בתוכנית ולאשרה.	רונית	בוצע
2	שילוב התוכנית בחוזר מנכ"ל הקרוב	רונית	ספט 13
3	להוסיף את הקורס בחוברת הקורסים המודפסת והוירטואלית	רונית
4	לקשר את הקורס עם מרכז "מדגים"	רונית
5	הכנת תוכנית עבודה להדרכה לרבות: הגדרת תפקיד רכז, מנהל תוכן, מדדי הצלחה וכדומה.	רונית

הצורך בהדרכה בכתיבה עסקית

במציאות של שינויים ארגוניים תכופים ושל תחרות גועשת, נדרשים מנהלים ועובדים לכתוב הרבה יותר מבעבר:

• להציג שיווקית פרויקט נחשק בפני הנהלת החברה,
• להכין מצגת משכנעת,
• לתעד את הפגישות בפנים ארגוניות בעזרת כתיבת סיכומי פגישות, תיעוד שיחות
• לכתוב אי-מיילים אפקטיביים בתוך הארגון ומחוצה לו
• ולתכנן אסטרטגית גם בכתב בעזרת תוכניות עבודה, מצגות ותקצירים.

עקרונות בכתיבה העסקית בשיטת צורי